企業檔案管理數字化與知識管理結合的路徑探究

王信

摘 要：隨著數字化時代的到來，信息傳遞的速度加快，導致信息紛雜，混亂。因此為方便查詢與保存，要充分利用信息化技術實現檔案管理的數字化，知識管理的自動化，體系化。企業檔案涉及其發展經驗，歷史等重要資料，為企業日后的進步提供借鑒性意義。傳統的檔案主要以紙質版為主，容易受到外界因素的影響，而破損污染，不利于工作人員保存。信息化技術可滿足長久存檔的需要，現已成為企業檔案管理的趨勢。

關鍵詞：企業檔案管理;知識管理;路徑探究

DOI：10.12249/j.issn.1005-4669.2020.26.007

隨著社會主義市場經濟的發展進步，社會各行業內的個體企業數量激增，企業同質化問題嚴重，市場競爭加劇。為在社會大潮中占據一席之地，企業要重視知識經濟的作用，大力推動核心技術的研發。因此，知識管理是現階段企業競爭力提高的關鍵，有助于其實現可持續發展的目標。同時知識管理與企業檔案管理相輔相成，企業檔案管理采用數字化的方式，可以為知識管理的提升提供保障。綜上本文旨在對企業檔案管理的數字化和知識管理進行分析討論。

1 企業檔案管理現狀

在知識化經濟成為社會發展主要動力的今天，企業只有不斷進行核心技術領域的研究，才能在嚴峻的市場競爭中立于不敗之地。由于缺乏高技術人才導致企業的檔案管理工作長期停滯不前，工作人員對檔案管理工作的認識程度不足，忽視檔案的重要性使得部分檔案已經丟失或失去利用價值。企業的資金儲備不足，導致無法及時進行技術升級，先進設備的引進以及人員培訓。檔案管理方式的落后，令知識經濟在企業內部沒有生存的空間，在長期的發展中缺乏有效的精神支撐，員工因對企業的發展歷史了解較少，對企業的真正所需和發展方向沒有正確的認識與導向。只有企業檔案管理數字化與知識管理相融合才能，在不斷發展中探索出適合自身的路徑。

2 建立檔案庫，進行數字化管理

企業的檔案管理是企業工作中的關鍵一環，只有不斷的進行歷史回顧，才能發現自身的不足，結合現階段的發展現狀形成下一階段的規劃和目標。傳統的檔案管理以紙質檔案為主，既不方便管理保存，也不利于后期信息的找尋，因此將會降低企業的實際工作效率。企業要積極利用，時下最先進的數字化技術建立電子檔案庫，做好企業歷史，發展階段特點，技術革新的記錄工作。

例如針對目前檔案管理人員缺乏專業素養，檔案管理工作模式落后的問題，企業應從兩個方面入手，對現有在崗人員進行技術培訓，吸引高新技術人才入駐，開源節流同步進行。首先，在開源方面企業與當地院校進行合作，即院校為企業提供人才，企業為院校的研發提供資金支持。其次在節流方面，還應對企業內現有的工作人員進行集中培訓。通過定期開設電子檔案管理的專業課程，編寫操作規范的方式，提高員工的專業素養和能力。將企業的基本信息錄入到電子系統中，變成數字代碼進行長久保存。不同的發展階段，企業都可以進行檔案的調出，總結不足形成下個階段的績點任務。

3 重視知識經濟發展，堅持知識共享

在知識經濟不斷發展進步的今天，企業要想在市場競爭中占據一席之地，就要有自己獨特的核心技術。為適應激烈的市場競爭，企業要加大對核心技術的探索，形成有自己特色和優勢的發展道路。企業也應該利用檔案管理，分析自身的不足，總結經驗教訓，為知識經濟的進步提供借鑒。統一領域內的企業應積極開展合作，進行知識共享在合作中進步。

