加強學校檔案收集與整理工作的策略分析

張艷潔

承德市第二中學 河北承德 067000

1 學校檔案收集與整理工作概述

學校檔案收集與管理工作主要是指對學校日常運營中各類信息、文件如教學檔案、研究成果資料、學生檔案、人事檔案、會計檔案等的總體管理，其能夠對學校發展過程中各項活動的資料進行保管，從而將學校發展全過程的信息全面留存下來，以便日后其他工作需要時可以隨時查閱。可以說，學校檔案收集與整理工作對學校的發展具有重要作用，是學校發展過程中的關鍵工作之一。

從學校檔案管理的內容加以分析，檔案收集與整理工作的特點十分鮮明。

首先，學校檔案分類眾多，學校日常工作中的各個環節都會產生大量的文件資料，而這些資料又反映了不同學校工作的具體情況，所以都屬于不同的檔案類型。且隨著現代信息技術發展，檔案的呈現形式又進一步分化，形成紙質檔案、電子檔案等分類，因此現代學校檔案的分類更為繁瑣[1]。

其次，涉及范圍廣，即學校檔案收集與整理工作并非單純檔案管理人員的事務，校內所有部門、科室都需要參與其中，同時所有教職員工和學生也都有參與檔案收集和整理的責任，所以此項工作的牽涉范圍甚廣。

再次，檔案收集與整理連續性較強，即學校日常運營發展過程中的各類檔案資料都是在不斷產生的，每年都會出現許多新的檔案資料，尤其在當前教育改革不斷深入的過程中，每個學校每年都會進行一系列的改革探索，發生一些重要事件，其中一些改革工作甚至是需要多年時間方能完成，所以檔案收集與整理就需要保持持續性，并確保檔案資料中間不會出現斷檔，能夠將學校運營發展過程中的所有檔案資料都保存下來，這就加大了檔案工作的工作量。

最后，檔案收集與整理還容易受到各種因素影響。檔案管理工作的對象是大量靜態的文件資料，且內容十分龐雜，學校管理機制的不健全、檔案工作人員意識和工作的不到位以及各種以外事件如火災、斷電等都有可能造成檔案管理中發生管理混亂，檔案遺失等問題。因此該工作也十分容易受到各種因素的影響。

2 學校檔案收集與整理工作的現實意義

如果單純從檔案工作的對象看，許多人會對其產生忽視，認為此項工作只是一些重復性工作。但實際上該工作與學校發展牽連甚廣。一方面，檔案收集與整理管理到學校發展成果的保存，其背后反映的是整個學校的發展歷程，這對于一個學校人文的彰顯和構建都是十分重要的。另一方面，學校的未來發展也是建立在對以往做法、經驗的不斷學習、反省和調整優化基礎之上的，而學校過去的做法經驗都存在于各種檔案之中，因此學校檔案也是學校發展過程中教學創新、科研創新、教育改革、機構調整、設施建設等一系列工作的重要信息依據，所以檔案收集與整理對學校未來發展發揮著重要的智庫作用。由此可見，檔案收集與整理對一個學校文化的涵養和未來發展都有著積極意義[2]。

3 加強學校檔案收集與整理工作的策略

3.1 強化學校內部檔案收集與整理工作意識

鑒于檔案工作的重要性以及檔案工作的復雜性和牽涉范圍的廣泛性，要做好學校檔案收集與管理，就需要首先使校內各方面工作人員都能具備較強的檔案工作意識，認清檔案工作的重要性，如此方能發動更多力量去構建校內完善的檔案管理數據庫，確保檔案管理工作的高質量開展。在這一方面，學校首先需要做好檔案工作在校內的宣傳，通過定期組織各部門工作會議并在會議上強調檔案收集與整理工作，以此來不斷提升校內教職員工以及檔案管理人員對檔案工作的重視程度。其次，學校應將檔案管理作為學校以及各部門的重點任務來抓，形成常態化的宣傳引導，從而使此項工作成為學校各部門、各科室的一項常規工作。

3.2 構建完善管理制度和校內協調機制

檔案收集與管理工作的有效落實離不開相應管理制度的支撐，尤其面對檔案管理復雜的內容和多部門的參與其中，如果缺少一套制度的規范，必然會使檔案管理工作陷入混亂局面。因此，學校應針對檔案管理的職責加以劃分，將檔案管理人員、各部門教職員工、學生等各主體在檔案收集與整理中的職責加以明確，以確保各方面人員都能夠嚴格根據自身職責進行相應的檔案工作。同時 學校必須明確學校檔案的歸檔范圍，使所有參與人員都能夠明白哪些文件資料與信息數據是需要進行歸檔的，哪些則無需進行歸檔，如此就能夠提升檔案管理工作的規范性和效率，避免檔案內容分類混亂而對后期整理帶來難度。此外，由于檔案管理牽涉范圍較廣，因此學校還必須針對校內所有參與人員建立起一套完善的協調機制，加強各部門和各參與人員間的交流溝通，從而為檔案信息的交互共享提供一套規范性的途徑，最大程度上確保檔案收集與整理的全面性、高效性。

3.3 加快推進檔案管理工作的信息化建設

檔案管理作為一項與文件資料、數據信息等打交道的工作，其本質上屬于信息管理，因此在當前信息技術高度發達的情況下，學校檔案工作進行信息化建設是十分必要的。同時，隨著現代信息技術與數字技術的發展，各種電子檔案開始大量出現，這單純依靠以往的管理手段已經難以完成有效的收集與整理，亟待進行信息化檔案管理的建設。因此，學校必須加大對檔案管理信息化建設的投入力度，根據檔案工作實際需求和未來發展要求配齊基礎軟硬件設施，并加快信息化管理系統建設[3]。同時還應該加大對信息化檔案管理人才隊伍的教育培養力度，轉變工作思路，加強新技術應用，以使學校檔案收集與整理可以盡快實現信息化。

4 結語

綜上所述，學校檔案收集與整理并非單純意義上的文件資料管理工作，其更關系到學校的長期發展建設，因此，學校必須通過強化內部檔案工作意識、完善管理制度與協調機制、加快信息化檔案管理建設等一系列策略來進一步提升檔案收集與整理水平。