5G 時代云計算對我國電子文件管理的優化路徑研究

■許 茹

云計算概念自2006 年首次提出后便迅速引起了各界的廣泛關注并在社會各領域得到普及推廣，它是一種利用互聯網實現隨時隨地、按需、便捷地訪問共享資源池（如計算設施、存儲設備、應用程序等）的計算模式[1]，與傳統的網絡環境有著完全不同的特點,云計算在服務模式與技術應用上的創新理念，為電子文件的創新管理提供了—個全新的手段。隨著5G 通信網絡的商用化，其具有的超強移動寬帶、超低時延通信和超大容量的網絡連接等特點，為以大數據、移動互聯網、區塊鏈、人工智能等為代表的新一代信息技術帶來全新的發展機遇，這也在一定程度上有效推動了云計算在電子文件管理中的深度應用。

一、5G 時代云計算下優化電子文件管理的必要性

美、英、澳等國相繼出臺“云優先”戰略，以支持云計算在政府部門的推廣應用。2019 年，“人工智能技術在基于云平臺多媒體檔案資源利用中的應用研究”被列入國家檔案局科技項目計劃。2020 年，我國國家檔案局科技項目立項選題指南中明確將云計算等新技術在檔案管理中的作為項目申報內容之一。隨著政府部門業務系統逐漸云化，海量業務活動數據（含文件）在云端生成、存儲。因此，文件檔案管理部門出于降低建設成本、提高管理效率的考量，越來越多的電子文件管理系統和數字檔案館系統遷入云端。無論文件是在云端“被動”生成，還是檔案機構主動將其推入云端，云平臺已經成為電子文件管理的技術環境[2]。但是云計算背景下，電子文件所面臨的安全風險遞增，保障其真實性、完整性、可靠性的任務更為艱巨[3]。

筆者分別以“云計算”+“電子文件”和“云計算”+“檔案”為篇名，在中國知網文獻數據庫進行高級檢索，期刊類別限定為核心期刊，檢索時間為2020 年4 月22 日，共檢索出相關中文文獻198 篇，文獻發表時間從2011 年到2020 年，說明我國學術界對于云計算和電子文件的研究時間較早，而且一直是我國檔案業界和學界關注的熱點和重點。5G 通信網絡的興起，區塊鏈、人工智能等信息技術的日漸成熟為云計算背景下電子文件管理工作的發展帶來新的機遇。因此，筆者對新技術背景下云計算對我國電子文件管理工作的影響進行探究具有重要意義。

二、5G 時代云計算對電子文件管理造成的挑戰

（一）安全問題

5G 通信網絡的進一步落地，4G 網絡對于云計算的技術限制得到突破，云計算的傳輸速度更快，存儲空間更大，極大地改進了電子文件管理方式和模式，實現電子文件從客戶端服務模式到云端服務模式的轉變，同時也強烈地沖擊了電子文件的傳統安全管理機制。大環境中私有云、公有云混雜在一起，這樣不僅有泄密的危險，電子文件元數據能否實現完整保存更是堪憂。如果面臨病毒攻擊，云平臺也無法及時提供預警響應及災備恢復機制，有效保障電子文件的安全性。如果不注意完善整個領域標準，那么對于電子文件而言，上述這些挑戰將未來變成最大的威脅。此外，云計算本身發展并不成熟，云計算安全事件不斷挑戰著公眾對云計算的信任底線。2018 年，騰訊云發生故障直接導致北京一家創公司數據全部丟失，2019年，阿里云出現兩次較大規模的宕機故障導致多個APP 和網站陷入癱瘓狀況[4]。這些安全事件都充分說明云平臺目前存在巨大隱患，所提供的云服務不能達到長期性和穩定性的目標。最后，技術是把雙刃劍，技術是形式，人才是維護電子文件安全性的核心因素。作為電子文件的形成者和云平臺的使用者，如果自身不具備較強的信息安全意識，那對于云計算背景下的電子文件管理將是巨大的潛在風險。因此，“5G+文件云”管理模式推廣應用的當務之急是做好電子文件的安全保障工作。

（二）遷移問題

云計算背景下的數據遷移是指將電子文件從一個云存儲服務中取回再移到另一個云服務中的過程[5]。云存儲是云計算技術在網絡存儲領域的延伸，是在線存儲與分布式計算的重要突破，云存儲為電子文件提供了新的存儲與管理環境，但是由于云存儲服務目前正處于發展階段，云計算平臺的快速更新與電子文件保存所需要的相對穩定的系統環境存在沖突，云平臺在可移植性、互操作性方面還缺乏統一相關標準，云存儲服務商之間保證數據與業務可移植的工具、過程或標準的數據格式和服務接口目前并不成熟。因此，將現有電子文件遷移至云存儲平臺中，必然面臨一定的挑戰。不同云存儲平臺的不可兼容性使得用戶數據和業務難以相互遷移，不同供應商所采用的加密和傳輸機制普遍存在差異性；電子文件在遷移過程中是否會存在數據丟失、篡改、泄露等風險也是需要考慮的問題，涉密的敏感文件一旦受到危及，就有可能造成不可挽回的損失；除此之外，有些云服務商出于自身利益考慮，往往不愿意為用戶的數據和業務提供可遷移能力，云服務商的服務合同條款一般不會直接規定用戶是否可以遷移數據，或以高額遷移費用等手段限制用戶遷移數據[6]。

