淺議我市城鄉居民養老保險檔案管理工作的得失

范賢武

摘 要：城鄉居民社會養老保險檔案是指在城鄉居民參保登記、繳費申報、待遇領取、生存認證等業務工作過程中直接形成的具有法律效力和保存利用價值的專業性文字材料、電子文檔、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。可以全面反映參保人履行繳費義務、享受社保待遇的真實情況，是國家檔案資源的重要組成部分。我市為城鄉居保政策第三批試點縣，城鄉居保工作自2011年7月開始實施，截止到目前，參保人員達27萬余人，收集到的參保人員檔案27萬余份。

關鍵詞：城鄉居民;養老保險;檔案管理

DOI：10.12249/j.issn.1005-4669.2020.26.016

1 城鄉居民社會養老保險檔案管理工作的重要意義

1）跟其他檔案一樣具有的意義。社保工作的一個重要原則是記錄一生，保障一生。事關城鄉居民社會養老保險制度改革進程。

2）事關城鄉居民的切身利益。一個參保人從參保登記手續到離退休享受社會養老保險待遇，要經過諸多環節。在辦理參保手續時，首先要采集個人信息，并作為最原始的資料存入個人檔案，其后要不斷繳納保險費、信息變更，劃撥個人賬戶、計算利息等。反映了每一個參保人社保權益的記錄過程。城鄉居民社會養老保險檔案管理的好壞，將直接關系到參保人的切身利益。

3）為參保人省內及省外轉移提供參保繳費情況的證明，及居民與職工養老保險進行流動時，還要保險關系轉移和基金的轉入轉出等手續，這些詳細資料的個人檔案記載，就成了今后社保關系的重要依據。

4）事關經辦部門的工作質量和辦事效率。檔案資料的收集、整理實際上是對業務工作進行有序的梳理和有效的歸納。對已完成的業務工作進行回顧整理、總結，從中找出經驗教訓，將對正在進行或進一步開展的工作提供良好的借鑒和推動。

5）可以為決策者提供準確的各項統計數據，為領導科學決策提供服務，提高辦事效率。

6）發生爭議時，規范完整的檔案是重要證據。

2 當前城鄉居民養老保險檔案管理工作中存在的問題

我市為城鄉居保政策第三批試點縣，城鄉居保工作自2011年7月開始實施，截止到目前，參保人員達27萬余人，收集到的參保人員檔案27萬余份。自城鄉居保政策試行以來，我國城鄉各地都把城鄉居民社會養老保險工作作為當前和今后一個時期的重要的民生工程，廣大城鄉居民也充分認識到了城鄉居保政策是政府為民辦實事、好事的一項好政策。9年來，我市城鄉居民養老保險檔案管理工作取得了長足進步，以下僅以我市為例，談談其中存在不足的地方，主要表現在以下三個方面：

1）檔案資料不齊、不規范。檔案資料不齊一般表現在缺少身份證、戶口冊、銀行卡等必要的復印件。不規范則主要體現為：一是參保人填報的參保登記表等表冊時，項目未按要求填寫完整，身份證、戶口簿等復印件上參保人未簽字確認。二是鄉鎮經辦機構在審核時簽章不全，如未蓋經辦機構公章;必要的填寫項比如日期、經辦人簽字等缺失，甚至有經辦人代替參保人簽字的現象。這類養老保險業務檔案的真實性、有效性就要被大打折扣。如今后有爭議事件發生，不能提供有效的佐證。

2）城鄉居民養老保險檔案管理不規范?？h級經辦機構是城鄉居民養老保險檔案的主體。由于針對城鄉居民養老保險檔案管理未有專門的文件加以規范，縣級經辦往往參照職工養老保險檔案管理辦法相對應來進行城鄉居民養老保險檔案的歸檔整理。但職工養老保險在資料要求上與城鄉居民養老保險有很大的區別，導致檔案資料的分類整理存在不規范的問題，給檔案的查詢及應用帶來困難。不少縣級經辦機構采用一人一袋的方法，不符合檔案分類的原則，又給檔案的歸檔與存放帶來不便。

