新時(shí)代流動(dòng)人員人事檔案信息化建設(shè)探析

張紅

摘 要：時(shí)代的發(fā)展促進(jìn)著檔案管理工作的創(chuàng)新，大數(shù)據(jù)技術(shù)、計(jì)算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用使得人事檔案管理呈現(xiàn)信息化發(fā)展趨勢(shì)，對(duì)檔案管理工作質(zhì)量的提升具有重要作用。流動(dòng)人員人事檔案管理具有一定的動(dòng)態(tài)性，且其檔案管理信息化建設(shè)具有一定的復(fù)雜性與困難性，這也是當(dāng)下流動(dòng)人員人事檔案管理急需解決的問題。基于此文章就新時(shí)代背景下流動(dòng)人員人事檔案信息化建設(shè)進(jìn)行探索，以為流動(dòng)人員人事檔案信息化管理提供意見。

關(guān)鍵詞：流動(dòng)人員;人事檔案;信息化建設(shè)

DOI：10.12249/j.issn.1005-4669.2020.26.108

1 流動(dòng)人員人事檔案管理現(xiàn)狀

1.1 管理方式較為傳統(tǒng)

就當(dāng)下人事檔案管理工作來講，大部分流動(dòng)人員人事檔案的管理依然采用紙質(zhì)檔案的方式，這也就使得管理方式較為落后。經(jīng)濟(jì)的發(fā)展使得人才需求量不斷增加，這也就在一定程度上增加了人才發(fā)展的流動(dòng)性，人才流動(dòng)會(huì)導(dǎo)致人事檔案進(jìn)行轉(zhuǎn)移，在此過程中人事檔案的轉(zhuǎn)移程序較為繁瑣，頻繁的人員流動(dòng)會(huì)導(dǎo)致人事檔案在轉(zhuǎn)移過程中難以及時(shí)更新，這也就不利于檔案管理工作的開展。流動(dòng)人員數(shù)量較多，檔案管理難度較大，也就使得其檔案管理方式難以進(jìn)行創(chuàng)新。

1.2 缺乏對(duì)流動(dòng)人員人事檔案管理的重視

當(dāng)下在人才檔案管理工作中，流動(dòng)人員人事檔案管理沒有受到用人單位的重視。在現(xiàn)階段的工作過程中，用人單位一般缺乏對(duì)流動(dòng)性人員人事檔案管理的重視，部分企業(yè)在發(fā)展過程中，部分崗位人員流動(dòng)性較大，且檔案管理移動(dòng)性較強(qiáng)，也就導(dǎo)致檔案管理人員難以對(duì)此類檔案進(jìn)行細(xì)致的管理。另外部分流動(dòng)性較強(qiáng)的人員存在兼職現(xiàn)象，此類人員往往缺乏對(duì)個(gè)人檔案的中海，身兼數(shù)職的情況下導(dǎo)致其難以確認(rèn)檔案主體，也就導(dǎo)致流動(dòng)人員人事檔案管理體系存在問題。

1.3 信息化水平不高

受各地檔案管理信息化水平的影響，流動(dòng)人員人事檔案管理信息化水平不高。檔案管理信息化建設(shè)需要專業(yè)的信息化檔案管理人員與信息化技術(shù)，這也就使得各地區(qū)之間檔案建設(shè)信息化水平不一，信息化檔案管理難以實(shí)現(xiàn)信息統(tǒng)一，基于此流動(dòng)人員之間檔案管理存在著現(xiàn)實(shí)問題。受人才流動(dòng)的影響，人事檔案信息化建設(shè)存在著一定的技術(shù)性問題，檔案轉(zhuǎn)移過程中其人才信息難以有效更新，檔案管理信息化建設(shè)質(zhì)量難以保障。

2 流動(dòng)人員人事檔案信息化建設(shè)中存在的問題

2.1 信息化建設(shè)意識(shí)不強(qiáng)

