疾控中心檔案管理的信息化和科學化建設探討

蔡親勇

摘 要：檔案屬于信息資源管理儲存的重要方式之一。在當前檔案管理信息化和科學化建設的背景下，疾控中心應調整工作思路，優(yōu)化檔案管理系統(tǒng)，才能更好地發(fā)揮社會服務職能。本文從疾控中心檔案管理的信息化和科學化建設的背景出發(fā)，分析建設發(fā)展的實踐意義，進而根據問題探究相應的建設措施。

關鍵詞：疾控中心;檔案管理;信息化;科學化

DOI：10.12249/j.issn.1005-4669.2020.26.095

疾控中心是國家控制預防疾病的職能部門，是推進國家公共衛(wèi)生事業(yè)發(fā)展的重要環(huán)節(jié)。檔案是疾控中心信息資源管理儲存的重要方式之一，是記錄中心公共衛(wèi)生服務工作，指導中心工作不斷發(fā)展優(yōu)化的依據。在當前“互聯(lián)網+”的背景下，疾控中心檔案管理的滯后性逐漸顯現(xiàn)，而依托信息技術條件，制定規(guī)范、系統(tǒng)的檔案管理體系，推進檔案管理向信息化和科學化的方向發(fā)展是十分重要。

1 疾控中心檔案管理信息化和科學化建設的意義

在現(xiàn)代社會互聯(lián)網、大數(shù)據、人工智能等新技術層出不窮，為信息的生成與交流創(chuàng)造了良好的環(huán)境，同時也為傳統(tǒng)模式下的信息管理提出了挑戰(zhàn)。檔案是疾控中心重要的信息資源，在信息化背景下，疾控中心面臨著檔案管理的轉型與創(chuàng)新。依托“互聯(lián)網+”的發(fā)展背景，實現(xiàn)檔案管理的信息化建設，基于檔案管理法律法規(guī)、技術規(guī)范，推進檔案的科學化管理對于疾控中心發(fā)展具有重要意義。

首先，提高了電子檔案管理水平，形成了更加系統(tǒng)、豐富檔案資源。我國《中華人民共和國檔案法》、《電子文件歸檔與管理規(guī)范》等有關法律法規(guī)，對于新時期的檔案管理信息化、科學化建設工作提出了新要求。電子檔案建設是疾控中心實現(xiàn)信息化管理的重要措施，利用完善的檔案管理系統(tǒng)，規(guī)范的管理制度，能夠有效獲取檔案資料，提高檔案獲取、存儲、調用效率，夯實了疾控中心的信息管理基礎。其次，推動了檔案資源的共享與應用。疾控中心為促進公共衛(wèi)生事業(yè)的發(fā)展，需要利用檔案共享與應用，開展疾病預防控制等工作，基于此，檔案的信息化科學化建設，能夠形成統(tǒng)一規(guī)范的檔案管理標準，從而打破不同地域、不同部門之間的信息交流隔閡，突破“信息孤島”的環(huán)境阻礙，提高信息共享與應用效率。最后，推進了疾控中心職能的有效落實。疾控中心是國家公共衛(wèi)生服務的重要機構，加強檔案信息化、科學化管理則是國家落實公共服務職能的必然要求。例如疾控中心需要開展傳染病、慢性病、職業(yè)病、地方病、突發(fā)公共衛(wèi)生事件和疑似預防接種異常反應監(jiān)測及國民健康狀況監(jiān)測與評價，而真實、可靠、系統(tǒng)的檔案則能夠達到監(jiān)測與評價的基本要求，推進疾控工作的有效開展。

2 疾控中心檔案管理信息化和科學化建設中面臨的問題

基于社會變革對檔案管理工作提出的新要求，疾控中心也把握當前檔案管理信息化和科學化建設，引入技術，建立規(guī)范，探索檔案管理轉型的新路徑。但是從檔案管理整體效果來看，其中存在的問題也是不容忽視的。

1）疾控中心內部對檔案管理工作缺乏科學認識。領導部門缺乏全面建設檔案管理信息系統(tǒng)的意識，各部門的工作人員對檔案管理的科學化建設的認識存在偏差，全員參與建設的意識不足等等，使得檔案管理集中在檔案部門，影響了全面建設效果。

2）檔案管理工作人員的專業(yè)素質有待提升。檔案管理工作人員思想轉變跟不上“互聯(lián)網+”對檔案工作提出的新要求，在技術運用層面不熟練、不規(guī)范，增加了檔案管理風險，同時信息素養(yǎng)欠缺，使得檔案的資源價值得不到有效挖掘。

