加強(qiáng)人事檔案信息化建設(shè)的幾點(diǎn)思考

摘 要：本文主要從思想認(rèn)識(shí)、基礎(chǔ)建設(shè)、制度建設(shè)等方面入手，探究如何進(jìn)一步加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)，通過信息技術(shù)手段推動(dòng)檔案管理服務(wù)。

關(guān)鍵詞：人事檔案;信息化;檔案管理

DOI：10.12249/j.issn.1005-4669.2020.26.113

人事檔案客觀、公正地記錄了每個(gè)人的人生歷程，人事檔案的接收調(diào)出、補(bǔ)充完善、查閱審核等管理服務(wù)工作貫穿政府、行業(yè)、企業(yè)等各組織中，可以說有人的地方就有人事檔案、就有人事檔案管理需求。隨著“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代的來臨，信息技術(shù)不斷發(fā)展，移動(dòng)支付、網(wǎng)上辦事等給人們帶來極大便利。當(dāng)前，不少組織積極探索建設(shè)人事檔案信息化管理系統(tǒng)，依托信息技術(shù)實(shí)現(xiàn)對(duì)人事檔案有效管理。本文將從以下三個(gè)方面來探究，如何進(jìn)一步加強(qiáng)人事檔案信息化建設(shè)，促進(jìn)人事檔案管理服務(wù)的信息化、規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。

1 提高認(rèn)識(shí)，在轉(zhuǎn)變管理理念上下功夫

1.1 加強(qiáng)信息化建設(shè)是做好檔案管理服務(wù)的本質(zhì)要求

在傳統(tǒng)的人事檔案管理工作中，工作人員要花上很長(zhǎng)時(shí)間才能審核完一份檔案，對(duì)檔案前后不一致之處還要多次審閱研究才能確定，有的檔案存在涂改，有的老化不清晰，有的明顯缺漏，有的無法確定真實(shí)性等等，這些都需要多名工作人員逐一攻破，且檢索查詢費(fèi)時(shí)費(fèi)力，要手工在一本本目錄中翻找、在一排排檔案架上查找等，管理效率低下。通過信息技術(shù)手段實(shí)現(xiàn)人事檔案管理的自動(dòng)化、實(shí)時(shí)化，可以解決傳統(tǒng)檔案管理中的這些問題，極大提高管理效率，進(jìn)一步規(guī)范檔案管理服務(wù)。

1.2 加強(qiáng)信息化建設(shè)是適應(yīng)社會(huì)時(shí)代發(fā)展的客觀要求

人事檔案跟著人走，但有的人不知道自己的檔案究竟存放在哪里、由哪個(gè)部門管理;有的從沒見過自己的檔案;有的在需要的時(shí)候才發(fā)現(xiàn)檔案中缺少重要材料;有的學(xué)籍檔案、黨員檔案由不同部門管理等等，都是管理中常見的問題。當(dāng)前，人口流動(dòng)愈加頻繁，人們的時(shí)間意識(shí)越來越強(qiáng)，對(duì)檔案信息需求日益增加，還有不少異地查詢、辦理的需求。加強(qiáng)人事檔案信息化建設(shè)，對(duì)接手機(jī)、網(wǎng)絡(luò)，讓人們隨時(shí)隨地掌握檔案由誰管、怎樣管、怎樣查等，充分發(fā)揮信息化作用，適應(yīng)現(xiàn)代化社會(huì)發(fā)展。

2 加大投入，在加強(qiáng)基礎(chǔ)建設(shè)上花力氣

2.1 大力引進(jìn)新設(shè)備新技術(shù)

目前，少數(shù)組織人事檔案管理方面的設(shè)備仍比較落后，有的甚至沒有配備復(fù)印機(jī)、掃描儀、除濕器等基礎(chǔ)設(shè)備，更遑論云計(jì)算技術(shù)等新興計(jì)算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用。新設(shè)備新技術(shù)層出不窮，計(jì)算機(jī)更新?lián)Q代速度非常快，需要管理者具有戰(zhàn)略頭腦和對(duì)新事物的敏銳感知能力，且要在組織中設(shè)立專項(xiàng)經(jīng)費(fèi)，加大資金投入，引進(jìn)新設(shè)備新技術(shù)，不斷完善硬件設(shè)施。

2.2 開發(fā)建設(shè)人事檔案管理服務(wù)信息系統(tǒng)

一些組織在開展人事檔案信息化工作時(shí)，將檔案信息化簡(jiǎn)單理解為電子版檔案，滿足于把每份檔案拍照、掃描為圖片存儲(chǔ)，這只是最基礎(chǔ)的檔案數(shù)字化副本。人事檔案信息化建設(shè)的核心是檔案數(shù)字化，不是簡(jiǎn)單的掃描存檔，更重要的是在統(tǒng)一檔案信息采集指標(biāo)、采集代碼、采集項(xiàng)目、技術(shù)規(guī)范的基礎(chǔ)上，對(duì)檔案原件進(jìn)行再整理、再編目、再分析，通過技術(shù)手段重新修整，形成檔案數(shù)據(jù)，進(jìn)行自動(dòng)化分類和排列，以便于管理服務(wù)。各組織可根據(jù)自身實(shí)際情況，開發(fā)建設(shè)統(tǒng)一的、安全的信息系統(tǒng)，集基礎(chǔ)信息資源庫(kù)、基礎(chǔ)信息歸集平臺(tái)、管理服務(wù)運(yùn)行平臺(tái)等功能為一體，與組織中已投入使用的工資管理、考勤管理等系統(tǒng)對(duì)接，通過規(guī)范的、開放的信息系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案信息的收集整理、分類分析、檢索查詢、提取應(yīng)用。

