信息技術在高校學籍管理中的應用

王 會

(三亞學院，海南 三亞 572022)

0 引言

傳統的管理模式在信息采集和整理歸納的工作過程中，多采用手工收集的方法，工作效率極低。隨著人數的增加，勞動強度也逐漸加大，信息技術的應用使得高校學籍管理實現自動化、無紙化辦公，不僅提高了工作效率，還保證了工作質量，順應時代發展潮流。

1 傳統的高校學籍管理模式的問題

學生的學籍包含該學生入學、退學、休學以及在校期間的獎勵榮譽、處罰留級、補考重修等信息，是一個學生踏入社會的敲門磚，是社會和企業審查學生的原始評價依據。傳統的學籍管理大都是紙質檔案，從小學、初中、高中到大學，畢業后郵寄或者自己送到用人單位的人事部，這一過程難免會存在文件丟失、信息失真等情況，特別是年代久遠的檔案，字跡模糊不清甚至消失，使得檔案如同廢紙，失去其重要的意義。

1.1 高校報到流程過于墨守成規，工作效率低

以往，高校新生報到需攜帶多項各人資料，例如黨員檔案、團員檔案、高中信息檔案以及成績檔案等。新生在報到之前將檔案打印裝袋，然后到學校的新生報到點報到、提交自己的檔案、填寫表格、繳納費用后，學院會將學生信息打印出來與新生自己攜帶的信息進行比對審核。由于檔案內容過多，新生需要填寫多個表格，導致辦理的時間過長、工作效率低下[1]。

1.2 學生成績管理工作強度過大

眾所周知，高校的課程管理比較自由，除了必須要學習的專業課程，學生可根據喜好在學校允許的范圍內彈性地選擇課程，大部分學生一學期要完成十幾門課程的學習，學習成績分為期中考試成績、期末考試成績、補考成績以及重修成績，各種數據內容繁雜。而且，學生的成績直接影響該生的畢業、就業、考研以及獎學金、綜合測評等。所以，成績管理工作必須要確保數據準確無誤。

1.3 學籍檔案變動多，不易查找

學生的學籍檔案常常發生變動，例如，一名學生在小學、初中、高中頻繁轉學，甚至跨省轉學，那么該生的檔案更改過多，在傳遞的過程中極易出現丟失的情況。如果高校畢業生想出國深造或者繼續學習，就需要向更高層級的學府提供其本科在校期間所有的情況，例如在校成績，是否補考、重修，有無重大處分，受到哪些獎勵，是否當過兵，是否雙學位或者轉專業，是否休學或者留校觀察等，都需要查看學生的檔案，工作量大，影響效率[2]。

1.4 高校畢業生離校手續復雜，涉及部門較多

高校畢業生離校時需要辦理較多的退校手續，例如教材清算、圖書館的借閱清算、學費清繳和財務清算、退宿管理、校園一卡通退還、學生證注銷以及畢業證的發放等，基本涉及學校的教育部門、財務部門、圖書館、后勤部門、信息部門等，一系列的手續辦完，每名同學少說要蓋七八個章才算圓滿完成，每個部門都需要排較長時間的隊，浪費時間。特別是某些管理人員工作態度不認真，導致辦理手續的效率越來越低。

2 信息技術在高校學籍管理中的絕對優勢

2.1 高校新生入學報到更方便快捷

高校應用信息技術搭建新生報到平臺，方便新生辦理入學報到。首先，新生可根據學校發送的入學短信的報到時間和學校網址，自行了解學校簡介和院系概況，并根據自己的專業查找自己的同學和導員，導員可建立班級微信群，提前了解每位學生的入學情況并根據每位同學的情況分寢室等。其次，報到平臺有網上繳費系統以及二維碼注冊指南，解決了新生報到排長隊的問題，在線即可完成新生入學報到和注冊。減輕了學校管理的工作量，也使整個報到過程井然有序，減少出錯[3]。

2.2 高校畢業生的成績管理更精準

建立現代信息平臺，通過大數據的收集分類，利用信息技術自動計算學分并生成表格，管理人員只需輸入學生的學號便可查閱該生在校期間各門功課的成績以及重修的次數。學生也可自行登錄成績查詢系統，查詢考試成績，實現現代化、信息化的統一管理。學生的成績管理更加公開、透明、規范，杜絕篡改成績、弄虛作假的不良現象。

2.3 高校畢業生辦理離校手續更加便捷

建立數字化網絡信息平臺，實現無紙化辦公，學生可通過離校流程，線上辦理離校手續。各部門通過平臺可查閱該生是否欠賬，并線上審核，如果欠賬，何時何地是否需要本人到場，都可以通過平臺聲明。反之，流程則自動進入下一個部門進行審核，直至審核無誤，形成閉環，最終辦理結果回到學生的手中，學生可通過結果知道自己還需準備哪些資料、能否離校等[4]。部分高校在成功辦理離校后會自動生成二維碼，畢業生可展示二維碼離校，辦理過程方便快捷，節省時間。

3 信息技術在高校學籍管理中的應用探討

3.1 引進先進的學籍管理軟件

部分高校引進的學籍管理軟件僅是檔案管理軟件，并不完全適用于高校學籍管理。雖然學籍管理與檔案管理類似，但是高校學籍管理中成績管理以及其他事物的管理是檔案管理平臺無法滿足的。因此，高校在引進管理軟件時，需要與設計者明確本校的學籍管理要求，可根據本校的實際情況對軟件進行更改，使學籍管理更為統一、規范[5]。

3.2 設立專人專崗，做好崗位培訓

高校學籍管理工作要想實現現代化、信息化，不僅要擁有先進的管理軟件，還需要擁有一支高素質的專業人才隊伍，熟練應用管理軟件，并對管理工作充滿熱情。同時，高校應加強學籍管理人員的專業知識培訓，因為信息技術更新換代的速度非常快，如果培訓力度不夠，很容易跟不上技術的發展，最終被時代淘汰。

3.3 加強學籍管理工作的保密管理

隨著大學的擴招，各大高校紛紛建立分校區，總校區與各分校區的信息傳遞使得學生的檔案具有一定程度的開放性[6]。然而，學籍檔案記錄了學生的重要信息，是必須保密的。因此，學籍管理軟件必須嚴格實施保密管理，嚴禁學生的個人信息泄露出去，建立防火墻系統，防止不法分子乘虛而入。

4 結語

隨著信息技術的蓬勃發展，高校管理自動化水平越來越高，改變傳統的學籍管理模式、應用現代信息技術，實現無紙化辦公已經是高校管理的必然趨勢。高校的學籍管理應該順應時代潮流的發展，引進先進的管理系統，建設專業的管理人才隊伍，樹立正確的學籍管理意識，搭建、完善信息網絡平臺，開拓高校學籍管理的新道路。