談如何發(fā)揮檔案管理工作的服務(wù)作用

李聰

摘 要：隨著科技和社會的高速發(fā)展，我們要精準(zhǔn)把握現(xiàn)代化檔案管理的新特點和新要求，以管理信息化推動管理現(xiàn)代化，最終使檔案管理在新形勢下實現(xiàn)服務(wù)的快速化、精準(zhǔn)化、高效化，從而促進(jìn)經(jīng)濟(jì)和社會發(fā)展。

關(guān)鍵詞：認(rèn)識;作用;創(chuàng)新;合理

DOI：10.12249/j.issn.1005-4669.2020.26.055

檔案管理是黨和國家事業(yè)發(fā)展的一項重要內(nèi)容，隨著科技的高速發(fā)展，信息資源已經(jīng)成為社會和經(jīng)濟(jì)活動的重要戰(zhàn)略資源，檔案作為一種原生的信息資源，其重要性日益凸顯出來，作為檔案管理者，我們要熟練掌握信息技術(shù)，為社會主義經(jīng)濟(jì)建設(shè)和社會發(fā)展服好務(wù)。

1 充分認(rèn)識新時期的檔案管理

1）資源信息化。作為信息技術(shù)在檔案管理領(lǐng)域的創(chuàng)新實踐，是將檔案資源和檔案各項管理過程，通過信息系統(tǒng)加工和計算機網(wǎng)絡(luò)的傳輸，實現(xiàn)檔案資源的合理配置與有序、有效開發(fā)利用，實現(xiàn)檔案信息資源的社會共享。信息化將成為各項檔案工作的重要管理平臺和技術(shù)支撐，是新時期檔案管理現(xiàn)代化的主要內(nèi)容，其主要包括：首先是檔案信息資源建設(shè)，即通過數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化技術(shù)手段，建立起各類規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、可共享的目錄數(shù)據(jù)庫和內(nèi)容數(shù)據(jù)庫;其次是檔案基礎(chǔ)平臺建設(shè)，包括檔案網(wǎng)絡(luò)建設(shè)和管理系統(tǒng)開發(fā)應(yīng)用，建立檔案信息資源共享的技術(shù)支撐平臺，實現(xiàn)檔案信息傳輸?shù)木W(wǎng)絡(luò)化和檔案信息資源的共享化。

2）檔案信息保護(hù)現(xiàn)代化。隨著新型存儲介質(zhì)的不斷出現(xiàn)和現(xiàn)代信息處理技術(shù)的廣泛應(yīng)用，出現(xiàn)許多新型載體的檔案，如機讀檔案、聲像檔案、電子檔案等，這些檔案信息的記錄和存儲載體有磁性的、光學(xué)性的和磁性的，有磁帶、磁盤、光盤等不同形式。新型載體檔案與傳統(tǒng)載體檔案在形成介質(zhì)、利用方式、存儲方式等各個方面都布不同的特點和要求，因此，以新型檔案載體為對象的檔案保護(hù)現(xiàn)代化將成為今后研究的重點內(nèi)容，而且，它不僅要研究有效保護(hù)和保管檔案載體的方式，還要深入研究如何保護(hù)檔案信息內(nèi)容的安全性、真實性與完整。

3）管理方法現(xiàn)代化。首先是檔案現(xiàn)代管理方法和理論的應(yīng)用。通過借鑒和利用當(dāng)代管理學(xué)中的科學(xué)理論和方法，形成行之有效的檔案科學(xué)管理理論，這些理論與檔案工作實際相結(jié)合，不斷地指導(dǎo)檔案管理實踐，在實踐中加以總結(jié)和發(fā)展，最終形成檔案管理現(xiàn)代化的理論體系。其次是先進(jìn)的技術(shù)手段應(yīng)用。要不斷地將當(dāng)代先進(jìn)的技術(shù)設(shè)備、技術(shù)手段和技術(shù)成果引入檔案管理中，實現(xiàn)檔案管理的專業(yè)化、自動化。

4）管理標(biāo)準(zhǔn)化。通過制定和貫徹各種標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范，使技術(shù)應(yīng)用和分工協(xié)作有了統(tǒng)—的科學(xué)準(zhǔn)則和依據(jù)，保證了檔案各項工作能夠有機地聯(lián)系起來，并且在檔案的管理中取得最佳的效益。在信息時代，信息的共享與網(wǎng)絡(luò)的溝通更依賴于統(tǒng)—的標(biāo)準(zhǔn)與規(guī)范，如各種檔案數(shù)據(jù)的交換、檔案信息的傳遞、檔案資源的共享、網(wǎng)絡(luò)平臺的鏈接等等，都需要通過建立一系列的標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范來實現(xiàn)，必須通過制定和建立各類檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，形成檔案管理標(biāo)準(zhǔn)體系，來確保檔案管理現(xiàn)代化各項工作的有效實現(xiàn)。

