鐵路建設項目檔案管理工作研究

文/馮 娜

鐵路建設項目檔案真實客觀的記錄了鐵路建設工作的各項環節，對今后鐵路的運營、管理、維修、改造等工作提供重要的依據與支撐。本文簡要說明了鐵路建設項目檔案的特點，重點分析了鐵路建設項目檔案管理工作的改革與優化，以提升鐵路建設項目檔案管理水平

檔案管理是建筑工程信息管理的核心內容，對于鐵路建設項目而言也是如此。通過檔案可以了解鐵路建設的事前準備、事中管理與建設、事后評價與維護等信息，整個工程的相關建設信息均會記錄在案，可以為后續的鐵路建設與發展提供真實有效的參考價值。所以，鐵路相關部門對鐵路建設項目檔案管理必須高度重視，做到數據真實可靠，安全完整，為鐵路維護與擴建提供數據支撐。

一、鐵路建設項目檔案的特點

鐵路部門是國家的一大重要交通部門，有其自身內在的規律以及很多特點，作為鐵路建設項目檔案的特點也是較為突出。主要在于：

一是鐵路建設項目檔案資料收集的周期長。鐵路建設項目受地形、地貌、地質結構以及其他因素的影響，往往具有建設周期長的特點，這也使得鐵路項目檔案管理呈現出長周期的特征。項目周期長，涉及的因素多，變動大，信息收集及時性差，容易受到自然因素和人為因素的影響而導致信息數據不完整，文件資料污損率高，導致信息丟失等狀況。因此，針對這一周期長的特征，經建立和落實嚴格的歸檔制度，做好監督，微小變動以及天氣變化等都要及時將檔案資料歸檔，根據需要實行每日歸檔一次，影響因素較多、較大時，進行每日早、中、晚三次及時歸檔，寧繁勿缺。直到完工后再進行檔案整理，使之更加真實可靠。

二是檔案資料繁雜且數據量大。鐵路建設項目環節雖少，但多以外包形式建設，為保證工期或縮短工期，往往將線路分成n個標段同時外包施工。在進行檔案管理時，不但要收集建設檔案，還要將施工單位、相關區域政府、勘察設計、物資供應商、監理單位等信息進行收集歸檔，檔案信息范圍廣，數量大，歸檔困難。如果缺乏嚴格的規范化管理制度，各標段的檔案形式各不相同，很難保證總體檔案質量和完整性。

三是檔案保存管理機制不健全。工程結束收集檔案信息時，需要將所有相關單位的檔案一并收集，如建設單位、工務站段、城建檔案、鐵路集團以及軍區等需要進館項目檔案。但是，目前合資鐵路項目占較大比例，鐵路公司受地域影響還無法將所有項目歸檔，使得檔案長期滯留在參建單位，而參建單位完工收款后，將重心放在下一個工程上，對已完結的工程檔案管理并不重視，因此，管理條件落后，管理制度不完善，容易造成檔案丟失。

二、鐵路建設項目檔案管理工作的改革與優化

結合鐵路建設項目檔案的特征，針對時下存在的問題，鐵路項目建設項目檔案的改革與優化勢在必行。為此：

一要深化檔案管理工作的監督與指導。鐵路建設項目檔案收集周期長、來源廣、影響因素多，相關文件、資料等歸檔需要嚴格的管理制度和規范化的管理流程，將檔案管理做好事前、事中、事后監督與歸檔，才能保證檔案完整可靠。因此，在項目建設過程中，要將日常收集作為主要手段，將過程監督作為重點，鐵路上級檔案主管部門將檔案劃分成若干個下級業務內容，指導下級檔案管理要嚴格按照統一的檔案要求和制度進行及時收集與歸檔。明確檔案范圍，參建單位要將項目文件如實、完整地納入到檔案中去，真實反映建設過程和質量標準。因此，檔案管理是參建單位不可推卸的責任和義務，需要建設初期就做好檔案分工，做好監督檢查，保證檔案管理有序運作與質量提升。

二要規范檔案收集的工作流程。檔案管理是所有參與單位專業管理人員的工作職責，所有檔案都要由他們收集整理歸檔。為了保證檔案完整、真實、可靠，就需要這些管理人員嚴格按照檔案管理規范和流程，根據建設項目的進程形成前后聯系的完整的檔案信息。因此，需要所有單位按照施工流程共同研究檔案歸檔的時間、范圍以及應急歸檔方案，各參建單位專業技術人員要將相關文件的完整性和準確性列入績效考核，確保檔案真實體現施工過程。

三要加強檔案管理工作的資源投入。檔案管理涉及管理人員、檔案存放地點、存放方式，因此，需要人力、物力、財力投入，才能實現檔案完整歸檔。因此，資料員要具有較強的專業能力，資料存放方式要具體，存放場所要明確，并保證檔案資料不受潮、不日曬、不吹風、不被盜、無蟲害等。技術人員要具有較強的責任心，做好文件移交與說明工作。單位要實行檔案管理獎懲機制，樹立檔案管理先進標兵和勞動模范，通過激勵措施帶動相關人員積極完善檔案信息，及時收集和歸檔檔案文件，從而把檔案工作做得更好。

四要推進檔案管理信息化建設。隨著網絡技術、大數據技術、云技術等信息技術的迅速發展與應用，檔案管理應用信息化技術使管理效率和質量得到迅速提升。因此，鐵路建設項目檔案信息化管理需要緊跟時代步伐，積極進行信息化建設。由于數字化系統在建設項目中已經應用，必將產生數字檔案，將數字檔案歸檔是今后檔案管理工作必不可少的內容。而現有的紙質檔案也可通過掃描、照相等轉化為數字檔案，存儲在數字檔案數據庫中，既可節省存放空間，又能提高查閱效率。由此可見，提升檔案現代化管理水平，加強信息化建設至關重要。此外，還要強調一點，數字化檔案的應用，必須做好數據備份，防止數據出錯與丟失。

五要提升檔案收集與管理工作效率。鐵路建設項目受自然因素和人為因素影響較大，涉及的檔案內容越來越多，信息量越來越龐大。因此，檔案及時收集至關重要。檔案收集既要及時，也要全面，既要體現項目特征，又要體現施工工藝等。如施工材料，要有廠家資質和合格證、質量證明、檢測報告、施工配比報告、使用單位施工工藝、使用功能、施工質量、相關人員報備以及驗收質量報告等等，做到精細化收集，完整性預歸檔。進入檔案整理階段時，不但要統一組卷標準，還要符合相互搭配的自然規律和工藝流程，保證檔案信息好查可用。歸檔后的文件，要注意檢索內容與編碼，使標題涵蓋整個案卷主要內容，保證后續查看或應用時，檢索方便，節省檢索查找時間，提高檔案利用的效率。

縱觀鐵路建設項目實施的全過程，其項目檔案對這一鐵路建設項目今后的使用、管理、維修、改造等工作具有十分重要的依據與參考價值，同時也為今后的鐵路其他建設項目的實施提供了學習與參考。有鑒于此，提請相關管理部門必須高度重視鐵路建設項目檔案管理工作，加大資金投入，夯實基礎設施，完善工作機制，規范工作流程，提高工作效率，促使檔案管理水平邁上新臺階，對于鐵路項目建設大力開展無疑是一大有力的推動。