溯洄從之六十載 奉獻擔當創新局
——云南省檔案館館藏民國檔案管理精準到件

■ 楊健生

2020年9月3日，隨著最后一卷民國檔案卷盒蓋上“已制作目錄”標記，云南省檔案館總計制作843萬條民國檔案文件級目錄，館藏民國檔案全面實現“精準到件”管理，塵封的檔案寶庫吹沙現珠，燁燁生輝，取得業務工作重大突破。然而回顧過往，欣喜轉瞬化為默然，數十年數代人，孜孜不倦埋首黃卷故紙，前輩寂然杳無音，英才斂彩鬢毛衰，撫今追昔復何言，惟存清志繼史遷。云南檔案人在這漫漫征程中積淀的甘于奉獻、持之以恒、敢于擔當、勇于創新的精神值得紀念傳承，并藉此向默默無聞、奉獻一生的前輩致敬。

甘于奉獻 構建資源

云南省檔案館館藏民國檔案154個全宗30萬卷，總排架長度約18千米，數量多，價值高，系統性和完整性較強。云南省檔案館能擁有豐富的民國檔案資源，既受惠于歷史的眷顧，更得益于幾代檔案工作者默默奉獻。

一方面，民國時期云南戰亂規模不大，地方政府總體過渡較為平順，檔案留存較為完整，以及抗戰期間，眾多政府機構、企業、大學西遷昆明，又為抗戰物資、人員轉運樞紐，加之滇緬作戰和滇南防御戰事頻繁，產生大量檔案并留存云南。更重要的是，在中國共產黨的領導下，云南舉行昆明起義，政權和平更替，檔案得以較為完整移交。

另一方面，新中國成立以來，尤其是云南省檔案館1959年建館以來，幾代檔案工作者接力續力，不斷從機關、廠礦千方百計收集、搜集民國檔案，一有散存的民國檔案線索就及時走訪聯系，及時將這些珍貴檔案集中到館保存，并持續開展全宗劃分、案卷整理編目等工作，于1998年全部實現以案卷為單位管理和系統排列，為館藏民國檔案資源系統管理奠定堅實基礎。

在這40年間，館藏民國檔案保存地點多次遷移，從城市到山溝，又從山溝返城，再兩次搬遷館址，云南省檔案館工作人員肩挑背扛，輾轉搬運，雖條件簡陋，生活不便，工作繁重，卻始終嚴守紀律，堅守責任，數十名老前輩為管好這些民國檔案奉獻一生，寂寥落寞，卻無怨無悔。

代代接力 再啟征程

老一輩構建了豐厚的資源，管好用好珍貴的民國檔案就是后來者的責任。但僅憑案卷目錄及完整度較低的人名卡片，查找民國檔案，能準確尋獲者十之三、四而已，開展檔案專題研究，經年累月，勉力而成，仍不免掛一漏萬，全面建立文件級目錄成為館藏民國檔案規范管理的必然要求。

由于民國檔案與當代檔案差別較大，加之工作經費短缺，導致具備目錄制作技能的人員少，完成館藏民國檔案文件級目錄制作注定是個艱巨而漫長的征程，但云南省檔案館認為只要不計名利，埋頭苦干，代代接力，愚公終能移山。

2001年，云南省檔案館抽調工作人員和外聘臨時人員組成“目錄中心”，啟動民國檔案文件級目錄制作工作，2009年改組為“檔案數字化中心”，仍負責民國檔案文件級目錄制作，始終保持10余名目錄制作人員，秉承默默無聞、甘于奉獻、團結奮進的傳統，老同志毫無保留地傳幫帶，年輕人坦蕩胸懷虛心學，目錄制作數量逐年增長，到2015年總計制作7.4萬卷200余萬條目錄，用15年時間完成24%館藏民國檔案文件級目錄制作。

搶抓機遇 加快推進

2009年，經積極爭取支持，云南省檔案館啟動數字檔案館建設，到2015年底，已制作文件級目錄的民國檔案全部完成數字化，余下超過2/3的館藏民國檔案“等米下鍋”，被迫停下數字化步伐。同時，國家加大重點檔案保護與開發工作力度，云南省檔案館必須挑起艱巨的國家重點檔案基礎目錄體系建設重擔。新形勢和新要求給館藏民國檔案文件級目錄制作工作帶來巨大壓力，而充足的經費投入更是加快檔案事業發展的重大機遇，我們必須把握形勢，抓住機遇，盡快啃下館藏民國檔案文件級目錄制作這塊“硬骨頭”。