例如，企業要改變傳統的檔案管理模式，采用數字化技術建立電子檔案庫。企業引進先進的電子檔案管理系統，并成立專門的檔案管理部門制定檔案管理的工作規范，細化管理工作。將企業基本信息如成立時間，歷代管理者，發展階段，增獲得的榮譽等內容錄入到電子檔案庫中，實現檔案管理工作的數字化和智能化，與原有的紙質檔案管理相比，更加方便管理并可以實現永久保存。要對電子檔案庫實現進行分類標準和檢索設置，在投入使用后輸入的檔案會被依據不同的標準自動分類匯總，員工在后期使用時僅需進行簡單的檢索，就可以直接調出想要的信息，適應了快節奏的社會發展現狀。統一領域內的企業還要積極進行知識共享。管理部門要進行技術的轉型升級，建立行業內部的信息技術交流系統，既有利于進行統一的管理，又可以方便企業技術交流，相互學習共同進步。各企業要派出技術人員進行網站的建立和后期的維護，提高交流網站的防御和數據處理能力防止黑客的惡意入侵。定期對交流網站的設備進行檢查包括服務器，交互器等。為網站的安全性和穩定性提供保障。

4 以市場為導向，進行技術升級

我國的社會主義市場經濟已經進入到一個新的發展階段，呈現出市場經濟一體化和生產長期處于較低等級的現象，不利于經濟社會的發展和企業的技術升級。目前，企業尚未對自身的核心技術實現完全掌控，仍需要大量的人才技術引進，加大了成本的投入。綜上，企業為實現自身的長足穩定發展應堅持以市場為導向的技術升級，調動本企業內部的研究人員進行核心技術的研發。增強企業的市場競爭力，提高經濟效益。

例如，企業要與當地高校達成合作關系，實現雙贏。企業成為高校的實習基地，在此過程中進行人才的積累。通過為實習生提供當地戶口，優惠政策，住房工作等優厚的條件，吸引學生在實習期間與企業簽訂勞動合同，留住有利于自身發展的高技術人才，減少技術人才的引進費用。其次，企業為高校的課題研發提供資金支持，以實現新興技術的優先使用的目的。最后，企業還可以將企業歷史作為員工實習課程培訓中的一項，教授員工如何使用電子檔案庫檢索自己需要的信息，了解企業的發展歷史，將其作為督促自己認真工作為企業發展奉獻的精神支持。

5 以市場情報為方向，優化企業檔案管理

市場情報對于企業經營有著無可比擬的重要作用，可以說，市場情報能夠讓企業對自己產品所需要投入的市場有著充分的了解，企業也應該根據市場情報進行生產和經營，盲目的生產和經營將會對企業的發展埋下隱患。需要注意的是，企業在建立檔案管理數字化和知識管理結合的融合當中，也不能夠對市場情報進行照單全收，而是應該有取有舍，最大化精簡情報，建立數字化檔案管理機制，優化企業檔案管理。并在建立融合的過程中做到知識管理相結合，這樣才能夠最大化利用市場情報促進企業實際經營。

例如，企業在建立市場情報檔案時，應該有效參考當地發展水平和當地需求層次，并對本行業的龍頭企業和平均水平有所了解，參考這些有效數值建立五年之內的經營檔案，并與本公司的實際經營檔案進行對比，了解本公司所存在的不足，依照國內外先進經驗進行優化。在企業檔案管理方面，要著重的深化對檔案的數字化分析，檔案工作應該以收集未開始，以分析為工作重心，以提出經營方案和經營方向為主要目的，因此企業應該利用大數據方式對檔案內所涉及的數據進行橫向對比和縱向預測，不斷促進檔案管理在實際經營中發揮最大價值。

6 總結

檔案管理工作為知識經濟的發展提供經驗積累，為企業的進步提供路徑導向。但是由于檔案管理工作在我國處于初級階段，企業的技術水平仍停留在紙質檔案階段，導致檔案遺失，利用價值不高的問題嚴重，同時面對經濟一體化的時代浪潮，部分企業還沒有達到對核心技術的掌握。綜上企業要通過重視檔案管理，融合數字化技術，堅持知識共享來實現自身的長足穩定進步。

參考文獻

[1]顧辛.知識管理在現代企業檔案管理系統建設中的應用[J].科教導刊（電子版），2018，000（008）：263-263.

[2]牟松會.信息時代背景下知識管理與檔案管理的互動效應探討[J].現代國企研究，2018，No.132（06）：144.