就檔案管理工作來講，信息化建設(shè)作為檔案管理發(fā)展的主要趨勢(shì)，部分地區(qū)人力資源管理部門難以對(duì)流動(dòng)人員人事檔案信息化建設(shè)進(jìn)行重視。流動(dòng)人員人事檔案管理存在著一定的難度，部分人力資源管理人員難以對(duì)其管理的必要性與重要性進(jìn)行認(rèn)識(shí)，這也就導(dǎo)致在流動(dòng)人員人事檔案信息化建設(shè)的過程中投入的精力具有限制性，難以促進(jìn)流動(dòng)人員人事檔案信息化建設(shè)水平的提升。

2.2 信息化建設(shè)缺乏統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)

伴隨檔案管理信息化建設(shè)，各區(qū)域之間信息化建設(shè)缺乏統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，也就導(dǎo)致流動(dòng)人員人事檔案建設(shè)水平難以提升。人力資源人事檔案信息化建設(shè)需要保障各用人單位檔案檢索、查詢的統(tǒng)一性，從而保障人事資源信息的有效性與實(shí)用性。當(dāng)下流動(dòng)人員人事檔案各部門各自為政，信息系統(tǒng)之間缺乏有效的聯(lián)系，也就導(dǎo)致人力檔案管理難以保障標(biāo)準(zhǔn)性。流動(dòng)人員檔案信息管理工作效率難以提升，使得人力資源與檔案資源存在著一定的問題，長(zhǎng)此以往會(huì)導(dǎo)致檔案管理工作問題的增加。

2.3 欠缺專業(yè)的信息化手段

從流動(dòng)人員人事檔案管理建設(shè)的角度來講，流動(dòng)人員人事檔案管理信息化程度存在著顯著問題。部分地區(qū)人事檔案管理依然延續(xù)著紙質(zhì)檔案管理模式，紙質(zhì)檔案管理難以保障留存時(shí)間的延長(zhǎng)，且檔案管理過程中容易出現(xiàn)遺失、涂改等問題，不利于檔案管理質(zhì)量的提升。在此基礎(chǔ)上部分地區(qū)實(shí)現(xiàn)了檔案的信息化建設(shè)，但檔案管理系統(tǒng)信息化水平不高，嚴(yán)重影響著系統(tǒng)使用效率。基于此職能部門要不斷就信息化建設(shè)水平進(jìn)行提升，以保障流動(dòng)人員人事檔案的高效管理。

3 新時(shí)代流動(dòng)人員人事檔案信息化建設(shè)策略

3.1 提高對(duì)流動(dòng)人員人事檔案信息化建設(shè)的重視

提高對(duì)流動(dòng)人員人事檔案信息化建設(shè)的重視是提升流動(dòng)人員人事檔案信息化建設(shè)的重要前提。人力資源服務(wù)中心要對(duì)流動(dòng)人員人事檔案信息化管理的重要性進(jìn)行普及，加強(qiáng)內(nèi)部部門對(duì)此工作的重視程度，從而不斷提升流動(dòng)人員人事檔案信息建設(shè)質(zhì)量。在此過程中領(lǐng)導(dǎo)者要起到帶頭作用，積極提升自身的信息化水平，以保障信息化建設(shè)過程中的有效性。另外在人力資源服務(wù)中心要加強(qiáng)對(duì)企業(yè)的宣傳，使其同樣重視此項(xiàng)工作的開展，以實(shí)現(xiàn)信息化建設(shè)中協(xié)同機(jī)制的有效完善，推動(dòng)流動(dòng)人員人事檔案的管理規(guī)范性發(fā)展。

