淺談水電站檔案信息化管理與利用

田艷

摘 要：檔案信息化是運用信息技術對歸檔文件、數據信息資源及檔案進行采集、整合、維護、處置和提供利用服務的管理過程和工作方式。是在國家檔案建設管理部門的統一規劃和組織下，在檔案管理的活動中全面應用現代信息技術，對檔案信息資源進行數字化管理和提供利用。檔案管理模式從以檔案實體保管和利用為重點，轉向檔案信息的數字化存儲和提供服務為重心，從而使檔案工作進一步走向規范化、數字化、網絡化、社會化。檔案信息化建設必須遵循三條基本原則，即文檔一體化、雙軌制和確保網絡安全。

關鍵詞：水電站;檔案;檔案信息化

DOI：10.12249/j.issn.1005-4669.2020.26.109

檔案信息化是運用信息技術對歸檔文件、數據信息資源及檔案進行采集、整合、維護、處置和提供利用服務的管理過程和工作方式。

1 水電站檔案信息化起源

1）為加強水電站檔案工作的專業化、標準化、規范化、現代化管理，更好的為水電站今后生產、運行及發展服務。根據信息化實施規劃要求，為推進水電站系統檔案信息化工作，水電站檔案管理系統升級為支持多組織架構、多檔案全宗集中統一管理的電子檔案信息平臺。2）水電站檔案信息化以促進、完善企業信息化和提升檔案管理現代化管理水平為總目標。加強電子檔案管理和利用工作，采用現代化管理為利用者提供數字化多媒體信息，借助計算機技術和網絡技術實現檔案數字化管理及檔案信息資源的共享。3）水電站檔案信息化系統要確保電子文件的安全、可靠、真實、可用，推進檔案信息系統應用程度，突出電子文件管理與業務工作的融合，促進和提高業務流程規范化和自動化程度。

2 水電站檔案信息化管理

1）水電站檔案信息系統的開發與實施應充分考慮檔案管理的需求，檔案管理系統與各信息系統之間無縫銜接，并能接收和兼容各信息系統生成的電子文件屬各單位統一要在該平臺上構建本單位的檔案管理系統，實現檔案目錄和電子檔案的集中管理和存儲，為檔案的有效利用和資源共享提供信息化支撐平臺，也為今后大數據資源的整合奠定基礎。2）為有序推進水電站檔案信息化工作，檔案信息化單位要在平臺上構建檔案管理系統并認真貫徹落實上級體制機制改革的要求，重視并加強水電站檔案信息化管理工作，加快水電站檔案信息化建設和檔案資料電子化工作。3）水電站檔案信息化單位要建立檔案管理體系，構建檔案管理網絡，實行領導工作責任制，設領導分管檔案工作，定期聽取檔案工作匯報，及時掌握檔案事業發展中出現的新情況，切實解決檔案工作中遇到的實際問題。 加強各門類、各載體、海外項目檔案的管理，對合并重組、關停并轉檔案制定檔案處置方案，妥善處理。

3 水電站檔案信息化制度

1）水電站檔案信息化工作中，信息數量龐大、形式多樣，水電站應當針對這些特點，完善企業內部管理結構，對管理結構進行調整，梳理并制定出同現代化的檔案管理相適應的管理制度。例如，水電站可以對檔案管理內容進行重新規劃，將電子文件收集和歸檔的方法進行明確;2）重新建立管理人員責任制度，明確管理人員分別負責的責任，通過責任追究或是績效考核等方式來有效實現檔案管理責任制。另外，應當充分利用相關制度來推動部門間協調同步開展工作，提高檔案信息收集管理的效率。利用現代化的手段來對檔案存儲方式進行優化并保證緊急情況下數字化檔案的完整性、齊全性、準確性、安全性。

4 水電站檔案信息化管理意識

1）現代企業檔案的現代化管理首先要搭建信息管理平臺，開展平臺搭建工作的前提是管理層的工作人員能夠充分認識到信息管理平臺的重要性。2）水電站檔案信息化要對信息化環境下開展的檔案管理工作重點有清楚的認識。這樣才能保證水電站檔案信息化能夠將信息管理平臺的建設規劃到水電站的未來發展目標當中，同時，水電站檔案信息化內部體制改革和檔案管理模式的革新必須進行相應的調整。3）規范水電站檔案信息化工作，既能解決當下許多問題，又有利于水電站檔案信息化事業長遠發展。能正確快捷的切入傳統檔案管理與現代化計算機技術的運用長期面臨的困擾，更加迅速更加完美的創造一個數據環境為計算機提供服務。從水電站領導到每一位員工，水電站檔案信息化工作的規范化都必須嚴格執行。用國家標準、行業標準、集團公司制度規范水電站檔案信息化工作，讓水電站檔案信息化工作達到行業要求。