與多數地方一樣，云南省檔案館首先想到的辦法是外包服務。2016年，經積極爭取，我們首次將民國檔案文件級目錄制作經費從過去每年30萬元左右，增加到近100萬元，并采用外包服務將目錄制作人員擴大到30余人，通過近1年的實踐，每個月的進度較外包前平均提高了1倍。但如照此以往，我們還需要20余年才能完成任務，與事業發展需要差距甚大。更重要的是，外包服務后的人均工作效率并未提高，員工制作目錄數量少，返工多，收入低，流動性大，造成外包公司的管理和培訓成本持續加大，繼續增加人員提高進度已然有心無力。

分析原因，我們發現由于民國檔案目錄制作業務及制作人員社會供給的特殊性，如果不解決好工作效率低下問題，僅依靠擴大資金投入和外包服務，所增加資金投入的邊際效應周期將不斷縮短，很難突破難題。我們深感壓力如山，如果投入不足導致發展緩慢尚情有可原，而資金保障到位卻仍不能完成任務，就只能愧對前人、愧負時代。

積極探索 遭遇挫折

創新方法，提高效率，成為加快推進民國檔案文件級目錄制作的當務之急。2016年底，我們針對擬制“文件題名”這個影響工作效率的主要難點，進行分解剖析，觀察到整個過程包含識文斷句閱讀檔案、理解和記憶檔案內容、思考歸納，組織表述文字及書寫等步驟，過程較為復雜，腦力和時間消耗多，是制約效率的“癥結”所在。同時，受慣性思維影響，我們還認為閱讀檔案、思考、歸納“文件題名”的過程只能依賴工作人員的個人能力，沒有提高效率的空間。

基于以上判斷，我們把提高效率的突破口放到利用計算機工具，減少記憶消耗以及節約書寫時間方面。未及認真分析和嚴謹把握有關規范，我們將“文件題名”的“責任者”“事由”“文種”等三要素分解為三個著錄字段，在計算機屏幕上排列顯示以獲得完整題名的效果，并用電子表單著錄以提高書寫速度的方法，以減少腦力和時間消耗，提高效率。

經過近半年實驗，這個方法雖將目錄制作速度提高約30%，然而這樣的“文件題名”不符合有關標準，已經制作的1.6萬卷40余萬條目錄面臨報廢窘境，幸而通過編寫計算機程序進行修改和完善，才避免了數十萬元損失。挫折讓我們清醒，雖然創新是破解難題的唯一途徑，但創新來不得半點投機取巧，尤其忌諱膚淺和浮躁。

執著追求 創新破題

失敗并不可怕，真正可怕的是畏懼失敗而否定或不敢創新。緊迫的任務要求我們必須擔當責任，繼續探索并盡快找到提高民國檔案文件級目錄制作效率的方法。

云南省檔案局立即組織人員成立課題組，對民國檔案的基礎知識、文件材料特點和規律、國家有關規范、各地經驗、世界和全國有關檔案目錄數據庫建設等方面情況，進行深入學習和研究。我們終于認識到民國檔案文件級目錄制作“工作步驟多”“需記憶內容多”“耗費腦力”“難以規范表述”等只是表面現象，制約工作效率的原因主要來自三個方面：一是缺乏科學的“文件題名”內容、結構和表述用語等規范，導致目錄制作人員對目標結果和實現過程模糊不清，效率低下；二是缺乏閱讀民國檔案文件材料的科學方法，存在大量無效勞動；三是沒有科學把握計算機技術在目錄制作方面的特殊作用，技術方法落后。

基于扎實的實踐經驗總結和理論研究，我們確立民國檔案文件級目錄是給“當代人閱讀和使用”的基本觀點，摒棄“用語要體現民國時代特征”這一似是而非的習慣觀念，明確以現代公文用語和標題規范作為“文件題名”表述用語和擬制規范，為創新民國檔案文件級目錄制作方法構建內核。在此基礎上，我們首次明確“文件題名”中，“事由”要素的基本功能是回答好“什么時間、什么地點、什么人、做了什么事”，并結合漢語敘事邏輯，創立“元素構成法”，將“時間+地點+（機構+身份）姓名+事件主題或事項名稱”作為“事由”一般構成元素及表述順序，首次為“事由”構建了清晰、完整的內容和結構規范。