3）信息技術的引入與疾控中心檔案管理實際相矛盾。軟硬件系統(tǒng)不健全，系統(tǒng)職能設計無法適應疾控中心的工作管理需要，降低了檔案資源利用效率。

4）檔案管理制度體系需進一步完善。目前疾控中心在檔案管理制度建設方面，還存在諸多漏洞和弊端，使得信息化檔案管理在標準建設、安全管理等方面難以滿足中心發(fā)展的切實需要。

3 疾控中心檔案管理的信息化和科學化建設措施

1）轉變思想認識，強調檔案管理的標準規(guī)范。疾控中心在檔案管理工作中應切實根據“互聯(lián)網+”的時代背景，樹立信息化管理理念，打破信息技術運用的局限性，從疾控中心整體管理的層面推進檔案信息化建設;樹立標準化管理理念，根據國家相關管理規(guī)范，確定電子檔案管理標準，為檔案資源共享奠定基礎;樹立全員管理理念，將檔案管理融入到疾控中心管理工作的各個環(huán)節(jié)，提高檔案資源價值，協(xié)調各環(huán)節(jié)的配合，創(chuàng)造良好的管理環(huán)境。

2）加強人員培養(yǎng)，推進檔案管理工作有效落實。檔案管理信息化與科學化建設措施最終還是要落到具體的人身上。因此，加強對檔案管理人員的培訓與教育是十分必要的。對于疾控中心檔案管理人員而言，在培訓教育中，應強調其知識結構的優(yōu)化、即加強業(yè)務培訓，根據中心檔案管理信息系統(tǒng)的實際操作需要，明確培訓內容、培訓方式、培訓標準等等，提高其規(guī)范化、專業(yè)化操作能力，適應疾控工作實際需要;加強檔案管理相關學科知識的培養(yǎng)，尤其是科學技術知識的滲透，提高其對計算機技術、信息開發(fā)技術、網絡技術以及大數(shù)據、云計算等領域的認知和理解，并主動適應信息化檔案管理要求;注重對人員的信息素養(yǎng)培養(yǎng)，提升其挖掘、利用檔案資源的能力。此外，疾控中心還應重視檔案管理人員的職業(yè)道德培養(yǎng)，引導其從國家公共衛(wèi)生事業(yè)建設的高度認識檔案管理，提高對檔案管理工作的忠誠度和責任感。

3）依托信息技術，建設檔案管理信息化體系。信息技術是檔案管理信息化建設的必要條件。疾控中心應結合自身的職能發(fā)展，引入軟件，運用技術，搭建科學完善的信息化管理平臺。檔案信息系統(tǒng)的建設應以國家標準為依據，體現(xiàn)出專業(yè)性強、操作方便、易上手等特點。具體應包括資料登記、立卷歸檔、檢索借閱、檔案移交等日常工作，并形成規(guī)范化流程;支持保存word、excel、jpg等各種格式，支持保存電子路徑，便捷檔案存儲與調用;根據職能要求建立相應的檔案模板、打印表格，并符合國家歸檔文件整理規(guī)則，便于中心結合具體需要形成個性化檔案管理體系;具備用戶管理能力，根據工作需要為每個用戶設置不同權限，同時支持數(shù)據備份，確保檔案的保密性和安全性;具備完善的交互功能，支持檔案共享。

4）健全管理制度，提高檔案管理科學化水平。疾控中心檔案的科學化管理需要健全完善的制度保障。首先，疾控中心應根據《中華人民共和國檔案法》、《電子文件歸檔與管理規(guī)范》《檔案網站管理辦法》等建立基本的管理框架，明確管理內容、管理范圍、管理職責;其次，依托組織管理，落實工作職責，完善檔案管理標準，做好風險預防等工作;最后，加強對檔案管理工作的監(jiān)督與評價，主動配合外部監(jiān)督的同時做好自檢，確保檔案管理建設目標的有效落實。

4 結束語

綜上所述，在信息管理如此重要的今天，疾控中心應充分認識到檔案的資源價值，認識到檔案管理信息化和科學化的發(fā)展趨勢，進而深入分析目前工作中存在的諸多問題，并從思想認識、人才培養(yǎng)、信息系統(tǒng)構建以及制度建設等方面探索管理措施，以提升檔案管理的信息化與科學化水平。

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