信息時代機關檔案管理存在的問題與解決對策研究

劉瑞花

摘 要：近年來現(xiàn)代信息技術的發(fā)展，各機關單位也注重開始重視信息化建設工作，文件資料的形成和傳遞方式有了很大程度的改變，也要求機關檔案管理工作與時俱進，不斷創(chuàng)新管理方式和內容。在信息時代下，機關單位檔案材料數(shù)量日益增多，檔案資源開發(fā)利用需求也持續(xù)增大，信息時代機關檔案管理面臨著很大的挑戰(zhàn)，在這樣的背景下，機關檔案管理工作人員必須要采取科學有效的對策，促進檔案管理工作科學化和規(guī)范化水平的提升。本文結合筆者實際工作經(jīng)驗，對此問題展開了探討。

關鍵詞：信息時代;機關檔案管理;存在問題;解決對策

DOI：10.12249/j.issn.1005-4669.2020.26.112

檔案是人們在各項社會活動中直接形成、間接積累的具有保存價值的原始記錄。檔案屬于第一手參考資料，并且有很高的法律效用，檔案管理工作涉及對檔案信息的整理、相關文件的分類、各類材料的保存等等。機關單位做好檔案管理工作，想方設法提升了檔案管理質量，能夠維護機關單位的歷史面貌，為機關單位信息化建設、現(xiàn)代化發(fā)展目標的實現(xiàn)奠定下良好的基礎。在信息化時代中，機關檔案管理困境的突破、正確的決策同等重要。

1 信息時代機關檔案管理存的問題

1）檔案意識有待加強。近年來，大力推行行政管理體制改革，建設服務型政府，部分機關單位推行“容缺辦理”、“免填單業(yè)務”等等便民服務措施，轉變職能了，效能提高了。但是機關單位人員對檔案管理的意識卻逐漸淡薄了，認為檔案可有可無，單位領導對于檔案管理工作不夠重視，檔案管理部門在實際工作開展過程當中也嚴重缺乏科學的管理知識和管理理念。

2）檔案管理人員素質不高。很多機關單位當前都缺乏專職檔案管理人員，即便是有專職人員，也是普遍專業(yè)素質較低，很多單位都是由內部人員兼職處理檔案管理工作，根本無法滿足檔案管理工作的現(xiàn)實需要。這種工作安排無法滿足檔案管理工作的日常要求，因為混亂的工作流程導致大量重要文件流失，嚴重影響到機關單位檔案管理的工作質量和工作效率。

3）檔案管理方法陳舊。科學技術在發(fā)展，社會經(jīng)濟日益進步，辦公“自動化”和管理工作的“信息化”建設要求越來越多。機關單位想要適應信息化時代的發(fā)展，檔案管理過程中運用信息化手段已成必然[1]。但是，部分人員仍用傳統(tǒng)的管理方式進行檔案資料的整理，管理工作的推進，不僅降低了信息化時代中機關檔案管理工作的“實效性”，更影響到了機關單位內部的現(xiàn)代化建設，創(chuàng)新管理難度大，檔案管理更復雜，即使有一些機會擺在面前，機關單位也走不出檔案管理困境，難以實現(xiàn)突破與創(chuàng)新，其他部門工作的開展因此變得阻力重重。

4）辦公效率相對較低。在信息時代下，檔案信息化建設背景下需要對檔案材料的收進、轉出、保存、開發(fā)利用等情況做出統(tǒng)計，根據(jù)相關標準向檔案業(yè)務管理機關匯報情況統(tǒng)計。過去的人工管理無法第一時間準確完整地將檔案數(shù)據(jù)信息傳遞出去，導致檔案資源的開發(fā)利用程度不高，唯有進一步落實檔案數(shù)據(jù)庫以及多媒體庫的建設，形成更加系統(tǒng)化的檢索體系，對各類檔案材料實施數(shù)字化處理，進一步實現(xiàn)全文信息查詢，從而促進辦公效率的提升。

5）安全意識較為淡薄。一方面，檔案安全意識淡薄。目前絕大部分檔案工作者的檔案安全意識有待提升，同時對計算機相關知識不了解，造成檔案資料信息防范水平不高。不能第一時間對檔案材料進行備份和存檔，造成檔案資料丟失或由于安全措施不到位造成病毒入侵，對機關單位的檔案資源造成安全隱患。另一方面，檔案服務不到位，現(xiàn)階段機關檔案資源的利用現(xiàn)狀是檔案利用人員僅僅可以被動地獲取單向服務，主動服務能力不到位，遠程服務也有待提升，從而影響到檔案材料的開發(fā)利用。