5 水電站檔案信息化管理人員要求

1）水電站檔案信息化管理人員編制標準，按照企業檔案的數量及企業規模大小，配備一定數量的檔案管理人員，原則上二、三級單位應至少配備1名專職檔案人員，每增加1萬卷案卷需增加1名檔案人員。檔案崗位應為管理崗位，檔案人員應政治可靠，忠于職守，熟悉業務，遵守紀律，嚴守國家機密，應具備檔案專業或其他相關專業大專以上學歷。2）檔案工作人員（包括各部門的兼職檔案員）須經過檔案專業知識的培訓，持證上崗，同時還要加強計算機、外語及相關專業知識的學習，以適應檔案現代化管理的需要。科技檔案管理人員還應掌握一定的項目管理和相關工程技術專業知識，經過項目檔案管理培訓。 3）當前新形勢下，水電站專業的檔案管理人員已經成為推動水電站檔案信息化運行的重要資源。對于水電站來說，想要提升水電站檔案管理水平并實現現代化檔案管理，就必須加強人才培養和隊伍建設。開展人才隊伍建設的過程中，首先，水電站需要完善嚴格的用人制度，吸納具備專業管理技能以及現代化管理意識的人才進入水電站檔案管理部門，根據人才能力特長來進行崗位分配和編織。其次，為了順應現代化檔案管理需求，建立完善的檔案人才定期培訓制度，才能進一步提升和優化檔案管理人員的專業能力和知識結構。在此，充分利用檔案知識培訓以及檔案研討會等形式來加強水電站內部檔案人員同外部檔案人才之間的交流溝通，實現資源共享、思維共享、知識共享。另外，重視水電站檔案管理人員未來的發展方向，幫助其進行職業生涯規劃，讓他們在推動水電站檔案信息化發展過程中實現自身個人價值，并對水電站檔案管理崗位具備更強的責任感。

6 水電站檔案信息化利用

1）水電站檔案工作人員要熟悉庫藏檔案情況，主動本單位各項工作對利用檔案的需要，積極做好提供利用工作。要建立、健全檔案借閱制度，嚴格履行借閱手續。水電站涉密檔案的保管和借閱要嚴格按照國家法律和上級公司有關規定執行。積極開發信息系統，對不涉及企業保密信息的檔案加大開發力度，推進企業信息資源共享。加強電子檔案的利用工作，根據保密規定及知識產權管理要求，設定利用者權限，超越相關權限的需要領導批準。2）水電站檔案信息化系統豐富檔案利用的形式，采用直接查閱、電話調閱、網上查閱等多種方式，及時有效地開展檔案利用服務。水電站檔案信息化不斷探索檔案利用的新方法、新手段，對檔案進行分類匯總、綜合整理、分析研究，形成高質量的編研成果，為水電站檔案生產、經營和管理提供優質高效的服務。

7 結語

水電站檔案要推進數字檔案館的建設，開展檔案數字化工作，對永久、長期保管及利用頻繁的檔案要全部實施數字化引進新技術，對除紙質檔案外的其它載體如實物檔案也要進行數字化工作。水電站檔案信息化系統要確保電子文件的安全、可靠、真實、可用，推進檔案信息系統應用程度，突出電子文件管理與業務工作的融合，促進和提高業務流程規范化和自動化程度推進數字檔案館的建設，水電站檔案信息系統要確保電子文件的安全、可靠、真實、可用，推進檔案信息系統應用程度，突出電子文件管理與業務工作的融合，促進和提高業務流程規范化和自動化程度。

參考文獻

[1]王萍.關于水利水電工程檔案管理信息化建設思考[J].中國室內裝飾裝修天地，2018（22）：364.

[2]曾秀蓮.淺談新時期水電站檔案管理工作[J].辦公室業務，2014（19）：190.