（三）侵權問題

云計算背景下電子文件極易造成知識產權侵害和個人隱私泄露的侵權事件。首先是知識產權侵害。云存儲服務商提供了文件分享功能，這些功能常被用于違法行為。如，一個本來受版權保護的電子文件通過云平臺的分享功能，可以在很短時間內以分享的名義被很多用戶下載，不知不覺中侵犯了電子文件所有者的知識產權；由于云存儲數據文件量巨大，使得服務商的管理難度增加，同時，盡管服務商有管理措施，但通常比較滯后，一旦發生大量傳播某一侵權作品的侵權行為，即使對云服務器上數據進行刪除，仍有大量已經下載的用戶通過改名、改格式等方式再次上傳進行分享傳播，使得知識產權保護的難度加大[7]。其次，用戶隱私泄露問題。用戶數據存儲在云端，云服務商在沒有第三方監管的情況下可能會通過出售用戶個人信息而借此牟利，非法用戶可利用云計算的強大計算能力對含有用戶個人隱私的電子文件進行分析進而獲取用戶隱私，而云服務商在受到攻擊之后為了逃避責任甚至不會向用戶發出提醒[8]。因此對用戶隱私的保護是云環境下電子文件管理健康發展亟待破解的困境。

（四）制度缺失

法律制度和管理規范相對于技術發展和應用的速度來說是相當滯后的。首先，就法律制度而言，云計算背景下的電子文件管理的法律保障相當薄弱，電子文件法律約束力尚未得到明確規定。雖然當前我國的《檔案法》《證券法》《合同法》《稅法》等均對電子文件有相關闡述，但是規定得還不夠具體，使得立法方面還存在“論述含糊、責權主體不明”等問題，特別是對云計算背景下的電子文件的管理工作并沒有涉及[9]；此外，目前市場上云服務商良莠不齊，部分云服務商甚至為了自己的利益在服務終止時不歸還用戶的存儲數據，導致糾紛出現，國家尚未制定規范云服務商的法律制度和行業標準，也沒有對云服務商的資質進行審核的具體機制[10]；當云服務商侵犯用戶權益時，用戶也沒有具體的救濟途徑和法律條例保障自己的利益，這極大制約了云計算在電子文件管理工作中的深度應用。

三、5G 時代電子文件管理工作的優化路徑研究

5G 時代，云計算在我國電子文件管理工作中的應用將會有更加廣闊的發展前景。因此，筆者從意識維度、法治維度、技術維度和人才維度四個方面探析云計算背景下電子文件管理工作的優化路徑具有一定指導意義。

（一）意識維度：創新電子文件管理理念

思維決定作為，思維決定出路。云計算帶來的變革不僅僅涉及技術方面，也是對電子文件管理固有思維的一種突破。創新電子文件管理理念能夠有效推進云計算在該領域中得以深度應用。

1.共享理念

多租戶資源共享是云存儲的特征之一，其基本含義是通過數據隔離機制和虛擬化技術實現多個用戶能夠共享云平臺的物理資源或虛擬資源云技術革新了電子文件管理者的觀念，提供了一種共享的概念[11]。檔案機構之間通過云計算模式共同構筑檔案信息共享池，有效避免“信息資源孤島”現象的出現。大數據時代的到來以及數字媒體和共享經濟的興起，電子文件共享理念已經成為檔案部門乃至整個社會的共識，電子文件只有得到開發利用才能實現其價值，電子文件的“重藏輕用”不可能帶來真正意義上的安全。基于云計算的電子文件共享模式有效實現了電子文件的增值。5G 時代，依托大數據、區塊鏈等技術建設成電子文件共享云體系，開展電子文件云服務是推動電子文件管理工作縱深發展的重要機遇。

2.綠色理念

2016年6月，國家檔案局局長李明華曾提出要“把綠色作為檔案事業永續和諧發展的重要戰略”。云計算可以說是順勢而生的一種新興技術，符合當下低碳經濟的理念，具有虛擬化、共享化的特點。云計算對于電子文件綠色化管理起到不可或缺的作用。云計算為電子文件提供了新思路，大大降低了文件管理成本。例如，美國一些檔案管理部門將檔案保存在數據中心，這樣可以省下管理檔案的費用。“5G+云模式”因為環保優勢風靡市場，為公眾提供了可以多次或無限次使用的基礎設施即儲存空間，大大加快了電子文件獲取速度，對于人力、物力的節省有很大作用；云技術相比傳統的電子管理，為文件持有者提供了更多選擇，也給予了他們更強的控制感，因其操作簡易方便，在專業管理方面擴大了使用范圍[12]。