2.3 加強(qiáng)人事檔案信息應(yīng)用和共享

各組織可充分利用人事檔案信息數(shù)據(jù)資源，對(duì)員工的履歷、表現(xiàn)等開展統(tǒng)計(jì)分析，為做好員工職業(yè)生涯規(guī)劃、培訓(xùn)開發(fā)方向等提供參考;對(duì)組織中人員的數(shù)量、結(jié)構(gòu)、流向等開展統(tǒng)計(jì)分析，為預(yù)測(cè)人力資源需求和供給、做好各崗位職位分析、招聘員工等提供參考;對(duì)人事檔案信息與績(jī)效、薪酬等進(jìn)行交叉比對(duì)研究，為做好人力資源規(guī)劃等提供參考。同時(shí)，各組織人事檔案管理服務(wù)信息系統(tǒng)有效對(duì)接，可對(duì)同行業(yè)內(nèi)人才考察與交流、地區(qū)范圍內(nèi)人才流動(dòng)與培養(yǎng)等提供參考;各組織人事檔案管理服務(wù)信息系統(tǒng)與公安、民政、人社、銀行等部門信息系統(tǒng)有效對(duì)接，實(shí)現(xiàn)與社會(huì)保障、信用體系等業(yè)務(wù)信息共享，助力“互聯(lián)網(wǎng)+政務(wù)”便民服務(wù)。

3 整章建制，在規(guī)范管理服務(wù)上尋突破

3.1 建立人事檔案信息采集歸檔機(jī)制

當(dāng)前，不少企業(yè)將員工人事檔案委托人才市場(chǎng)統(tǒng)一管理，但是勞動(dòng)合同、考核、培訓(xùn)、獎(jiǎng)懲等工作期間產(chǎn)生的各類材料不及時(shí)送交人才市場(chǎng)審核歸檔，導(dǎo)致員工檔案缺漏。要建立人事檔案信息采集歸檔機(jī)制，每月、每季度、每年定期收集員工就學(xué)、參訓(xùn)、考核等需要?dú)w入檔案的原件材料，審核材料是否完整、清晰、真實(shí)、規(guī)范，對(duì)于填寫不規(guī)范、手續(xù)不完備、與檔案已有記載不一致的，應(yīng)當(dāng)退回重新制作或加蓋公章注明，各類檔案材料要及時(shí)歸入個(gè)人檔案、錄入信息系統(tǒng)，以促進(jìn)管理服務(wù)常態(tài)化。

3.2 建立檔案統(tǒng)計(jì)分析制度

加強(qiáng)人事檔案信息化建設(shè)包括兩個(gè)部分，一是實(shí)現(xiàn)人事檔案信息化，二是在對(duì)第一部分總結(jié)的基礎(chǔ)上，促進(jìn)信息化建設(shè)升級(jí)發(fā)展。前面講到，通過對(duì)人事檔案信息資源進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，對(duì)個(gè)人、組織、社會(huì)都有極大參考價(jià)值，可見，統(tǒng)計(jì)分析工作在人事檔案信息化建設(shè)中的重要作用。開展人事檔案統(tǒng)計(jì)分析，要明確調(diào)查目的、調(diào)查范圍、調(diào)查內(nèi)容等，保證數(shù)據(jù)質(zhì)量，做好分析監(jiān)控，確保統(tǒng)計(jì)分析工作服務(wù)于檔案管理實(shí)踐、應(yīng)用于人力資源工作實(shí)踐。

3.3 健全工作人員管理培育機(jī)制

人事檔案管理是專業(yè)性的服務(wù)工作，檔案管理人員素質(zhì)的高低直接影響管理的成效。各組織要指派專業(yè)人員負(fù)責(zé)人事檔案管理工作，其應(yīng)當(dāng)熱愛檔案管理事業(yè)，熟悉檔案管理法律法規(guī)，具備扎實(shí)的檔案管理專業(yè)知識(shí)，具備一定的計(jì)算機(jī)操作水平、能夠盡快掌握信息系統(tǒng)等。要加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的思想教育，增強(qiáng)職業(yè)素養(yǎng)、職業(yè)道德培育，不斷提高責(zé)任意識(shí)、安全意識(shí)，人事檔案涉及每個(gè)人的隱私，不可隨意泄露。要加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的繼續(xù)教育，鼓勵(lì)參加進(jìn)修學(xué)習(xí)，不斷提升專業(yè)技能，練就較高的理論水平、豐富的實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)，建設(shè)高素質(zhì)檔案人才隊(duì)伍。

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作者簡(jiǎn)介

宋玢（1990-），女，湖北洪湖人，碩士研究生，助教，武警警官學(xué)院訓(xùn)練基地，研究方向：人力資源管理。