論高校檔案管理人員的素質現狀及提升對策探究實踐

陳竑良

摘 要：檔案管理在高校教學管理工作中發揮了十分重要的作用和價值，在新時期下，高校檔案管理也迎來了更高的要求和目標，高校必須要明確檔案管理的重要性，并對檔案管理工作有清晰的認識，進而增強管理人員的專業素質和職業素養，全面提高檔案管理的效率，促進高校檔案管理工作的進一步發展和提升。本文分析了高校檔案管理工作的重要性，探究了現階段檔案管理人員素質的現狀，提出了增強其素質的對策。

關鍵詞：檔案管理;素質;工作人員;對策

DOI：10.12249/j.issn.1005-4669.2020.26.011

檔案管理人員的綜合素質會在很大的程度上對高校的檔案管理產生直接的影響，檔案管理工作也并非一成不變的，而是根據高校教育教學的改革、辦學理念的創新以及信息技術的發展等多個方面的因素，不斷的創新和開拓，逐漸強化檔案管理的整體效率并優化管理模式的過程，因此高校提高檔案管理人員的素質具有十分重要的價值。

1 高校檔案管理的重要性

高校的檔案主要是在辦學過程中，對各項教學以及管理工作的記錄，其除了具備普通檔案的特征之外，還具有高校的特色，可以反映出高校的建設以及教育中的各項工作以及發展的狀態等。高校的檔案也凝結了全校師生的努力和成果，其對進一步提升高校的辦學水平具有極大的利用價值。高校檔案的主要內容以學校的教學和管理為中心，包括：文件、音像、資料等，也涵蓋了黨群行政檔案、教學檔案、人事檔案、財務檔案等，因此高校檔案涉及的范圍比較大，涵蓋的內容也比較豐富。

高校檔案管理工作能夠確保檔案的完整性和全面性，能夠對高校發生的事件進行真實的記錄，無論經過多長時間，檔案本身具有文獻的作用和使用的價值，并且不同類型的檔案，還發揮著不同的功能和作用，通過對檔案的開發和利用，能夠對高校的教學和管理進一步提升與完善，因此檔案管理工作就會呈現出舉足輕重的作用。此外，高校檔案管理也秉承著為師生服務的原則，面向各級學院、部門、教師以及學生等提供借閱和查詢等服務，極大的推動了學校的科研工作和教學管理工作。

2 高校檔案管理人員的素質現狀

2.1 思想素質比較低，缺少創新力

在新時期下，雖然很多高校認識到檔案管理的重要價值和作用，也在不斷的優化檔案管理的方式與內容，借助信息技術的手段，開展了數字化與現代化的管理模式，但是從整體上來看，部分高校對檔案管理人員素質的培養和提升有所忽視，使得檔案管理人員的思想認知比較低，對檔案管理缺少清晰的定位，并沒有全面的認識到檔案管理的重要性，因此在管理工作中存在懈怠的心理和消極的心理，部分人員的職責不夠明確，缺少工作的熱情，不會主動的參與到檔案的開發工作中，單純的將檔案管理作為賺取經濟收入的來源，因而影響了檔案管理工作的進一步提升和發展。其次，現階段部分高校的檔案管理人員缺少創新意識，管理觀念依然沒有轉變，加上很少自覺學習，外出交流的機會也比較匱乏，因此很多檔案管理的新理念與新思路難以得到全面的應用，管理人員的思想素質和創新能力比較低就會直接對檔案管理工作的水平產生影響。

2.2 專業知識比較薄弱

近年來，很多高校檔案管理中吸收了大量的本科或者?？茖W歷的人員，但是碩士、檔案專業畢業的人員相對比較少，很多檔案管理人員缺少專業的檔案管理知識，對高校檔案管理的內容、性質以及流程等沒有完全的掌握，因此在工作中處理問題的能力比較低，業務水平提升也相對比較緩慢。同時由于檔案管理人員的專業素質比較低，就會導致很多新的方式與技術難以在短時間內得到推廣和應用，這就會對高校的檔案管理質量造成極大的阻礙，更不利高校檔案的進一步開發和利用。此外，現階段在部分高校的檔案管理中，部分人員的年齡相對偏長，對計算機地應用和操作不夠熟練，依然使用人工操作或者手工檢索的方式，而部分較為年輕的檔案管理人員缺少管理經驗，難以全面性的掌握檔案管理的各項事宜。