3.智慧理念

隨著智慧中國、智慧城市，智慧檔案館等戰略的推行，以及5G、云計算、大數據等信息技術的發展，檔案機構逐漸樹立電子文件的智慧化管理理念。邊緣計算作為云計算的延伸和發展，彌補了云計算的眾多優勢。黃新榮基于邊緣計算提出“云邊模式”[13]，在“云邊模式”下，電子文件不僅可以高速實現跨區域、跨行業共享，而且信息分析的精度增加，可以提供專門的數據搜索、數據分析、數據聚合、數據優化等專門數據服務。智慧理念指導下的電子文件管理能夠精準識別用戶需求，使用戶希望能在合適的時間段以最快的速度獲得精準的信息推送和實時的信息動態，提高電子文件利用工作的效率和質量，實現電子文件的“智慧收集、智慧管理、智慧存儲、智慧利用”。

（二）法治維度：推進立法體系的構建，保障電子文件法律效力

1.加強與國際標準接軌

首先，相關標準需要動態調整。隨著不同信息技術在電子文件管理工作中的應用，相關標準的應用對象、范圍等發生了變化，這就要求重新修訂標準。職能部門著眼于電子文件管理工作的現實，動態調整電子文件的相關標準是云計算背景下做好電子文件管理工作的重要途徑之一。其次，相關標準需要與國際接軌。檔案機構要嚴格按照《電子文件管理指南》的要求，做好與 ISO15489、D5015.02、ICA 等國際標準的對接；此外，標準的制定需要有階段性。在電子文件的形成階段，建立甄別、封裝等技術標準；在電子文件的存儲階段，建立云計算容錯、容災、封裝技術標準以及記錄、銷毀標準；在電子文件的使用階段，建立檢索、挖掘、共享、安全等技術標準。通過技術標準的系統制定和及時出臺，保障云計算背景下的電子文件的原始性、真實性，從技術標準層面形成對云計算背景下實現電子文件法律效力的支撐。

2.完善法律制度和管理規范

法律體系的完善程度，法律出臺的及時與否，這些都直接影響著云計算在電子文件管理工作中的應用深度與廣度。首先，應在《行政訴訟法》《刑事訴訟法》《民事訴訟法》等法律中增加云計算背景下電子文件的定位、任務、責任等的相關規定。其次，在《電子郵件歸檔與管理規則》《磁性載體檔案管理與保護規范》《電子文件光盤存儲、歸檔與檔案管理要求》《電子文件管理暫行辦法》《電子文件歸檔與管理規范》等法規的基礎上，立足我國國情，盡快出臺云計算背景下有關電子文件具體的“管理、意見、條例、辦法、條例”等，推動一系列技術標準體系的制定、落實[14]。此外，做好云計算背景下的電子文件立法與普通電子文件立法的銜接，增強相關法律法規的協調性，有效規范云計算技術在電子文件管理工作中的應用過程，從而在法律源頭上消除阻礙電子文件“云化”的法律沖突。2019 年送審的《檔案法》（修正草案）就明確規定了電子文件的法律效力，這為電子文件規范化管理起到了良好的示范作用。最后，建立完善的法律救濟途徑。一方面，職能部門需要通過事前事中監管，采取現代化手段搭建用戶的維權機制，對云服務商的行為加強司法規制,另一方面，行業協會也應當通過制定“行規”等方式加強行業管理，使得云平臺用戶能夠有法可依，有完善的救濟途徑保障自己的權益。

（三）技術維度：優化電子文件管理的技術方案

云計算的發展和應用不可能完全脫離大數據、物聯網、人工智能、移動互聯、區塊鏈等新信息技術，相關部門在部署云服務或研究者在進行學術探索時，應綜合考慮多種技術的應用、實施，而非孤立地看待云計算。下面以區塊鏈技術和人工智能為例進行闡述。

1.云計算與區塊鏈技術的融合應用

沙洲將區塊鏈技術和云計算結合對基于聯盟區塊鏈的檔案信息資源共享模式進行優化[15]。由于省級檔案局（館）在資金、人才和技術方面具有一定的優勢，且目前許多省份都已經制定了云計算規劃，如江蘇省經濟和信息化委員會發布了《江蘇省云計算與大數據發展行動計劃》，指出各級政府應按照政務公開及信息共享的要求，在整合政務云、實現數據集中的基礎上，提升信息數據的共享能力[16]。因此，省級檔案局（館）可以發揮領頭作用，在其所管轄的范圍內優先建立起基于云計算的檔案信息資源共享模式，以解決省級以下檔案機構發展不平衡的問題。在此基礎上，各省級檔案局（館）之間再建立起一條聯盟區塊鏈，從而形成一種混合型的檔案信息資源共享模式。云計算和區塊鏈技術的結合有效實現了電子文件跨區域、跨部門共享，也為電子文件的安全性給予強有力的技術支持。

