加強企業境外項目檔案管理服務“一帶一路”建設

■ 趙新宇

在全面落實中央關于加快沿邊開放的要求，深度融入“一帶一路”建設，推動自由貿易試驗區建設的背景下，全省以“五通”為抓手，扎實推進與周邊國家互聯互通，與沿線各國經濟合作日趨緊密。省屬企業抓住機遇，按照省委、省政府的部署，在境外建設了一批交通、能源及市政等項目。如何加強企業境外項目管理，保證檔案的完整、準確、系統、安全，已經成為維護國家利益和企業合法權益，滿足境外資產監管需要的一項重要基礎工作。省檔案局以貫徹國家《企業境外檔案管理辦法》為契機，把做好企業境外檔案工作調研和指導作為服務省委、省政府中心工作的一項重要工作來抓，就境外項目檔案管理情況進行了專題調研。

一、境外項目檔案管理面臨的形勢

據調研，省屬境外項目涉及南亞、東南亞的老撾、柬埔寨、緬甸等國家，這些國家技術基礎管理工作非常薄弱，基本沒有技術檔案管理的概念，技術資料管理工作基本是一片空白。省屬企業在境外工程承包、BOT、項目投資等領域，都應該從建設期就立足合作長遠、成果共享的高度，在遵守所在國法律的前提下，借鑒國內成熟、先進的項目檔案管理經驗，幫助境外項目全過程加強管理，做好項目文件、資料、賬簿等材料形成、積累、整理、歸檔工作，保證檔案資料的完整、準確、系統、安全，逐步建立起一套科學規范的檔案資料管理體系，為生產（運行）、維護、改擴建奠定技術基礎，充分發揮投資效益，從而實現互利共贏的目的。

按照“一帶一路”共建、共管及技術、文化交流、融通的理念，國家檔案局于2018年8月2日印發了《企業境外檔案管理辦法》，中國銀行、中國石油天然氣集團有限公司、中國建筑集團有限公司、中國交通建設集團有限公司等率先走出去的中央企業集團在境外檔案管理制度和標準建設、業務監督指導，檔案安全管理等方面開展了積極的探索并取得了一些經驗。云南省檔案主管部門如何借鑒已有的管理經驗，進一步調查、研究，深入、全面的掌握相關情況，支持、引導省屬企業整合開發國內檔案資源服務于境外項目實施，加強業務指導，在國外復雜、特殊的環境中保證項目檔案的完整、安全，使檔案資料全面、真實地記錄云南實施“一帶一路”建設的歷史，這是當前全省檔案工作面臨的緊迫而艱巨的任務。

二、境外項目檔案管理工作存在問題

根據調研，我省境外項目檔案管理總體還處于起步階段，監管不夠到位，境外項目未規范有效的開展檔案管理，存在人員流動快，業務指導不足、制度不健全等情況，有以下幾方面共性問題：

一是由于境外項目所處環境復雜，受現場條件限制等原因，部分境外項目檔案管理措施未能及時跟進，存在管理不到位、檔案人員不落實，檔案工作不健全的情況。

二是省屬企業履行對下屬境外項目檔案監管職責不夠。未能及時深入現場對下屬境外項目提出檔案管理要求，明確檔案收集、管理、移交等具體問題，使境外項目檔案質量得到充分保障。

三是境外項目檔案管理制度不夠健全。2018年國家檔案局印發了《企業境外檔案管理辦法》，國家層面提出企業境外檔案管理的一些基本原則和方法，原則性較強。但由于境外項目有其具體環境和特殊性，多數境外項目沒有根據實際制定出一套科學、規范的檔案管理制度。

四是檔案保管存在安全隱患。境外項目配備專門的檔案庫房不多，大多未實現集中統一管理，檔案保管缺少場地和設備設施，檔案實體和信息安全存在隱患。

五是檔案管理信息化水平不高，管理手段落后。境外項目對檔案管理的方式，一般使用了計算機電子表格或單機版檔案管理軟件，未能與國內檔案管理網絡互通。

三、境外項目檔案管理對策和建議

（一）建立適應“一帶一路”建設的檔案管理服務機制

結合《企業境外檔案管理辦法》的貫徹實施，探索建立合作工作機制，由省檔案局牽頭，組織省外事辦、省發展和改革委員會、省國有資產監督管理委員會、省商務廳、昆明海關等涉及境外檔案工作服務的相關部門，定期不定期召開聯席工作會議，研究境外檔案工作的重點難點，落實監督指導的相關措施，適時赴境外開展實地調研和業務指導，提高境外項目檔案工作水平。

（二）深入貫徹《檔案法》，增強省屬企業全員檔案意識，建立境外項目檔案管理體系

省屬企業切實負責本企業境外單位檔案工作的監督、指導，以企業資產關系為紐帶，搭建起覆蓋全、責任實的檔案管理網絡體系，實現對境外項目檔案的統一領導、統一管理，并加強境外項目檔案管理工作的研究，采取有效措施強化業務指導，及時向省檔案主管部門報送情況報告。

（三）省檔案主管部門明確業務指導工作重點，加大服務力度，提升省屬企業對境外項目檔案工作的管理水平

1.省屬企業負責本企業境外項目檔案工作的監督、指導，明確境外檔案工作分管領導，歸口管理部門及檔案人員。應編制工作規劃和年度計劃，及時開展業務研究、現場指導、經驗交流等工作，幫助境外項目建立健全檔案工作。

2.省屬企業要依托國內檔案工作在管理、技術方面的優勢，整合檔案資源，通過對技術檔案資料的開發利用，推廣知識產權、專利、工法等的運用，使其轉化為現實的生產力，充分發揮檔案工作在技術交流和科學管理經驗傳播等方面的作用。

3.境外項目文件材料的形成、積累、整理應做到“三納入”（納入工作程序、計劃、職責范圍），設立檔案室，配備檔案人員。參照國內法規、標準及投資母公司制度，結合項目實際制定《項目文件材料歸檔范圍及保管期限表》，在文本語種、目錄翻譯等方面充分考慮合作方的需求。境外文件應當按照歸檔范圍及時收集整理，并按規定期限向檔案部門移交。歸檔文件應做到原件歸檔，紙張及字跡材料滿足檔案長久保存的需要。境外項目應逐步建立檔案收集、整理、保管、鑒定、統計及信息化等工作內容，在項目生命周期內開展利用工作，發揮檔案在資產憑證、明晰責任及保障項目生產運行、維護及改擴建等方面的作用。

4.省屬企業應從保障投資方權益出發，按國際慣例切實加強企業設立、資產產權變動、經營權證、重要情況報告、賬簿財務報告等資料的控制管理，并盡可能及時向國內企業集團移交檔案。

5.境外大型項目應設專用檔案庫房，并配置必要的設施設備，其他沒有條件設置庫房的項目，應因地制宜采取安保措施或將檔案送回國內保管。應針對境外環境和安全風險的狀況，制定應急預案，保證境外檔案安全、保密，維護國家和企業利益。

6.提高境外項目檔案管理信息化水平，實現檔案管理方式的根本轉變。早謀劃、高標準將檔案信息化納入企業信息化建設，實現檔案管理信息化是解決國別、地域、文化、技術差異所造成的境外項目檔案管理問題的重要措施。應逐步通過基于網絡平臺的電子文件形成、捕獲、整合、歸檔、保管和利用，實現境內、境外“無差別”檔案監督、指導和管理。