關于提高事業(yè)單位檔案管理工作效率的思考

葛慶國

摘 要：隨著我國經濟水平的不斷提升，目前我國諸多事業(yè)單位在進行檔案管理工作的過程中仍選擇沿用傳統(tǒng)的檔案管理方式。傳統(tǒng)的檔案管理方式將會極大影響到檔案管理工作的效率以及質量。對于檔案管理相關工作的進行及提升有著不小的阻礙。提升檔案管理工作水平，提高檔案管理工作效率，逐漸受到政府和管理部門的重視，為提升效率發(fā)揮優(yōu)勢，不斷地在加大研究增加投入。

關鍵詞：事業(yè)單位;檔案管理;管理效率;檔案部門

DOI：10.12249/j.issn.1005-4669.2020.26.025

由于歷史及其他原因形成的缺乏對于檔案管理工作最基本認識，對提升檔案管理工作的效率及質量缺乏最基本重視，未能及時認識到檔案管理工作重要性。目前我國事業(yè)單位的檔案管理工作仍存在諸多漏洞，影響到相關事業(yè)單位、部門工作的進行以及發(fā)展。同時檔案管理工作難以在其中發(fā)揮其具體作用，對事業(yè)單位工作進行形成助力。因此，在工作過程中存在諸多問題，直接或間接影響到管理工作效率。

1 加強對檔案管理工作的重視程度 定期進行檔案管理人員工作培訓

事業(yè)單位的檔案管理工作對于事業(yè)單位各個部門之間的工作協(xié)調，以及工作發(fā)展有著極為重要的影響作用。做好事業(yè)單位的檔案管理工作，密切聯(lián)系各個部門單位之間的工作協(xié)作能力，能夠確保事業(yè)單位工作的有序進行。全面提升事業(yè)單位檔案管理工作質量，首先需要提高各個部門管理人員以及從業(yè)人員對于檔案管理工作的重視程度。通過提升體制內部各部門相關人員對于檔案管理工作的重視程度，能夠從根本上提升檔案管理工作的質量以及效率。通過正視檔案管理工作的意義以及作用，從根本上糾正檔案管理工作進行的過程中存在的弊端以及不規(guī)范行為，全面提升檔案管理工作的質量。轉變事業(yè)單位體制內部領導人員對于檔案管理工作的管理理念以及重視程度，能夠規(guī)范事業(yè)單位內部的檔案管理工作的質量，能夠對檔案管理工作進行重新規(guī)劃，對檔案管理工作制定一定的參考標準，加強監(jiān)管管理力度，規(guī)范相關人員在工作進行過程中的行為規(guī)范。確保檔案管理工作的有效進行。檔案管理工作的主體是員工，因此，提升檔案管理工作質量，通過全面提升檔案管理工作人員的專業(yè)素養(yǎng)，優(yōu)化檔案管理人員專業(yè)技能，能夠有效提升事業(yè)單位的檔案管理工作的質量以及效率[1]。

2 建立健全事業(yè)單位檔案管理制度 提升事業(yè)單位檔案管理信息水平

僅僅意識到事業(yè)單位工作過程中檔案管理工作的重要性是遠遠不夠的。對檔案管理工作的管理制度進行一定的完善，通過建立健全完善的檔案管理制度，能夠在檔案管理工作的實際過程中，對檔案管理工作的從業(yè)人員的行為規(guī)范形成一定的限制以及制約。能夠有效確保檔案管理工作的質量以及檔案管理工作的標準能夠得到滿足。由于受到檔案管理工作從業(yè)人員自身素養(yǎng)的影響，檔案管理工作的進行面臨著重重阻礙。因此，建立健全事業(yè)單位檔案管理制度，能夠有效提升事業(yè)單位檔案管理工作的質量。除對檔案管理人員的工作行為制定一定的標準，提升檔案管理人員的工作執(zhí)行效率。還能夠對事業(yè)單位工作進行整體的規(guī)劃以及標準化的規(guī)范，全面確保檔案管理工作的質量。在科學技術高速發(fā)展的今天，互聯(lián)網電子信息技術的利用、普及飛速的提高。事業(yè)單位的工作進行同樣需要信息化管理技術的參與以及創(chuàng)新。隨著現(xiàn)代信息網絡技術的普及以及發(fā)展。僅僅依靠單一的人力檔案管理難以確保檔案管理工作的質量以及效率[2]。因此，提升事業(yè)單位檔案管理的信息水平，全面提升事業(yè)單位檔案管理工作的信息化能力，對于促進檔案管理工作的優(yōu)化以及發(fā)展有著極為重要的影響作用。

