淺析企業文書檔案管理的問題及對策建議

楊芳

摘 要：文書檔案管理工作是我國企事業單位日常經營和業務管理的重要內容，針對文書檔案管理中存在的問題，提出文書檔案管理工作的改進對策，在全面系統梳理企業文書檔案管理工作問題的基礎上，制定和運用適當策略，調整優化企業文書檔案管理工作，使企業文書檔案資料發揮最大優勢和使用價值。

關鍵詞：企業文書;檔案管理;問題;對策建議

DOI：10.12249/j.issn.1005-4669.2020.26.008

1 文書檔案管理工作存在的問題

1.1 文書檔案管理工作人員問題

第一，企業文書檔案管理人員分配不當。文書檔案管理工作在企業日常工作中并不占據核心地位，所以，難以在企業經營發展過程中得到高度重視。文書檔案管理工作中，僅安排和調配一般管理崗位工作人員完成相關工作任務，沒有招聘專業的文書檔案管理人才，這在一定程度上影響和制約了企業文書檔案管理工作的專業性和規范性發展，對企業的壯大發展也產生了一定的影響。第二，企業文書檔案管理工作人員的招聘和錄用不當。受各種因素的影響，我國部分基層企業組織開展文書檔案管理工作時，在人員招聘過程中出現了問題，無法切實考察招聘對象的專業能力及綜合素質水平，導致企業的文書檔案管理隊伍在專業能力和綜合素質方面存在一定的不足，影響了企業文書檔案管理工作的整體質量。第三，文書檔案管理工作人員的專業素質較低。現代科學技術快速發展，企業文書檔案管理工作也發生了深刻變化，這對企業文書檔案管理工作人員的專業能力和綜合素質提出了更高的專業要求和技術要求。但是，受多種因素影響，我國部分企業的文書檔案管理工作人員依然沿用傳統的手工檔案管理操作模式，未能在文書檔案管理工作中合理運用現代計算機設備和辦公軟件，導致文書檔案管理工作成效不高。

1.2 文書檔案管理工作資金投入不足

現代企業在開展文書檔案管理工作過程中，未能投入充足的資金支持，使得文書檔案管理工作無法配備數量充足的專業人員和專業設備，影響了相關工作的質量和效率。

1.3 文書檔案管理工作重視程度不夠

由于文書檔案管理工作不能為企業創造直觀的經濟效益，因此部分企業領導對文書檔案管理人員不夠重視，未能充分認識到文書檔案管理工作的重要性，未能結合企業實際開展文書檔案管理工作，沒有為工作人員配備必要的技術設備，工作環境較差，嚴重影響了我國現代企業組織文書檔案管理工作的現代化發展。

2 做好企業文書檔案管理的建議

2.1 完善文書檔案管理機制

企業文書檔案必須服務企業改革發展、經營管理、技術創新、項目開發。企業要構建完整有效的文書檔案管理制度，完善文書檔案管理體系和工作機制建設，注重文書檔案管理與企業可持續發展相結合，形成良好的文書檔案管理格局。

1）完善文書檔案工作管理體系。企業要加強文書檔案管理工作的組織領導，貫徹落實國家檔案局和國資委有關檔案管理規定和工作要求，確定文書檔案工作管理部門，完善文書檔案管理工作體系，做好文書檔案分級管理，做好文書檔案階段性規劃和推動計劃，加大對子、分公司文書檔案管理工作的指導和協調力度，配備相適應的文書檔案崗位、辦公場所和軟硬件設備。2）建立和完善文書檔案規章制度。企業應當根據國家和地方有關檔案管理的法律法規和規章制度要求，盡快建立和完善內容完善、便于操作的檔案規章制度體系，實現統一領導、統一標準、分級負責、逐級監督，規范企業的檔案管理責任、歸檔范圍、收集整理、移交、保管、借閱等內容，并做好制度的落實。3）健全文書檔案管理考核體系。做好企業文書檔案管理，需要有良好的文書檔案管理考核體系進行支撐。企業文書檔案管理部門應當通過不同形式對系統內企業文書檔案工作進行檢查和考核，系統內各級企業應將文書檔案工作作為業績考核的一項內容。建立健全文書檔案工作考核體系，通過考核評價和監督檢查，促進文書檔案工作有序開展。

