企業內部人事檔案規范化管理之淺見

姜小媚

摘 要：人事檔案在個人發展中發揮著越來越大的作用。目前，企業內部人事檔案管理存在著諸多問題，如多頭管理、缺乏規范性、對檔案管理投入低等。為解決上述問題，需要企業增加對檔案管理的重視程度，加強對檔案材料的審核，加強對企業內部人事檔案的規范化管理，在檔案管理工作中應用信息技術等。本文還介紹了所在企業在人事檔案規范化管理的經驗。

關鍵詞：人事檔案;規范化管理

DOI：10.12249/j.issn.1005-4669.2020.26.035

隨著人事檔案日益受到企業的重視，人事檔案的規范化管理成為企業內部管理的重要內容之一。解決目前部分企業內部人事檔案管理不規范的問題，讓企業員工個人人事檔案在職業發展過程中發揮更大作用，就需要企業管理者和檔案管理從業者從各方面不斷改進檔案管理工作，促進企業內部人事檔案管理的規范化。

1 人事檔案的定義

人事檔案是記錄個人生涯履歷的各種綜合信息的綜合。人事檔案包括十類基本內容，如履歷材料、自傳、鑒定、學歷與學位、政審材料、黨團材料、違規違紀違法、工資、任命等。人事檔案是目前國內最有效力的個人履歷證明。目前，參加高考、公務員考試、研究生考試等，都需要經過政審，而政審的基本依據就包括個人檔案材料。

2 企業內部人事檔案管理的現狀和存在問題

2.1 我國企業內部人事檔案管理的現狀

目前國內企業在檔案管理方面，大致可以分為三類。

一類是具有檔案管理權限的企業。這類企業主要為歷史較為悠久的國有企業，一般建有企業獨立的檔案室，由人事部或人力資源部執行管理職責。

一類是委托外部管理的企業。這類企業主要為民營企業、外資企業或者合資企業。目前采取人事代理，人事外包形式的公司較多，包括阿里巴巴在內的大型民營企業都是將人事檔案等大部分人事管理職責打包給專業公司進行專業操作，而其企業本身則一般不設立專門部門或安排專門人員進行檔案管理。

一類是直接委托人才市場進行檔案管理的企業。這類企業與上一類企業相比，一般不經過人事代理服務公司，而是直接與人才市場等具備檔案管理職能的公共服務機構簽訂協議，由該類機構直接負責其所屬員工的檔案管理、戶籍管理等。

一類是完全忽視檔案管理的企業。這類企業中由于規模小，對員工要求低，對員工人事檔案管理完全忽視，或者要求員工自行管理檔案，由員工自身選擇保管，存放檔案的機構或者單位。

我們可以看出，盡管國家近年來一直強調規范檔案管理，實際由于企業自身情況不同，人員素質差異性較大，所處地區管理力度不同（例如某些大中城市的高新區或者開發區會主動協助區內企業規范人事檔案管理等），目前國內各企業的人事檔案水平不一，差異較大。經常有高校畢業生在就業的時候，因為去向企業忽視檔案管理，進而造成檔案遺失等情況的出現。

目前具備內部人事檔案管理職能的企業，也存在著管理滯后、管理層次不一的問題。

2.2 企業內部人事檔案管理存在的問題

近年來，企業內部人事檔案管理的規范化程度日益提升：不少國有大中型企業都建立了標準化的檔案室、根據法律法規要求重新編訂或修訂了檔案管理制度或辦法、也加強了專業檔案管理人員的培訓。但是，在人事檔案管理中仍然存在諸多問題。

2.2.1 多頭管理影響人事檔案的完整性

目前國內企業的檔案管理機構，分為企業內部的人事部、人力資源部、行政部、組織部和外部的人事代理公司、人事掛靠公司和人才服務（交流）中心等。由于各地區的管理標準不盡統一，各企業內部（如包括多個成員公司的大型集團企業）的管理流程也不盡統一，同時員工的各類檔案信息（資料）也分布在不同的管理部門（機構）中，這就造成了員工在內部調動、跨地區、跨企業流動的時候，無法確保個人檔案信息的完整。筆者在最近幾年的員工錄用過程中就發現，不少企業將員工的黨員檔案與人事檔案分開管理，造成了員工在新單位入職的時候，無法確認個人政治面貌，還需要去原屬企業找尋個人黨員檔案。出現這種情況的根源在于，檔案管理方面的多頭管理。

