科研院所科研課題管理系統設計與實現

王 穎

(天津市科學技術發展戰略研究院 天津300011)

1 系統開發背景與意義

利用網絡平臺技術做好科研課題管理是每個科研院所發展中的一個重要環節。科研院所的科研課題開發、試驗分析等各項活動中每時每刻都會產生大量信息，將這些保貴信息數據管理好并建立起一套科學高率的管理程序對科研院所有著極為重要的意義。一個科研課題的管理需要多個部門交叉，工作流程復雜環節繁瑣，不但降低了工作效率，還存在一定的安全隱患。而根據不同科研院所工作特性，充分了解其科研課題管理需求，探討課題管理可行性及所要建立系統業務的需求，在此基礎上進行模塊化設定，再依據模塊定義進行編制，則將完成模塊化對接形成一套完整的科研課題管理系統。本文就是基于AWS PaaS 系統平臺，根據實際管理需要搭建這樣一個科研課題管理系統。

2 系統開發

2.1 梳理科研課題管理流程

科研課題管理首先要了解各個科研課題申報所對應的科技計劃科研項目管理辦法及申報課題指南。各科研院所都有自己的主要研究方向及申報的科研計劃項目種類，應找到相應的科研計劃項目管理辦法和申報此類計劃項目的申報指南。依據各類科研計劃項目管理辦法，嚴格遵守課題申報時間，在申報課題時研究方向要符合申報指南中的主研方向，遵守課題經費拔款安排、課題中期檢查安排、課題結題時需提供上報材料、課題是否完成任務合同書中預期目標等要求。本文闡述如何在課題立項前后依據各科研課題申報指南與管理辦法中各項要求進行管理，主要分為四大模塊：課題前期申報管理、課題在研過程中管理、課題結題管理、課題結題后期管理。

課題前期申報管理：主要是針對科研課題申報指南進行對應式分析，找到與科研院所主要研究方向相對應的研究領域，幫助申報人確定申報課題方向，鎖定申報課題所在研究領域。遵照科研課題管理辦法中課題申報與截止日期、課題申報網絡平臺使用教程、需要提交的各類課題申報附件、課題經費使用標準等進行提示或審核。

課題在研過程中管理：①科研課題在研期間的成果收集；②課題進展情況；③定期上報課題中期檢查；④課題研究過程中是否有重大突破或重大發現；⑤課題進展中課題成員變動、經費使用調整或申請課題延期結題等事項；⑥依據課題立項后任務合同書中預算科目進行課題經費使用，當財務人員對課題經費記賬時要按照要求入帳，決算經費上下浮動不能超過預算經費相應的浮動比例。

課題結題管理：依據科研課題任務合同書中課題結題時預期達標要求，整理課題研究成果，填寫相關材料，按時完成課題結題材料提交。按照不同形式的結題方式完成最終結題，完整留存課題成果與結題材料。

課題結題后期管理：課題結題后的成果是否可以轉化，課題是否有后續研究，課題是否有報獎或得獎情況等。

2.2 制定標準化管理程序

AWS PaaS 系統平臺是一個沒有任何應用的裸平臺，但它又同時提供應用組合套餐，使用者可以根據自己的需求來組合使用套餐形成適合自己的使用系統。根據流程梳理出四大模塊并分別實現使用，首先要建立4 個數據庫相對應關聯：一個科研課題數據庫，將全部與科研課題相關的信息存儲；一個項目管理指標數據庫，將各類科研計劃項目管理與課題申報指南中的標準、要求變成指標化數據；一個是成果記錄數據庫，將科研課題成果內容全部存儲，以便后期使用或查詢；一個各類報告、報表模版數據庫。根據不同模塊不同使用需求可以隨時調用相應數據庫中的數據或交叉使用。

2.3 實現訂制管理

科研課題管理涉及多個部門，如辦公室、財務部門、科技管理部門、成果轉化部門等。各模塊需求均采集自與科研課題管理相關各部門和實際管理者，所以極具實際操作與應用性。系統主要完成各管理部門實現管理工作及各部門之間對科研課題網絡化的快速管理，所以要將需求與實際應用中的銜接利用平臺系統變為實際的簡易快捷化操作。

3 系統主要功能模塊

本文搭建科研課題管理系統工作流程及整體工作構架如下圖1 所示。

圖1 系統整體工作流程圖Fig.1 Overall system work flow chart

3.1 基于AwsPaas平臺建立數據庫

根據Aws Paas 所兼容的數據庫系統，建立好4個基本信息數據庫，為以后模塊功能化使用提供基礎數據參數支撐。擇取各類科研計劃項目管理辦法與課題申報指南中的硬性指標參數，以這些參數為基本校驗對比值。做好數據庫間的數據調取及跨數據庫間的數據提取，特別是多參數對比參數標準值設定。

3.2 整體管理系統功能概要

前期申請管理——系統會根據各類科技計劃項目申報截止時間提示，并提供相應課題申請指南參考。提供各種相應科技計劃項目申報時所需填寫上報表單的電子模版及報表上交份數提示，還可提供相同研究領域立項課題申報書以供參考。

研究中期管理——可以隨時記錄課題研究過程中的研究成果并存入相應數據庫內。在使用課題經費時可以隨時查看課題經費預算表以供參考。提供各種課題變更表電子版，以便課題在研究過程中的各種變化。

課題結題管理——提供各類科研計劃項目結題報告、驗收報告、經費決算報表等相關材料的電子模版。可隨時提取課題在研過程中科研成果情況，初步判定課題是否完成任務合同書中預期目標及項目決算經費使用是否超出預算使用浮動標準。

課題后期管理——可隨時追加課題后期連續研究情況，課題后期獲獎情況，后期獲得成果情況，課題成果轉化情況等。

4 系統功能實現

系統搭建完成后，科研課題管理者可按科研計劃類別來對本研究院所的科研課題進行統一規范化管理。根據管理系統提示，在課題申報期前，向本院所有科技人才發布課題申報信息，并提供相應科研課題申報指南以便科技人員參考準備。在課題研究過程中科技人員可將研究過程中相關信息隨時記錄并存儲到系統中，以便隨時整理參照。課題人員變更、課題在研究過程遇到研究難點不能按時完成，可以提出延期申請；課題經費在實際使用時超出預算浮動比例需要申請調整。在課題研究過程中各種突發事件處理，管理人員都可以在系統提示下填報各類申請表格。課題結題時系統可以依據課題任務和合同書，初步判定課題是否已完成結題指標，提供各種結果時需填報的報告和表格電子模版。課題結題后可以繼續對課題后期研究情況進行記錄保存，如：是否得到其他科技計劃項目支持，后期還取得了什么科研成果，課題科研成果是否有得到成果轉化或成果是否被購買等。通過后期信息跟蹤收集，可以對科研課題有一個整體跟蹤記錄。

通過系統平臺對科研課題統一化管理，可以從課題籌備申報開始對整個科研活動提供系統化管理模式，而且可以記錄科研課題后期情況，這樣對科研課題研究方向有一個比較完整的記錄，有利于其他科研人員隨時學習或借鑒。

5 結 語

科研院所發展主軸就是科研課題，那么做好科研課題管理就是在為科研院所發展保駕護航，利用現代化科技手段將課題管理系統化、統一化就變成了管理工作中的要點。簡化繁瑣管理流程和多部門交叉重復管理，搭建一套適合本單位的科研課題管理系統，才能使科研課題管理水平與工作效率大幅提高，從而推動本單位科研管理工作不斷上臺階。