2.2 完善文書檔案的日常工作機制

1）做好文書檔案的全面管理。制定企業內部文件材料歸檔范圍表，并要求按照歸檔范圍表全面收集和整理文書檔案。企業上下級之間、內部各部門之間應重視和支持檔案工作，密切配合，互助協作，保證文書檔案的完整和全面。2）遵循文書檔案管理的標準規范。企業應當按照國家有關檔案管理的法律法規和企業內部的檔案管理制度，嚴格按照標準規范進行文書檔案的管理，對文書檔案應及時歸檔、規范整理。紙質檔案和電子檔案要做到對應和統一，電子檔案的收集和管理要嚴格按照國家有關規定和標準執行。3）加強文書檔案的安全管理。企業要重視文書檔案的安全，配備符合安全標準的檔案存放場所，涉密文書檔案存放要符合相關保密規定，電子文書檔案要及時在光盤或專用移動硬盤上進行備份。要建立健全文書檔案安全機制和應急措施，利用和查找檔案要嚴格履行審批程序，做好涉密檔案的保密工作。4）提升文書檔案管理的信息化水平。企業要改變文書檔案的傳統管理方式，加強文書檔案信息化建設，將文書檔案信息化和電子檔案管理納入企業信息化發展規劃，利用信息化手段提高文書檔案管理的質量和效率。要管理和維護檔案管理系統，實現檔案管理系統與辦公軟件系統的有效關聯，有計劃地開展企業文書檔案的數字化工作，充分利用信息技術手段提高文書檔案資源的利用效率，有利于檔案資源的共建共享。

2.3 加強文書檔案工作的基礎保障

1）保證文書檔案的資金投入。企業要保證文書檔案設備購置維護、信息化開發、安全保密、宣傳教育等方面的資金投入，特別是要加大文書檔案信息化建設和檔案庫房的資金投入，有效保障文書檔案管理工作的開展。2）強化文書檔案硬件保障。企業要配備符合要求的檔案存放場所，配備檔案存放設備，配備檔案管理需要的計算機、存儲設備、打印機、掃描儀等，從硬件上確保檔案管理工作的有序順利開展。3）強化文書檔案管理隊伍建設。企業要加強文書檔案的隊伍建設，加強人才引進和培養，建立相應的激勵機制。要注重文書檔案管理人員的專業知識培訓和信息化技術培訓，提高文書檔案管理的現代化水平和綜合素養，確保高效、高質地開展文書檔案管理工作。

2.4 充分挖掘利用文書檔案的價值

1）提高文書檔案的價值意識。文書檔案記錄著企業的歷史進程，客觀地反映了企業在領導決策、經營管理、問題處理、研究開發等方面的過程和成果，是企業資產的重要組成部分。企業文書檔案管理者要充分認識文書檔案資源的重要作用，提高責任意識，樹立檔案價值觀，做好檔案管理工作，更好為企業改革發展創造價值。2）充分挖掘和利用文書檔案的價值。企業應當利用信息化手段，努力開發檔案信息資源，充分挖掘檔案價值，為企業經營管理、改革發展等中心工作服務。充分發揮檔案在管理提升、盡職調查、審計監督、巡視巡察、文化宣傳、展覽展示等方面的價值和效能。

3 結語

近年來，我國文書檔案管理工作的總體質量呈現持續下滑趨勢，導致我國部分企業日常業務運作效率難以得到有效提高，這在一定程度上對我國企業的現代化發展造成了阻礙和限制。為明確文書檔案管理工作的具體內容，提升文書檔案管理工作的有效性，應積極針對工作流程開展規范化、正規化、模式化調整，確保文書檔案資料能夠在企業經營運作中發揮高效、便利、規范的應用價值。

參考文獻

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