事業單位人事檔案的管理與保密初探

■ 黃 雅

事業單位的人事檔案信息記錄個人從事社會活動的所有相關信息，是培養和選拔人才的重要參考資料，隨著科學技術的發展，做好事業單位人事檔案的管理和保密工作，應對高科技的挑戰，已是當務之急。既然要利用檔案資料，就涉及到利用過程中人事檔案的安全和保密的問題。檔案的保密工作是檔案管理工作的重要內容，因此，必須加強領導重視、制度保障、嚴格管理、合理利用，要處理好管理利用和保密的關系，切實發揮人事檔案資源的價值，確保人事檔案的完整和安全。

1 事業單位人事檔案管理的對策

事業單位人事檔案作為考查選拔人才的重要依據，經過長期的實踐和不斷完善，發揮的作用越顯重要。實踐證明，事業單位人事檔案在單位人才培養、合理配置、優化結構等方方面面成為了管理者的參謀與助手，提高了工作效率，發揮了最大效能，使事業單位在現在和未來的競爭中立于不敗之地。要做好事業單位人事檔案的管理工作，需要注意以下幾點。

1.1 創新思維，夯實基礎

在事業單位中，傳統的人事檔案管理工作仍然保持單一的收集、整理和統計資料，并沒有對組織和用人單位社會和經濟效益的提升起到顯著的促進作用。具體表現在日常檔案管理工作中，檔案管理手段也相對落后，不能適應于當前的信息化社會發展的實際需求。部分工作人員沒有進行專業的人事檔案分類整理的培訓，人事檔案管理的方式方法落后。同時，部分人事檔案管理人員往往身兼數職，對于檔案管理投入不夠，降低了檔案管理質量。因此，必須建立起事業單位人事檔案管理達標升級與考核機制，對事業單位人事檔案工作實行定性、定量考核，以推動事業單位人事檔案管理工作向規范化、制度化和科學化發展，嚴格對事業單位人事檔案軟硬件設備進行把關，做好定期檢查與督導等相關事宜。

1.2 收集管理，完善功能

隨著社會的發展，事業單位的價值就是人才，而科學的單位人事檔案管理必將促進人才發展，這無疑是推動事業單位可持續發展的重要基礎。要做好事業單位人事檔案管理工作，必須注重單位人事檔案的材料收集，提高單位人事檔案管理工作的實際水平。

1.2.1 收集單位人事檔案材料的人員必須掌握單位人事檔案管理工作的基礎，更要根據相關的標準和事業單位的內部管理要求進行。伴隨著經濟體制改革的不斷推進，事業單位的干部體制改革、人事考核機制、專業技術培訓等需要歸檔的人事材料非常多，這也給事業單位人事檔案管理工作人員提出了新的挑戰。檔案管理人員應第一時間收集好各種材料，并按照一定的原則進行整理，同時還應認真對材料的真實性進行鑒別。對于與相關規定不符的檔案進行篩選，如果存在手續不全的材料必須及時退回，以保證人事檔案能夠真實地反映當事人的實際信息。

1.2.2 事業單位還應積極提高人事檔案管理的利用率，完善事業單位人事檔案的功能。一方面要對檔案中原有的部分進行保管，另一方面還應對人事檔案的內涵進行擴大。例如，在事業單位人事檔案管理中針對某一個職工的檔案內容應包括職工的醫療保險、失業保險、養老保險等信息，更要注重員工業績的記錄，還應適當增加一些能反映職工真實情況的材料。此外，針對事業單位人事檔案管理工作還應對相關人員、部門等的實際需求進行功能完善，從而使得事業單位人事檔案工作能夠更好地服務于單位的其他工作，從而提高其利用率。

1.3 與時俱進，同步強化

對于事業單位人事檔案管理工作，要認真做好材料收集、嚴格檢查核對，并做好檔案的歸檔、保管、查閱以及傳遞等相關工作。通過建立完善的人事檔案管理制度，規范相關人員的行為，堅持做到移交合格，對于不符合要求的人事檔案不予接手，未經審核的個人材料不得遞交，嚴防涂改造假行為出現。由此可見，傳統的事業單位人事檔案管理工作涉及的項目多、內容復雜且整理、保管等需要的資源較多，這也要求從事人事檔案管理工作的人員轉變傳統方式，不斷提高其綜合素質，推動事業單位人事檔案管理的信息化建設。而隨著信息技術的發展，利用先進的現代信息化手段進行事業單位人事檔案管理，已經逐漸成為一種趨勢。