科學解決“文件題名”規范標準問題，徹底打開民國檔案文件級目錄制作方法創新的大門。我們充分利用計算機技術，將“文件題名”構成元素信息查找與記錄、組織表述語言等三個步驟融為一體，將過去歸納擬寫題名的方法，轉變為逐項查找“文件題名構成元素信息”，同步記錄到電子表單，并自動合成“文件題名”的方法，即大幅提高制作效率，又有效提高“文件題名”的準確性、完整性和規范性，實現民國檔案文件級目錄制作方法的突破。

為進一步提高效率，我們充分吸收前輩有關民國檔案研究成果，立足制作目錄的需要，總結“文件題名”各個構成元素和各著錄項目所需信息在民國文件材料中位置的一般規律和采集方法，形成“文件解構法”及常見情況應用示例集，指導制作人員快速準確采集制作目錄所需信息，剛從高校畢業的年青人迅速成為合格的目錄制作人員，有效突破民國檔案文件級目錄制作人員短缺的難題。我們還建立了目錄質量審核驗收方法，對所制作目錄進行100%審核，提高目錄質量。

創新的研究成果于2017年下半年投入應用即取得立竿見影的效果，月進度較過去提高3倍左右，目錄規范化水平也大幅提升。2018年該課題成果獲得國家檔案局優秀檔案科技成果獎勵二等獎。

成功創新破題，讓我們底氣十足，積極爭取國家檔案局在國家重點檔案基礎目錄體系建設項目和資金方面的大力支持，更不負國家檔案局信任，注重提高項目資金使用效率。我們壓實工作責任，長期堅持晚上、周末、節假日加班，全力制作館藏民國檔案文件級目錄，每年都超額完成國家檔案局下達任務的績效目標，僅用4年就制作21萬余卷560余萬條民國檔案文件級目錄，全面完成館藏民國檔案文件級目錄制作任務，較過去預計時間縮短20余年。

成效明顯 繼往開來

館藏民國檔案文件級目錄制作工作的高速推進，有力保障檔案數字化，2019年云南省檔案館成為“全國示范數字檔案館”，館藏民國檔案查閱利用方便快捷，高校學生查檔絡繹不絕，有的學者幾乎每周必到，更有遠在上海、重慶等地的學者每年都來查檔，實現每天有人用，利用數量年年有增長。

館藏民國檔案實現“精準到件”管理，使隱沒的珍貴檔案揭開塵封的面紗，為爭取和實施好國家重點檔案開發及省檔案文化產品開發項目提供有力支撐。近年來，云南省檔案館開發的檔案文化產品已達30余種，承擔的抗戰檔案史料匯編項目高效推進，出版的《滇軍抗戰史話》《云南近代交通史話》《云南省檔案館館藏老商標》等圖書廣受歡迎，制作的《檔案中的滇越鐵路》《檔案中的滇緬公路》等電視專題片用豐富的檔案史料生動講述云南故事，舉辦的《紅軍長征過云南》等展覽成為黨員干部開展四史教育的網紅打卡點，南僑機工檔案成功入選世界記憶工程亞太地區名錄。

館藏民國檔案文件級目錄制作工作的成效雖然明顯，但我們明白，實現“精準到件”管理，只是補上基礎業務的短板，要深度開發利用民國檔案資源，還需要更大作為。2018年底，我們啟動館藏民國檔案人名目錄專題數據庫建設，按照精心制定的業務規范，從每件民國檔案中采集有價值的人名、身份及與之有關的機構、地名、時間、檔案主題等信息。該專題數據庫第一期項目已采集190萬條數據，雖然僅覆蓋1萬余卷檔案，卻充分展現查找檔案“精準到頁”的效果。所采集的數據初步具備從多維視角勾勒民國時期云南社會立體輪廓的能力，政府機構、軍隊、學校、廠礦、基層社會的組織結構得到清晰呈現，社會分工、民生業態得以全景展現，人物和社會群體關系逐漸明朗，為檔案大數據應用奠定基礎。

更為突出的是，通過該專題數據庫建設，還從民國檔案中采集到中國工農紅軍長征過云南時的紅軍人員、革命武裝“滇桂黔邊區縱隊”人員、中國共產黨組織人員等數據1萬余條，涌現出一批革命歷史研究的新資源。民國檔案人名目錄專題數據庫的探索，充分揭示了檔案專題數據庫建設的廣闊前景，為后數字檔案館建設時代指明了發展方向。

民國檔案是云南省檔案館的重要特色資源，經60年持續努力，實現精細科學管理。深度挖掘開發民國檔案資源已成為新的工作方向，我們將傳承幾代檔案工作者積淀的優秀品質，滿懷信心，埋頭苦干，不斷創新，向新的事業高地再出發。