3 強化事業(yè)單位部門間的交流合作 確保檔案管理工作質量及準確度

事業(yè)單位工作的進行離不開各部門之間的交流以及協(xié)作，部門間的交流與協(xié)作，能夠使事業(yè)單位工作的有序開展得到有效的保障，極大的降低事業(yè)單位在工作進行與合作的過程中信息孤島現(xiàn)象產生的消極因素，減少信息孤島帶來的負面影響。因此加強各部門之間的交流以及協(xié)作，對于事業(yè)單位的管理工作以及交流合作有著極為重要的作用以及意義。對于全面提升我國事業(yè)單位工作的效率以及質量，實現(xiàn)事業(yè)單位檔案管理工作質量體系的建立以及完善。打破傳統(tǒng)檔案管理工作的限制，促進事業(yè)單位檔案工作管理體系的跨越式提升。檔案管理工作體系的建立能夠全面打破事業(yè)單位部門之間信息孤島的限制，突破信息孤島的影響，全面提升檔案資源管理的效率以及質量。

4 提高事業(yè)單位管理檔案利用價值 提高檔案收集管理工作進行強度

隨著我國社會經濟的發(fā)展，社會環(huán)境的不斷變化，社會背景的不斷演變，傳統(tǒng)的紙質檔案暴露出其諸多弊端，全面顯現(xiàn)出其在檔案管理工作過程中的缺陷。紙質檔案的使用浪費大量的紙張，對于我國可持續(xù)發(fā)展的建設，社會經濟可持續(xù)發(fā)展以及生態(tài)資源可持續(xù)發(fā)展有著一定的消極影響。與我國目前生態(tài)環(huán)保，綠色節(jié)能低碳的環(huán)保理念難以契合。同時，檔案管理工作人員在進行檔案管理工作的過程中，紙質檔案的整理效率較低，工作內容巨大，整理檔案存檔的時間較長。冗長的檔案將會極大的影響到檔案管理工作的效率。同時，紙質檔案對于檔案的查閱以及查找，也將會造成極大的阻礙，加大無端的工作量。難以進行檔案查詢，也將會使得查閱人員由于查閱較難進行，而放棄查閱，最終導致檔案管理工作進行的意義與目的難以實現(xiàn)。全面提升事業(yè)單位檔案管理工作的質量，全面提升事業(yè)單位檔案的利用價值，需要我國事業(yè)單位及相關部門加強對檔案管理與收集工作的管理強度，全面提升對于檔案管理工作的重視程度。通過借助信息化手段，全面提升檔案管理工作的質量以及效率，提高檔案的利用效率，全面促進檔案的使用頻率，實現(xiàn)最初的檔案管理工作的目的以及意義。弱化與輕視檔案管理收集工作的質量以及效率，將會導致檔案管理工作的有序進行，導致檔案管理工作的質量以及效率難以得到滿足。因此，加強對事業(yè)單位檔案管理工作的收集力度以及管理力度，根據(jù)不同類別以及不同時期的角度進行檔案收集，并進行檔案信息的電子化，能夠實現(xiàn)事業(yè)單位檔案的有效管理。

5 實現(xiàn)檔案管理信息技術水平提升 優(yōu)化檔案管理人員專業(yè)技能素養(yǎng)

隨著社會電子信息技術的發(fā)展以及完善，將檔案管理工作與電子網絡信息化技術相結合，全面提升檔案管理工作人員的工作效率，提高檔案的準確性以及調取的高效性，能夠全面促進檔案管理工作的有序進行，使得檔案管理工作以及檔案查閱工作變得更加方便與便捷，全面提升檔案管理工作的效率以及質量。同時，通過實現(xiàn)檔案管理工作的信息化，能夠有效克服傳統(tǒng)檔案管理工作模式所帶來的低效性，加強檔案管理工作的準確性。因此，為確保檔案管理工作人員能夠適應時代發(fā)展趨勢，滿足目前電子信息技術水平的發(fā)展與進步，對檔案管理人員的電子信息技術水平以及能力進行一定的培訓，提升檔案管理人員對于檔案管理工作信息化管理以及錄入能力[3]。對檔案管理人員進行專業(yè)技術能力的培訓以及職業(yè)道德素養(yǎng)的提升，能夠有效實現(xiàn)檔案管理工作的有效進行。通過將事業(yè)單位檔案管理工作現(xiàn)代化以及信息化的發(fā)展與實現(xiàn)，能夠全面提升檔案管理工作的質量以及效率。

6 總結

檔案管理工作的進行以及發(fā)展，直接影響到事業(yè)單位工作能否有序進行。隨著現(xiàn)代科學技術的不斷發(fā)展，互聯(lián)網技術在事業(yè)單位檔案管理工作的廣泛應用。檔案管理工作的效率以及質量有所提升。傳統(tǒng)的檔案管理工作方法及手段難以滿足現(xiàn)階段事業(yè)單位辦公的標準及需求。需要對檔案管理工作的手段進行一定的創(chuàng)新以及改變，全面提升檔案管理工作的效率。

參考文獻

[1]包潔瓊.關于提高事業(yè)單位檔案管理工作效率的思考研究[J].蘭臺內外，2020，No.293，31-33.

[2]徐柳.新形勢下提高事業(yè)單位文書檔案管理工作效率的對策[J].蘭臺內外，2019，No.241，72-73.

[3]馬云霞.新形勢下提高事業(yè)單位文書檔案管理工作效率的對策[J].才智，2018，206.