林業工程檔案管理精細化的探討

郝睿妍

摘 要：隨著經濟的不斷發展和科技的不斷進步，國家對林業生態工程的檔案管理也是越發重視，而且也要求工作人員做好檔案管理的基礎工作。如果工程檔案管理工作沒做好，那么將會直接影響到工作的開展，所以為了能夠全面地提升林業生態工程檔案管理工作，必須不斷地加強精細化管理，只有這樣才能夠讓林業檔案部門的工作得到保障，另外只有嚴格按照規定以及扎扎實實地進行檔案管理工作，才能提升林業生態工程檔案的現代化信息管理。

關鍵詞：重點林業;工程檔案;精細化

DOI：10.12249/j.issn.1005-4669.2020.26.084

構建林業工程檔案管理體系既是林業工程建設、質量監督、項目審計、效益評估的具體工作需要，也是依法管檔、治檔、用檔的檔案管理發展需求，既具有現實意義，也具戰略意義。林業工程“功在當代、立在千秋”。隨著國家生態文明建設步伐不斷加快，天然林保護工程、“三北”防護林體系建設工程、退耕還林還草工程、野生動植物保護和自然保護區建設工程、林果業產業建設工程等重大林業項目逐步實施，林業工程檔案資料大幅增加。這類檔案既是工程立項、招投標、施工、竣工的必備文件，又是對工程進行檢查、驗收、移交、使用、管理、維修、改擴建的原始依據。

1 林業重點工程檔案管理存在的問題

林業重點工程是指以營造森林，保護林草、野生動植物、濕地等資源，改善生態環境，優化生存空間，實現林業建設可持續發展為目的的工程。各級管理單位或施工單位雖然在之前的林業重點工程建設中積累了不少先進經驗，但其中暴露出來的問題仍然值得思考。

1.1 重視施工管理，忽視檔案建設

林業重點工程建設規模大、連續性強、時效期長、多部門參與等特點，從而形成檔案材料多，涉及部門、單位和環節多等現象。在眾多因素的促使下，如市場利益與施工周期、參建單位檔案意識薄弱等，在林業重點工程建設中存在“重實體建設、輕檔案記錄”的問題，缺少有林業重點工程檔案是林業重點工程建設基礎工作的重要組成部分的意識，致使林業管理出現滯后的情況，嚴重制約了項目各方對檔案資料的重復利用。除此之外，林業重點工程實施單位缺乏完整的管理機制、職責不清，嚴重影響到林業重點工程檔案的收集、整理工作。

1.2 檔案意識薄弱，工作銜接困難

做好檔案建設工作前提和保障是，管理人員對林業重點工程建設檔案管理有較強思想意識。然而，目前部分領導與工作人員對檔案建設認識不足，控管意識薄弱，學習力度亟待加強，緊盯工程建設進度和驗收，忽視對于檔案管理的整理歸檔，從而造成了檔案管理各環節嚴重脫鉤。這造成許多重要資料不能及時歸檔甚至下落不明的現狀，究其原因，是因為相互關聯的部門內部之間缺乏有效互動溝通，檔案管理職責遲遲無法落實。加之檔案管理部門的專業性較強，施工人員和檔案管理人員在專業技術領域存在較大的溝通障礙，致使檔案管理工作缺乏及時性、規范性和系統性。

1.3 標準差異較大，配套硬件滯后

隨著林業領域社會關注度和技術更新速度的加快，林業重點工程建設檔案管理也面臨著適應新情況、新要求等方面問題，這也給檔案管理工作對接帶來了新的困難。

其一，傳統陳舊的林業管理模式已經無法滿足新形勢的需要，新舊更替之際，卻又缺乏完整的規章制度管理、規范標準、管理方法，各環節的檔案建設管理質量難以達到規范標準要求。其二，參與工程管理的各方檔案標準不一致、不配套，如歸檔的資料內容和格式不規范、前后內容不吻合甚至矛盾，這給后期檔案的檢查與利用造成了極大的困難。