2 事業單位人事檔案保密的要求

事業單位人事檔案材料具有權威性、連續性、保密性，屬機密材料，只能在一定范圍內保管和查閱。《干部檔案工作條例》中強調：在管理工作中必須堅決貫徹執行黨和國家的保密制度，嚴密保管，保證干部檔案的絕對安全。因此，事業單位干部人事檔案的保管工作直接關系到黨的機密安全。所以，在檔案管理中必須嚴格保密制度，檔案應由組織人事部門負責保管，任何個人不得私自保存他人或自己的檔案材料，確保檔案材料的絕對安全和準確無誤。要做好事業單位人事檔案的保密工作，需要注意以下幾點。

2.1 實現管理規范化

檔案管理人員必須嚴格遵守管理制度。掌握其規律性和規范化要求，在規定范圍內運作，防止檔案的遺失或泄密。必須做到：單位人事檔案一律不外借，需查閱檔案的人員必須持單位介紹信，填寫借閱審批表，簽全名，經分管領導同意簽字后，方可就地查閱。

2.2 嚴格審核制度化

在整理檔案過程中，對不歸檔的材料，必須妥善處理。主要方法有轉、退、銷毀。對需轉或退的材料要認真鑒別，進行登記：內容包括材料名稱、件數、時間、原因、單位領導簽字等項目。登記表各執一份備查；對需銷毀的材料，要填寫銷毀材料登記表，內容包括：姓名、工作單位、材料名稱、件數、銷毀理由、鑒別人、審批人、銷毀人、監銷人等項目，記錄準確、清楚扼要，便于查證。銷毀方法有：碎紙、焚燒等，且必須干凈徹底，不留紙片，殘角，確保保密安全。銷毀前對銷毀材料要逐份登記、核對、謹防錯登或漏登，要確切地反應銷毀材料的內容、特點。銷毀過程中必須有監銷者二人以上，并認可簽全名。在沒有監銷人的情況下，任何人不得私自銷毀事業單位人事檔案。

2.3 確保環境安全化

安全維護事業單位人事檔案的完整無缺，不得損壞、丟失，內容不得失密、泄密。因此必須做到專人保管，責任到人；專柜保管；專室保管。其中專人負責是關鍵，專柜和專室是做好檔案安全保密工作的重要物質基礎，使檔案保管環境安全有序。

3 正確處理管理與保密的關系

過去事業單位人事檔案的開發利用滯后，影響了檔案工作的發展，跟不上人事制度改革和信息時代的要求。目前辦公自動化、網絡化等新技術的應用給事業單位人事檔案管理帶來了一些新的挑戰和機遇，對事業單位人事檔案管理工作提出了新的要求，辦公自動化代替了過去陳舊的手工操作方法，使事業單位人事檔案管理更科學、便捷、規范。但是仍然代替不了原始檔案的整理、歸檔，同時也要防止黑客入侵。因此必須處理好管理利用與保密的關系，必須依法治檔，利用時必須保密，增強安全防范意識，防患于未然，在堅持原則的前提下，大膽探索，為事業單位的發展服務，為領導決策服務。同時，加強檔案管理人員的隊伍建設，保持檔案管理人員的穩定性，提高其積極性、主動性、保密性，使檔案利用達到最大限度，安全防范達到最佳狀態。

保存事業單位人事檔案的目的是為單位的人才管理、人才選拔、人才使用等工作提供更好的服務。事業單位人事檔案如何在單位管理中得到有效利用，是人事檔案工作的主要任務之一。我們應該清醒地認識到，事業單位人事檔案管理工作不是為了檔案而管檔案，而是使這些資料能夠很好地為事業人才開發與管理工作服務。要發揮好事業單位人事檔案的作用，我們就必須創新人事管理工作，建立健全各級審批制度，完善借閱使用手續，在充分發揮檔案資料作用的同時，做好相關保密工作，確保單位核心人員信息的不丟失、不泄漏。要做好事業單位人事檔案的有效利用和保密工作，僅有各項規章制度是不夠的，因此必須提高個人綜合素質。首先要不斷提高事業單位人事檔案管理信息化水平，使檔案資料更好地服務于人才管理與開發。其次是要堅持不斷地學習相關學科知識，提高業務能力，掌握現代化管理知識，提高處理問題的速度，在安全和保密的條件下，更好地進行檔案資料的有效利用，才能適應事業單位人事檔案工作發展的需要和企業發展的需要。

總而言之，制定規范的事業單位人事檔案管理制度，加強人事檔案管理工作的收集整理，完善相關功能，提高其利用率，引用先進的信息技術運用在人事檔案管理中，同時處理好管理與保密的關系，就一定能實現提高人事檔案管理工作的效率和資源利用，使人事檔案管理工作更好地服務于事業單位經營管理，從而促進事業單位的可持續發展。