2.2.2 收集歸檔的內容缺乏有效性

目前國內人事檔案信息以“三齡兩歷”為主，是一種靜態描述。但是企業組織在選擇、配置員工的時候，往往更希望得到員工的工作績效、個人技術專長、在單位內部的評價等動態性，與績效管理較強的履歷信息。這就造成了部分企業對于人事檔案信息的忽視，認為人事檔案無用，最多只能用于鑒別真假使用。實際上，如果企業能夠加強動態信息收集，使之能夠全面反映在檔案材料中，將“死”檔案變成“活”檔案，勢必會讓更多企業重視員工檔案信息和內部檔案管理。

2.2.3 對人事檔案管理投入水平低

人事檔案管理作為一個重要的管理領域，需要大量的人力與物力投入。首先國家對于檔案室的設置標準就有明確規定，包括檔案柜標準、防盜防蛀防霉等八防措施標準等。在人員上，必須由具備相應上崗資格的黨員來從事檔案管理。同時，在檔案信息化管理方面，也需要大量的技術投入。但是，目前很多企業對于檔案管理的人力、物力和財力的投入水平都不夠，直接表現為檔案室設置不符合規范，達不到通風、采光等基本要求;人員配置相對隨意，專業水平較低，甚至不懂得整理、裝訂檔案的基本知識;信息化水平低，絕大部分檔案仍停留在紙質檔案階段，保管不易，容易遺失，損壞。

2.2.4 檔案傳遞管理不規范

個別企業和員工對于檔案的嚴肅性認識不夠。特別是員工流動時，檔案轉移和交接較為隨意。筆者所在單位，內部檔案轉移還屬規范，由明確的交接流程和交接證明單據，但是個別員工在離職后，其檔案轉移，交接則極為不規范。一是存在“人走檔案留”的情況，這種情況的發生和對方企業沒有檔案管理部門和流程由較大關系;二是存在“口袋檔案”的問題，對方單位要求員工自行攜帶檔案并辦理轉檔事宜，這種情況的發生的和對方企業缺少規范化的檔案管理經驗有很大的關系;三是存在“無證交接”的問題，部分檔案在轉移后，下家單位遲遲不開具檔案接收回執單等憑據，造成上家單位無法確認檔案是否成功轉移落地。以上情況的出現，是個別企業和機構在檔案傳遞方面不嚴格執行《檔案法》和相關標準管理流程而造成的。

2.2.5 信息化程度低

目前是網絡時代，信息時代，信息和通訊技術大規模應用在各行各業、各管理領域，當然也包括檔案管理。但由于目前系統開發成本高，各企業基礎檔案管理水平差，流程不規范，企業負責人在大量投入經費于財務等經營直接相關系統的開發的同時，對于人事管理、檔案管理卻缺少投入的積極性。大部分企業的檔案管理人員，都是高度依賴手工操作，很多歷史久遠的老檔案，因為紙張質量原因，難以繼續按照常規模式進行保管，亟需采用影印、掃描等數字化手段予以完善保管，但是卻因為缺少相關設備，而難于實現。同時，因為在人事檔案管理領域較少采用數字化、信息化手段，使得檔案信息更新較慢，難以與員工個人實際成長歷程同步，很多關鍵信息也無法及時體現在傳統檔案里，造成了檔案管理的及時性較差。

3 企業內部人事檔案規范化管理的路徑

3.1 提高對人事檔案的重視程度

一是做好企業負責人的工作。檔案工作是一把手工程，只有企業的最高負責人重視，才有可能加大對人事檔案管理的投入。筆者所在企業，在近兩年經常性的要向省委組織部等提供領導檔案，并由專業人員檢查其檔案的規范性，從而引起了企業負責人對人事檔案的高度重視，加大了對檔案管理的軟硬件投入，提升了企業整體的人事檔案管理水平。