2.3 人員流動性大

由于長期以來，很多高校對檔案管理工作缺少重視，為檔案管理人員提供的學習和進修的機會比較少，加上專業的檔案管理人員比較缺乏，并且受到編制等各方面因素的影響，使得一部分工作人員為兼職，對高校的檔案管理缺少歸屬感，管理意識相對比較薄弱，使得其奉獻精神和責任感比較缺乏，這也就會出現檔案資料搜集不齊全，分類項目不明確，歸檔不科學等情況。其次，從整體上來看，高校檔案管理人員的工作待遇相對比較低，并且發展的前景也相對比較狹窄，這就使得檔案管理人員的流動性比較大，有些人員將檔案管理工作僅僅作為“跳板”，有機會就會調到其他部門或者從事其他工作，難以將個人的發展目標與高校檔案管理工作的開展目標緊密的結合起來，這就在很大的程度上影響了高校檔案管理人員整體素質的提升。

3 高校檔案管理人員素質提升的對策

3.1 加強素質教育，構建培訓機制

在高校教學管理體制改革的不斷深入下，高校要積極推進對檔案管理人員的素質教育，構建出完善的教育培訓機制，讓培訓和教育能夠常態化，貫穿于高校檔案管理的始終，提升管理人員的綜合素質。首先，在思想素質方面的教育中，高校可以定期組織開展檔案管理的座談會以及研討會等，在其中滲透職業素養、職業信念等內容，讓檔案管理人員能夠對高校的檔案管理工作有高度的認識，明確管理的目標和方向，認識到工作的重要性，鼓勵其積極不斷探索，積極進取。

其次，高校還應該創新培訓的手段和模式，除了要定期組織學習活動之外，還可以有效的利用信息技術，通過手機APP、微信公眾號、微博等平臺，將培訓的內容設置為圖文并茂或者視頻的方式，讓檔案管理人員可以利用手機隨時隨地的觀看和學習，也可以打造檔案管理培訓的專項模塊，加大培訓經費和投入，滿足檔案管理人員學習和進修的需求，同時在培訓之后還應該完善考核制度，在以往的培訓后，大多會輕視考核，使得培訓工作流于形式，并沒有發揮實際的作用和價值，因此高校在檔案工作人員的培訓之后，應該通過對應的考核項目，對培訓的成果進行審查，評選出“最佳人員”“優秀人員”等，并將其與績效考核相掛鉤，進而激發檔案管理人員的學習熱情。

3.2 強化員工的專業素養

高校在檔案管理人員素質提升的過程中，還應該對其專業素養加以提升，主要可以從人才的引進和檔案管理專業技術的學習等方面開展。首先，從人才的引進方面，高校應該結合檔案管理的屬性以及特征等，設置清晰的檔案管理人員引進規劃，通過公開招聘，筆試以及面試等考核模式，吸收具備創新能力和專業素養的人才，不僅要熟練的掌握高校檔案管理的專業知識，同時還要對《檔案法》等相關的法律法規有全面的學習和認識，進一步提升檔案管理工作人員的學歷層次與專業素養。其次，在專業素質提升的過程中，還應該拓展檔案人員的知識面，有效的將計算機知識、信息化檔案管理等內容結合起來，讓檔案人員能夠熟練的應用計算機技術，并構建出適合高校檔案管理的數據庫，對檔案進行合理的分類與歸檔，同時通過數字化的模式，提高檔案的搜集、檢索、查詢以及借閱等效率。