3）由于縣級城鄉居保部門管理的參保人員檔案數量大，檔案管理難度較大，卻往往沒有成立專門的檔案管理部門，更缺乏專業的檔案管理人員，導致檔案管理沒有規范化、科學化。存在查找不便，檔案缺失等問題，更談不上信息化建設。

3 加強城鄉居民養老保險檔案管理工作的思考

為推動城鄉居保各項工作健康有序發展，充分發揮居保業務檔案的社會價值，為參保人員和社會各界服務，各地區居保中心應把業務檔案規范化管理工作作為基礎工作來抓，結合實際積極探索創新城鄉居保業務檔案管理工作的思路與辦法，我市居保中心主要從以下幾個方面開展：

1）充分認識檔案管理工作的重要性，建立健全檔案管理體制。各城鄉居保中心應認真貫徹落實國家人力資源社會保障部和國家檔案局制定的《社會保險業務檔案管理規定（試行）》條例中關于城鄉居民養老保險業務檔案管理的有關規定和要求，并結合當地實際訂立相應的檔案管理辦法，加強城鄉居民養老保險檔案規范化管理。我市人社局和居保中心高度重視檔案管理工作。居保中心專門成立了信息檔案股進行檔案管理工作，采用請進來走出去的辦法。多次派檔案管理人員到四川省檔案學校培訓。多次請市檔案局和內江市社保局的專家到中心現場指導工作，并到附近兄弟縣區居保中心學習討論。最終結合隆昌市實際，建立一系統隆昌居保特色的檔案管理制度，對檔案整理和借閱利用進行系統性的管理，有效地保護和利用了檔案為參保單位、參保人員和經辦工作服務。

2）加強檔案基礎設施建設。兵馬未動，糧草先行，我市居保中心積極爭取資金，加大投入，按照《檔案法》等法律法規文件要求，加強標準檔案館庫建設，解決好檔案部門硬件設施建設，并為加快數字檔案館建設步伐奠定物質基礎。一方面，應注意加強檔案室的基礎設施建設，具體措施可包括：在檔案室房安裝了滅火消防設施，火災報警系統;配備庫房消磁柜、消毒機、除濕機、空氣凈化器、吸塵器等設備;購置高配置電腦、專業掃描儀、復印機、打印機等辦公設備等。另一方面，加強了檔案管理計算機軟件建設。在走出去過程中，每到一處，都與兄弟單位檔案管理人員咨詢檔案管理軟件的使用情況，最終選定了一款比較適合的管理軟件，并與軟件公司積極溝通，根據隆昌市實際，對現有軟件進行了優化調整，大大提高了檔案管理、查詢、借閱工作的效率。

3）積極開展學習培訓工作。首先加強了中心業務經辦人員和檔案管理人員的培訓工作，縣級居保中心業務經辦人員負責紙質資料完整性和規范性的審查，必須對檔案標準爛熟于心練就一雙火眼金睛。才能在鄉鎮經辦人員上交資料時，針對不完整、不規范的紙質檔案，堅決拒收，在檔案符合標準時才在系統中對相關業務進行復核。業務部門移交檔案到檔案室時，要求按規定提供與紙質資料一致的電子檔案;檔案管理人員對其中不符合標準的檔案資料拒收，并限期整改。其次按照制訂的檔案歸檔規定組織各鄉鎮（街道辦事處）分管領導及經辦人員積極開展與檔案有關的業務培訓，并要求各鄉鎮負責對村（社區）協辦員業務培訓并加強指導。從源頭上杜絕不規范和不完整的檔案出現。

通過以上措施，近幾年我市城鄉居保檔案的完整性和規范性完全達到了相關法規文件的要求。在上級社保部門的檔案檢查和檔案管理部門的檢查中，得到了專家的高度評價。2018年，隆昌市居保中心順利通過了四川省檔案局組織的省級二級檔案館的檢查驗收。

當然也要看到，在科學技術日新月異的今天，檔案電子化、網絡化已成大的趨勢。在保存好紙質檔案的同時，如何將紙質資料電子化，并保證電子檔案的安全，實現相關部門資源共享，是我市城鄉居保檔案管理工作下一步努力的方向。