信息時代創新檔案管理工作的相關策略

雷雯

摘 要：目前我國的科學技術與社會經濟正在以十分迅猛的速度不斷進步與發展，在當前時代背景之下，新型電子信息技術得到十分明顯的提升，目前正被各行各業普遍運用，檔案的管理工作在此基礎之上有了全新的思路。鑒于此，文章結合筆者多年工作經驗，對信息時代創新檔案管理工作的相關策略提出了一些建議，僅供參考。

關鍵詞：信息時代;創新檔案;管理工作;相關策略

DOI：10.12249/j.issn.1005-4669.2020.26.107

信息時代的到來給文件管理帶來了一些挑戰，但有了明確的認識，一些現存的障礙就可以轉化為機遇，找到創新的方法來滿足當今時代的更高要求。這將為您提供更可靠的信息開發支持，并幫助您解決文件管理問題。

1 信息時代的檔案管理工作

檔案管理指的是對檔案信息的搜集、整理、存儲和編輯等工作，其管理對象是各種檔案信息，如人力檔案、財務信息檔案、生產信息檔案等，對于不同性質的檔案信息要采用不同的管理方法。傳統的檔案管理工作形式以人工為主，不僅浪費人力、物力和財力，還極易產生各種失誤，嚴重地降低了檔案管理的整體質量。信息技術和網絡技術的廣泛應用，改變了檔案管理模式，管理人員只需利用信息技術和網絡技術就能開展搜集、整理、存儲和編輯等工作，極大地減少了管理成本，提高了管理工作的系統性和高效性。在信息化時代，檔案管理必須圍繞相關法律法規開展工作，應積極向電子檔案過渡，才能滿足企業長遠發展的實際需要。

2 信息化時代檔案管理工作存在的問題

2.1 檔案信息化管理體制并未得到充分建立

在實踐中，許多部門的文件管理職能仍由傳統行政部門承擔，而且沒有設立特別員額，由于資源規模和人員配置限制，這些員額很容易導致職責范圍不明、組織結構不足、問責不足等問題。在這種情況下，文件管理在很大程度上沒有得到充分考慮。傳統的管理模式不符合當今社會的發展需要，需要先進的信息技術和工具來確保相應的管理質量。因此，適應時代需要的管理制度是確保檔案管理任務總體上符合現代社會及其相關要求的不可或缺的組成部分。

2.2 仍缺少檔案信息化建設的標準

大多數單位在進行檔案的信息化建設時，往往只是對信息化技術進行簡單運用，依照已經建成檔案信息化的有關單位進行模仿，沒有真正從自身角度出發思考自己的實際需要，脫離實際，所創建出來的檔案信息化管理模式也缺少單位特色。造成此現象的原因在于缺少有關標準，沒有構成科學、合理的檔案信息化管理標準體制，單位也沒有制定出切實有效的規定，從而使檔案的信息化建設缺少參考條件和限制規定。

2.3 管理意識偏薄弱

信息化檔案管理不僅是對技術層面的一次更新，也是對檔案管理人員的一次挑戰，信息化管理需要切實掌握檔案相關軟件的運用，操作上需要的耐心和細節不低于傳統管理方式，在專業管理人才的需求度上提高了很多。目前檔案專業人員的信息化管理意識有待提高，在管理的技術手段使用上也需要進一步提升。

3 信息化背景下優化檔案管理工作的相關舉措

3.1 制定出切實可行的檔案信息化建設管理體制

制定科學、合理的管理體制是保證檔案信息化建設和管理順利開展的基礎，所以，必須要明確檔案信息整理和保存的具體流程，做到權責到人，充分發揮檔案信息化建設和管理的潛在功能，繼續改進及創新管理方法，建構出高效、合理的檔案管理體制，進一步提高檔案信息的使用和存儲效率，用現代化信息技術來整合大量檔案信息資源，降低人力、物力及財力的消耗，盡可能減少人為錯誤的出現，促進檔案管理質量和效率的提高。此外，還可以通過購買或自主研發已經成熟的檔案管理模式，結合自身實際情況進行改革，健全本單位的檔案信息化建設和管理體制。

3.2 提升網絡管理平臺的安全性

檔案是機關、企事業單位工作過程中不可缺少的參考依據。在檔案管理過程中，保障檔案相關資料的真實性會直接影響后續工作的正常開展。因此，為了保證相關檔案管理工作的有效性，有必要對相關的檔案管理技術進行改革。信息化檔案管理平臺的安全性，與當前的網絡使用環境以及干部職工的工作習慣有很大的關系。作為相關的網絡維護部門，要保證檔案工作人員有個安全的工作環境。此外，與檔案相關的工作人員在工作過程中，也要在科學合理的制度下配合檔案管理工作，如登錄檔案管理賬號后，要及時刪除賬號信息;工作開始前要對當前的網絡環境進行安全測評等，從而將相關的網絡安全風險降到最低范圍內，這樣才能保證檔案安全管理工作沿著正確的軌道前進。

3.3 建立專業人才隊伍

信息化檔案管理的中心雖然是信息化技術手段，但是這些技術手段并不能脫離人去實現，歸根結底還是需要專業人才讓信息化檔案持續發展，要將工作人員個人的能量發揮出來，不僅要求掌握專業知識相關的技術，懂得電子歸檔和掃描整理的操作方法，還要隨著時代發展不斷掌握新的管理知識，不斷提高素質，并且按時進行培養，與其他單位多交流溝通，適應檔案工作。

3.4 加強檔案資源開發利用

檔案資源并不是要一直封鎖保存的，而是需要共享和交流，與其他單位交流可以獲得寶貴經驗，取其精華去其糟粕進行互補，從而實現自我提升。除了與其他單位交流外，檔案資源在內部的共享使用也必不可少，建立電子檔案館，讓有需要的人更方便的提取和使用檔案資源，形成檔案資源的良性循環。

3.5 創新檔案信息化建設工作的理念

檔案信息資源管理部門作為檔案信息化工作的主管部門，首先要確立一個創新工作理念才能使信息化工作能夠有力地推進，思想核心是關鍵。大數據時代各層級的檔案管理機構要從意識上認識到大數據的技術性與現代化的重要性，各單位要根據自身的檔案工作實際，有針對性地制定適合自己的檔案信息化工作方案。依托上級單位資源以及本單位的實際構建可行性強、操作性高的檔案信息化平臺，根據當前大數據技術特點，對單位內部全部的檔案信息資源進行全面綜合測評，深入分析與挖掘檔案信息資源，對數據信息進行精細化管理，分門別類、有效管控，真正做到知家底用好家底。與此同時，對單位內部各業務部門專兼職檔案管理員實行全員管理，建立網格化檔案信息化成員庫。大數據時代下的檔案信息化工作是一項具有系統性和綜合性的工程，檔案部門要結合業務管理部門的實際，利用大數據技術手段，打造一體化綜合管理新格局。只有從思上理念上革新檔案信息化工作，才能開拓出一條符合自身實際的檔案信息化建設之路。

4 結束語

總的來說，在新時期，各單位必須要認識到開展檔案信息化建設的重要性，不斷提高檔案管理水平，多運用先進技術來完善檔案管理信息化建設，提高檔案信息質量，適應社會的發展和需要，最終推動本單位的發展和進步。

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