此外，高校的檔案管理工作并非由檔案部門獨自完成，還需要檔案人員積極搜集并整理學校各部門的檔案和信息，將其統一的整合起來，這樣才能確保檔案的完整性，為以后檔案的開發和利用奠定基礎。因此，高校還應該提升檔案人員的交際能力、表達能力、文字書寫能力等，并能夠精通在高校檔案管理中的各個流程以及環節，包括：收集、整理、儲存、鑒定以及統計等，這樣高校的檔案管理工作才能得到進一步的發展。

3.3 自主學習，積極創新

創新已經成為時代發展的主體，在高校檔案人員的素質提升過程中，高校不僅需要高校加強重視，同時也需要檔案人員自主學習和不斷的提升自我，完善自我，將高校檔案管理工作的目標與自我的發展方向以及目標緊密的結合起來，明確崗位職責，樹立高度的責任意識，形成奉獻精神，積極創新，勇于探索，為高校的檔案管理工作增添活力。在新時期下，高校的檔案管理工作有了新要求，也迎來了新挑戰，檔案管理人員必須要不斷的學習新理念和新思路，為檔案管理工作增加新元素，轉變落后的管理模式，這樣檔案管理工作的效率也質量才能夠得以提升。其次，檔案管理人員要深入對高校檔案管理的研究和探索，利用信息技術的優勢，不斷充實檔案管理的新知識，準確把握高校檔案發展的趨勢和特色，構建出具有個性化以及針對性的管理計劃與內容，并積極挖掘高校檔案中的利用價值，為高校決策和管理工作提供科學的參考依據，進而切實發揮出檔案管理工作的最大價值。

此外，高校要積極推進數字化檔案管理的構建，引導檔案管理人員積極學習新技術，加快紙質化檔案管理向數字化管理的推進，同時還可以派遣檔案管理人員到國外或者其他高校學習先進的管理經驗和技術等，然后結合本校的檔案管理動態以及特色等，構建出適合的數字化檔案管理體系，這樣不僅能夠增強高校檔案管理的信息化率，同時還可以讓檔案管理人員有極大的交流和提升的空間，為檔案管理人員提供了更多的進修和學習的機會，滿足了新時期下，高校檔案管理創新的需要。

3.4 優化薪資待遇，穩定人員結構

高校在提升檔案管理人員素質的過程中，還應該增強其歸屬感與榮譽感，讓其能夠對高校的檔案管理工作有高度的認同感，進而積極的參與到檔案管理的創新和優化中，增強工作效率，提升管理的水平。首先，高校應該優化檔案管理人員的薪資待遇，通過實施多元化的績效考核模式，對檔案管理人員的實際工作效率、思想認知、工作態度以及工作方法等多個方面進行考核，并將其與薪資水平相結合，激發工作熱情。其次，高校還應該穩定檔案管理人員的結構，防止人員的流失，高校的領導層要積極與檔案管理工作人員進行交流，明確其在檔案管理中遇到的問題或者面臨的困境等，及時幫助其加以解決，進一步壯大檔案管理隊伍，鼓勵檔案管理人員釋放更大的價值。此外，高校還應該鼓勵各部門積極配合檔案部門，完成檔案的搜集和整理工作，及時將學生的資料、學校的教學管理以及科研項目中出現的檔案信息，移交給檔案部門，通過各部門的配合，提升檔案管理的效率，檔案管理人員結構的穩定，更有助于增強人員素質，強化工作能力。

4 結束語

隨著信息技術以及經濟水平的不斷提升，高校檔案管理工作也要積極創新和完善，滿足新時期下高校檔案管理的新要求，因此高校就要加強對檔案管理人員素質的培養和提升，通過設置多元化的培訓活動，形成常態化的培訓體系，將思想認知、專業技能、工作職責等多個方面的內容，都涵蓋到培訓項目中，從多角度和多領域提高檔案管理人員的綜合素質。此外，檔案管理人員也要積極學習、不斷的創新，提升自身的業務水平，明確崗位職責，熟練的掌握信息技術，并將其有效的應用到檔案管理中，進而強化管理效率。

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