2 林業工程檔案管理精細化途徑

2.1 構建科學合理的管理體制機制

黨的十八大以來，隨著依法治國戰略的實施，習近平總書記提出了檔案工作要“走向依法管理”的發展要求，林業工程檔案管理必須依法構建科學合理的管理體制機制。一是統一領導，分工負責。堅持黨委政府和林業部門領導、上級檔案部門歸口指導、林業項目工程建設各單位共同參與的檔案工作體制。在林業部門合理設置檔案管理部門和崗位，履行檔案行政管理和保管利用職能。成立重點林業工程專門工作機構或協調機構時，根據需要確定專人負責檔案工作，確保建檔工作與工程實施同步進行。二是積極推進依法管檔。安全生產、審計監督和工程建設單位對林業工程檔案資料管理有嚴格要求，有的明確指出：如果工程檔案資料不符合標準規定，則判定該項工程不合格，對工程質量具有否決權。按照《檔案法》和《檔案行政處罰自由裁量細化執行標準》要求，積極構建“部門聯合、專項跟進、反應迅速、查辦有力”的林業工程檔案聯合執法檢查機制，確保各項法規政策落實到位，嚴防各類檔案違法問題發生。

2.2 建設良好的基礎設施，配備必要的專業設備

工欲善其事，必先利其器。要加大對檔案管理基礎設施、設備的資金投入，為林業工程檔案的收集、保管、利用提供必要的經費和物質保障。一是以省、市級政府為建設主體，根據全國檔案館設置原則，統籌規劃，設置建設林業工程檔案專館，以便更加規范地實施管理行為，方便開發使用統一的檔案管理系統，防止重復建設和資源分散。二是可以在各級林業部門建設林業工程檔案室或林業工程檔案專柜，為林業工程檔案的管理使用提供必要的庫管場地。三是根據林業工程的特點，配備與工作相適應的掃描儀、高拍儀、計算機、服務器、磁盤陣列、移動硬盤等專用設備，將紙質文件、工程圖紙、照片、音視頻資料等采集錄入檔案管理系統，轉換成數字檔案信息。通過強基層、打基礎，把林業工程檔案館（室）建成設施完善、功能齊全、安全保密、服務便捷、節能環保的檔案保管基地。

2.3 建立功能完備的林業工程檔案信息管理系統

近年來，國家檔案局制定了檔案“存量數字化，增量電子化”戰略，也在加快實施數字檔案館（室）建設，其中最迫切、最有效的是檔案信息管理系統建設。開發OA系統接口或其他接口程序，方便各級林業行政部門、內部業務科室和林業站、所、林場等參與林業工程的單位收集、上傳、存儲電子檔案，實現一鍵上傳、單套歸檔、一站查閱。根據大數據時代、“互聯網+檔案”模式的發展需求，結合林業工程的特點，加快開發建設林業工程檔案信息資源管理平臺，完善檔案數據文本分類、文本聚類、數據處理等子模塊。把紙質文件庫、照片圖紙庫、音像資料庫和電子檔案庫分類存儲，并與電子信息數據庫對接。對內提供林業工程審計、工程質量監督、工程效益評估以及檔案編研、檔案鑒定、檔案整理等業務支持，對外提供檔案查閱、檔案統計、信息公開、生態教育等服務。著力解決在電子政務形勢下檔案部門失語、缺位的問題。通過林業工程檔案信息管理系統備份林業建設中形成的重要檔案，讓林業工程檔案為林業工程管理服務、為政府決策提供參考、為人民群眾查閱信息等檔案利用提供基礎數據和技術保障。

3 結束語

隨著經濟的迅速發展和科技的不斷提高，國家對于重點林業工程檔案的信息化管理也有著新的要求。重點林業生態工程在國家的經濟發展中占據主要地位，同時不斷地發展林業是為以后的社會經濟發展奠定基礎。因此，有效地提高林業重點工程檔案管理工作水平以及不斷地擴展林業信息資源，將能夠在一定程度上滿足現代社會的發展需要，同時也能夠培養出對信息化管理重視的檔案管理工作人員。

參考文獻

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