2.人工智能技術與云計算的融合

5G 通信網絡的商用化，使得人工智能不僅豐富了云計算服務的特性，也讓云計算服務更加符合業務場景的需求。一方面，云平臺所配備的智能防火墻技術，與人工智能相結合后具備更多的優良性能。比如提供網絡實時監控功能，使得預警響應及災備恢復機制能夠覆蓋電子文件共享全過程，其中預警響應作用于安全事故將要發生時，能夠及時發現共享過程中的威脅，而災備恢復作用于事故已經發生后，災備恢復措施保障電子文件共享能夠及時恢復。另一方面，由于不同類型的電子文件的保密級別和保密時間有所差別，因此，基于人工智能技術的專家系統立足于深度學習與聯想功能，極速處理呈幾何級數增長的信息量，能夠充分考慮共享資源的安全需求從而對電子文件進行安全定級，同時也能精準分析電子文件的內容是否合規，確定電子文件的共享范圍，控制敏感信息的傳播和利用范圍。

（四）人才維度：樹立重才導向，打造高層次人才隊伍

習近平總書記強調，“硬實力、軟實力，歸根到底要靠人才實力。”云計算能否與電子文件管理工作深度契合一定程度上取決于高層次人才隊伍的水平高低。所謂高層次人才是具備扎實專業技能和專業知識，兼具計算機應用技能和其他交叉學科知識的復合型人才。為了打造一支懂管理、精技術的高層次人才隊伍，需要建立良性的選人用人機制，打造優質的高層次人才培養體系。

1.建立良性的選人用人機制

5G 時代，電子文件的“云”管理模式都對工作人員提出了較高要求，這需要健全完善選人用人機制，建設良性的“人才生態環境”。一方面，檔案機構要做好人才培養的頂層設計和整體戰略，深化電子文件管理人才選用體制改革，堅決避免“唯文憑、唯論文、唯帽子”的人才選拔傾向。另一方面，研究制定人才激勵體系，不斷提高電子文件管理人才的經濟待遇和社會地位，比如通過縮短崗位空缺的時長增加其職業發展機會，再如2018 年，北京市檔案局在全市范圍內組織開展領軍人才、高級專家和業務骨干的推薦選拔工作，成為創新人才選拔機制的重要舉措。

2.打造優質的高層次人才培養體系

培養高層次人才的關鍵點在于拓展人才培養思路。其一，有目的、有計劃地加強在職工作人員的培訓。檔案機構可以邀請電子文件領域的專家定期開展技能培訓和專題講座，引進國外先進人才培養模式和經驗，加強與國外電子文件管理人才的交流，使在職人員不斷更新關于云計算等的知識與技能，拓寬國際視野， 在迅速適應信息技術沖擊的時代背景下明確自身的角色定位和歷史使命, 有效提升職業素養與技能。其二，建立高層次人才儲備的長效機制。檔案機構要完善“產、學、研”合作機制，以配置高校優秀學生為著力點、以實施人才儲備制度為基點，實現高層次人才的剛性儲備與柔性儲備的有效結合，建立完善的儲備人才信息庫，促進人才隊伍科學發展。

四、小結

首先，5G 時代各種信息技術都有了突破性的發展，在電子文件管理工作中的應用前景更是一片光明。但是如果過分強調技術的作用，一味將信息技術在電子文件管理工作中生搬硬套，這是本末倒置的行為，檔案機構要注意避免產生唯技術主義傾向，必須清醒認識到技術是不斷變換的形式，人和原始文件才是永恒的核心內容，檔案機構是否擁有優質的文件資源決定了電子文件管理工作能否順利進行，檔案人才隊伍的合理與否影響著電子文件管理工作的水平高低，必須正確把握和理解信息技術對電子文件管理工作的優化作用，以人為本是檔案機構及其人員應當時刻銘記的服務理念。

其次，以云計算為代表的諸多信息技術具有“雙刃劍”性質。5G 時代，電子文件在各類信息技術的夾擊下，安全與風險并存，信息技術是否適用于所有電子文件不能一概而論，因此檔案機構需要慎重對待信息技術在電子文件管理工作中的具體應用，有必要時刻防范信息技術帶來的新增風險。要從技術和管理的角度加強對云平臺和云服務商的管控，保證電子文件存儲和傳輸的安全性，推動電子文件共治共建共享目標的實現。