二是做好企業員工的工作。“路是自己走的，歷史是自己寫的”，要讓所有員工清楚的意識到，隨著個人的不斷成長，不論是未來繼續在大型企業繼續發展，還是未來去參加公務員考試，又或者是申請出國深造等，檔案都起著無可比擬的作用。檔案信息必須真實，對待檔案必須嚴肅，這是要從每個人有第一份檔案資料起，就應樹立的理念。

3.2 確保人事檔案內容真實有效

一是加強制度管理。要從制度源頭，確保員工提交各類檔案資料的真實性，完整性，對于檔案信息造假的行為，依據國家法律、企業規定嚴懲不貸。

二是加強檔案檢查。要安排具備相當專業水平的檔案管理人員，對每一份員工檔案進行認真審核鑒定，對于存疑，脫漏，不全之處，及時要求員工做出說明或者補救，爭取不使任何一份“帶病檔案”進入企業檔案庫。

三是優化檔案信息收集方式。要在員工正式檔案之外，建立員工動態信息收集機制，按照月度、季度和年度，有效收集與員工能力素質成長，業績改善等相關聯的重要信息，并按照一定標準，格式，選擇合適的門類，及時更新入員工檔案，確保檔案信息可以如實反映員工政治思想、道德品質和工作素質的全貌。

3.3 以規范化、標準化要求人事檔案管理工作

一是要根據法律和規范要求，設立符合要求的檔案室。目前企業檔案室的設置規范主要是要符合相關安全管理規程，如《浙江省檔案館庫房安全管理規程（試行）》等。具體來講，檔案室要符合“八防”要求，首先要確保檔案資料的安全性;其次要為檔案室采購合格設備，例如符合要求的檔案柜，專業裝訂機、彩色打印機、掃描儀等;再次要采購專業化的檔案文具，如檔案盒，檔案袋和檔案分類紙等。

二是要建立檔案管理制度。要針對檔案的管理、保存、轉移和傳遞等，建立完善的管理制度。如檔案出入登記、檔案安全檢查機制、檔案設施設備情況登記、檔案整理標準等。筆者所在單位，在近些年按照最新的管理規范和要求，整理了近三百份員工檔案，實現了員工檔案的整齊劃一，內容完備。

三是加強檔案人員素質培訓。尤其要加強保密規定的教育，確保各項檔案信息資料不外泄，確保員工個人信息的隱秘性。

3.4 應用信息化技術存放檔案

一是采用掃描、電子存檔的方式，對于現有檔案進行數字化保存。按照建立數字檔案室的標準，根據企業內部實際情況，將關鍵、重要的檔案信息，資料等，以數字影像資料的方式，收集保管起來。

二是采用檔案管理信息化系統。將現有檔案目錄、存放位置統一錄入信息化系統，增強檔案查詢的及時性和便捷性。

4 所在企業的實踐情況

部分國有企業對于人事檔案的管理已經形成了規范化的操作流程，并依據國家相關法律法規和浙江省相關條例建立了較為完善的檔案管理制度，對于公司內部及下級子公司各級人員的人事檔案進行了分級分類管理。并且，部門企業的檔案管理工作也有著與時俱進的特征，不斷根據相關政策、法律法規的變化而進行調整。如根據《干部人事檔案工作條例》加強檔案審核和內容建設，持續推進干部人事檔案工作科學化、制度化、規范化;加強黨員材料的完善補充等。

5 結束語

人事檔案是個人履歷最有效力，最直接的見證。企業加強對內部人事檔案的管理，不僅是員工負責，也是對企業組織自身負責。只有不斷加強企業檔案的規范化管理，提升企業檔案管理水平，才能讓員工檔案得到安全保管，才能讓企業通過人事檔案更為準確的鑒別、認知所屬員工。

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