3.2 不斷優(yōu)化各組織信息化建設(shè)水平

就人事檔案管理信息化建設(shè)來講，部分組織已經(jīng)實(shí)現(xiàn)了信息化建設(shè)，但其信息化水平不高，無法實(shí)現(xiàn)對(duì)流動(dòng)人員人事檔案的高效管理。受當(dāng)下科學(xué)技術(shù)的不斷創(chuàng)新，信息化建設(shè)更新速度較快，傳統(tǒng)的信息化系統(tǒng)無法滿足當(dāng)下高質(zhì)量的檔案管理需求，基于此各組織要不斷優(yōu)化自身的信息化建設(shè)水平。流動(dòng)人員人事檔案信息化建設(shè)的開展，需要較強(qiáng)的功能性指標(biāo)，這也就要求信息化系統(tǒng)需要具有較強(qiáng)的兼容性。當(dāng)下大數(shù)據(jù)技術(shù)的應(yīng)用為信息化建設(shè)提供了一定的基礎(chǔ)，人力資源服務(wù)中心以及各企業(yè)在信息化建設(shè)過程中可利用大數(shù)據(jù)技術(shù)實(shí)現(xiàn)對(duì)流動(dòng)人員人事檔案信息化建設(shè)水平的不斷優(yōu)化。

3.3 不斷推進(jìn)檔案系統(tǒng)的數(shù)據(jù)共享

流動(dòng)人員人事檔案管理不僅僅局限于人力資源服務(wù)中心，各用人單位同樣需要對(duì)此類人員的檔案進(jìn)行管理，基于此在進(jìn)行流動(dòng)人員人事檔案信息化建設(shè)的過程中，要不斷推進(jìn)檔案系統(tǒng)的數(shù)據(jù)共享。對(duì)于流動(dòng)人員來講，流動(dòng)性是其最大的特點(diǎn)，這也就加劇了其檔案管理的復(fù)雜性，基于此人力資源服務(wù)中心要不斷完善流動(dòng)人員人事檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，以此保障檔案能夠跟隨流動(dòng)人員進(jìn)行轉(zhuǎn)移。檔案數(shù)據(jù)庫(kù)能夠?qū)崿F(xiàn)檔案管理的數(shù)字化管理與共享，對(duì)于流動(dòng)人員人事檔案的查閱與使用來講，能夠有效的提升流動(dòng)人員人事檔案管理的效率。

3.4 打造專業(yè)的信息化人才隊(duì)伍

信息化建設(shè)需要專業(yè)的信息化人才隊(duì)伍，對(duì)此在進(jìn)行流動(dòng)人員人事檔案信息化建設(shè)的過程中，要加強(qiáng)對(duì)信息化人才隊(duì)伍的構(gòu)建。高質(zhì)量的人才隊(duì)伍能夠促進(jìn)信息化建設(shè)質(zhì)量的提升，加強(qiáng)流動(dòng)人員人事檔案管理效率，對(duì)此人力資源服務(wù)中心要不斷就信息化人才隊(duì)伍的構(gòu)建進(jìn)行重視。在人才培養(yǎng)的過程中，不斷結(jié)合當(dāng)下技術(shù)創(chuàng)新對(duì)人才進(jìn)行技術(shù)理念的培訓(xùn)，從而增強(qiáng)人才隊(duì)伍的專業(yè)性，不斷提升其工作技術(shù)，致力于提升人才隊(duì)伍的信息素養(yǎng)。基于此利用專業(yè)技術(shù)結(jié)合流動(dòng)人員人事檔案管理信息化建設(shè)實(shí)際，打造流動(dòng)人員人事檔案信息化系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)流動(dòng)人員人事檔案的信息化管理。

4 結(jié)語

伴隨社會(huì)技術(shù)的不斷創(chuàng)新與發(fā)展，信息化成為當(dāng)下各行業(yè)發(fā)展的主要模式。人事檔案管理是人力資源管理的重要組成部分，隨著經(jīng)濟(jì)發(fā)展水平的提升，各類人才間的流動(dòng)逐漸增加，這也就影響著人事檔案管理工作的開展。對(duì)此人力資源服務(wù)中心要起到引領(lǐng)作用，不斷就流動(dòng)人員人事檔案信息化建設(shè)進(jìn)行探索。

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