2 深刻認(rèn)識檔案管理在經(jīng)濟(jì)建設(shè)中發(fā)揮的重要作用

檔案記錄的是真實的歷史資料，是當(dāng)今進(jìn)行重大決策的重要依據(jù)。檔案資料由于它的收集、整理、保管的特殊性，決定它對歷史反映的真實程度要優(yōu)越于其它資料，為人們認(rèn)識世界提供了很好的教材，所以充分利用檔案資料，就能為我國的經(jīng)濟(jì)建設(shè)進(jìn)行決策和制定政策，提供強有力的依據(jù)。檔案資料包含著人類智慧的結(jié)晶，蘊藏著前人寶貴的知識和經(jīng)驗，是廣大專業(yè)技術(shù)人員、管理人員以及各行各業(yè)人員學(xué)習(xí)的寶庫，人們從中吸收養(yǎng)分，為經(jīng)濟(jì)建設(shè)服務(wù)。

3 創(chuàng)新開發(fā)、合理利用檔案信息資源，服務(wù)經(jīng)濟(jì)和社會發(fā)展

1）強化檔案管理基礎(chǔ)工作要依法加強對檔案管理人員的業(yè)務(wù)指導(dǎo)和監(jiān)督，特別是對經(jīng)濟(jì)、科技檔案的業(yè)務(wù)指導(dǎo)和監(jiān)督。要完善檔案管理辦法，建立標(biāo)準(zhǔn)體系，使檔案的管理、歸檔和利用做到有序化。特別是在當(dāng)前，電子技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等高新技術(shù)在檔案事業(yè)中逐漸得到應(yīng)用時，更要加強管理、指導(dǎo)和監(jiān)督。對于從事檔案工作的工作者來說，首先要熱愛檔案事業(yè)，把檔案事業(yè)看成是一項神圣的事業(yè)，具有良好的職業(yè)道德。其次，要有很好的檔案管理工作能力，收集、整理和保管檔案看來很平凡，實質(zhì)上是很強的專業(yè)技術(shù)工作。在檔案利用過程中要制訂檔案利用監(jiān)督措施，要依法利用好檔案，使之為社會主義經(jīng)濟(jì)建設(shè)服務(wù)。

2）強化培訓(xùn)工作，提高檔案工作者的素質(zhì)。首先，培養(yǎng)檔案人員為社會主義經(jīng)濟(jì)建設(shè)服務(wù)的觀念。要加強社會主義市場經(jīng)濟(jì)理論的教育。檔案工作必須貼近社會主義市場經(jīng)濟(jì)，檔案工作者必須了解經(jīng)濟(jì)工作，黨的政策方針和經(jīng)濟(jì)管理知識，這樣才能有效地為社會主義經(jīng)濟(jì)服務(wù)。其次，要增強檔案人員的工作能力以適應(yīng)新時代的檔案工作，根據(jù)檔案工作所發(fā)生的變化，必須對檔案人員進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn)，以增強他們的工作能力。再次，要優(yōu)化檔案人員知識結(jié)構(gòu)，以培養(yǎng)他們的創(chuàng)新精神和能力。

3）與時俱進(jìn)，更新觀念。檔案工作具有案頭工作性質(zhì)，很容易讓人們忽視外界環(huán)境的變化，這也是一些檔案人員在思想上滯后環(huán)境變化的原因。在當(dāng)前，檔案工作要樹立“檔案工作要服務(wù)于經(jīng)濟(jì)建設(shè)，注重經(jīng)濟(jì)效益和社會效益”的觀念。主動向有關(guān)單位做宣傳，使檔案得到充分利用，取得更好的經(jīng)濟(jì)效益和社會效益。

總之，隨著社會和經(jīng)濟(jì)的高速發(fā)展，檔案管理工作必須適應(yīng)新形勢的需要，與時俱進(jìn)，不斷創(chuàng)新，做到科學(xué)規(guī)范化管理，從而實現(xiàn)檔案管理工作的自身價值，為經(jīng)濟(jì)發(fā)展和社會進(jìn)步做出應(yīng)有的貢獻(xiàn)。