2 檔案管理中運用信息技術的優(yōu)勢

1）存儲量較大。在信息化時代下，借助于現(xiàn)代信息技術進行檔案管理，能夠依托于硬盤或者光盤這種現(xiàn)代化的存儲介質來存儲檔案材料，其突出特點在于存儲量大，對存儲環(huán)境要求不是非常嚴格，僅僅需要一間辦公室即可同時存儲海量的檔案材料，還可以支持異地傳輸，真正實現(xiàn)檔案資源的充分共享。

2）規(guī)范性較強。信息時代下檔案管理工作能夠和辦公自動化之間實現(xiàn)有效銜接，檔案材料數(shù)據(jù)能夠實現(xiàn)自動存儲，同時按照提前擬定好的程序分類存儲，進行查詢時僅僅需要輸入相關參數(shù)即可第一時間獲得所需要的檔案信息。依靠對檔案數(shù)據(jù)、電子文件的篩選整合，對檔案資料進行深加工，從而讓單位能夠更好的開展檔案管理服務。

3）效率更高。借助于信息化的開發(fā)利用方式，依靠信息技術、網(wǎng)絡技術來實現(xiàn)檔案的高效開發(fā)利用，促進檔案材料數(shù)字化水平的不斷提升，進而有效提升檔案服務效率。借助于現(xiàn)代信息技術，檔案管理擁有了發(fā)展的信息化基礎，基于信息時代下的機關檔案管理不單單要確保存量數(shù)字化和增量電子化，同時還應當搭建資源共享平臺以及檔案信息傳輸查詢交互平臺，以促進工作效率的提升。

3 信息時代機關檔案管理的對策分析

1）貫徹落實信息管理。機關檔案管理人員也應當真正重視檔案管理，要堅持從轉變個人思想觀念的角度著手，借助于持續(xù)更新的思想認識來不斷推進檔案信息化建設的持續(xù)發(fā)展。另外還應做好檔案數(shù)據(jù)信息的收集工作，一般來說包含了定期收集、集中收集、科室收集等幾種類型，收集形式通常是一邊使用一邊積累，借助于信息技術把檔案數(shù)據(jù)資料形成電子文件，利用電子轉換檔案功能，制定有針對性的檔案數(shù)據(jù)信息收集制度，將其納入檔案管理流程中來，確保門診檔案的有效收集歸檔[2]。

2）健全信息管理體系。必須要充分意識到檔案信息化標準體系的建設工作已經(jīng)遠遠無法適應電子檔案管理工作的需要，尤其是在今天這樣一個信息時代下，電子檔案材料數(shù)據(jù)越來越多，云計算技術的普及應用，必須要有完善系統(tǒng)的體系指導，不能夠各單位獨立行事。在現(xiàn)階段，各級檔案管理部門已經(jīng)積累了較為豐富的電子檔案管理經(jīng)驗，能夠指導未來信息化標準的制定，如智能化檔案分析、云計算服務數(shù)據(jù)保密協(xié)定等，對于檔案信息化建設工作的有序開展具有非常重要的意義。

3）加強管理隊伍建設。首先要加強業(yè)務培訓指導，機關單位應當盡快對在崗人員進行培訓，同時積極引進更多的人才，充實到檔案信息化管理工作人員隊伍中來。其次要建立完善考核評價機制，提高檔案工作人員的工作熱情，對檔案管理部門，將考核結果和薪酬福利直接掛鉤，針對考核結果優(yōu)秀的人員給予獎勵。最后應當做好督查監(jiān)督，定期開展巡查監(jiān)督，落實責任，督促檔案管理人員奮進爭先。

4）加強檔案安全管理。機關檔案管理安全是檔案工作的核心所在。檔案工作人員應當充分意識到安全保密工作的重要性。同時應當制定檔案數(shù)據(jù)調閱密級審核制度，檢索檔案數(shù)據(jù)必須要按照具體情況設置分級保密程序進行調用，如果電子信息系統(tǒng)存在問題，其中保存的檔案需要根據(jù)保密制度委派專業(yè)的維修人員進行處理，防止檔案數(shù)據(jù)泄露，從而加強對電子檔案信息的保密工作。

4 結語

綜上所述，信息化時代的來臨，網(wǎng)絡化技術的推廣，不僅給人們的日常生活帶來了巨大便利，還使各行各業(yè)開展管理工作的創(chuàng)新有了更多機會。構建信息化的檔案管理模式，機關檔案管理工作走出困境，檔案管理放在戰(zhàn)略高度上具體執(zhí)行，機關部門綜合職能有了很大程度的提升，相關人員共同努力下，期待機關檔案管理工作走向新的成功、創(chuàng)造更多奇跡。

參考文獻

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