醫院數碼照片檔案、膠片檔案以及舊照片檔案的整理及歸檔探討

牛然煜

摘 要：目前醫院的數碼照片，在圖像記錄領域里是比較常用的，這樣就使得數碼照片的檔案管理工作，目前處于各行其道的狀態。由于照片的種類比較多，所以要進行分類處理，這樣才能更好的完善醫院的照片檔案整理和歸檔工作。

關鍵詞：醫院;數碼照片;膠片;舊照片;檔案;整理和歸檔

在對醫院進行照片等檔案，進行整理和歸檔時，應當注意進行分類，對于沒有底片的情況，也要注意分類進行存儲，在歸類的過程中要仔細，因為其中還包括那些老舊的照片。隨著信息技術的發展，當前醫院是以數字信息，進行存儲的情況比較多，在運用數字技術存儲的過程中，都是存儲在磁介質上，這樣就使得數字化照片逐漸增多。醫院對于這照片，怎樣進行規范整理和歸檔是非常重要的。

1 醫院的數碼照片管理分析

1.1 數字技術是一個機遇也是挑戰

信息時代使得數字信息技術，在各領域廣泛的應用，這是一個新的發展機遇也是全新的挑戰。在信息時代不僅開闊了人們的視野，也對管理人員提出了更高的要求。隨著數碼技術的普及和利用，不僅給醫院的檔案管理帶來了契機，從另外一個方面來講，也使得醫院對這些電子照片的管理和使用帶來了一定的尷尬。目前國家雖然對各行業的照片檔案管理工作，都制定了管理規范和辦法，但是這些規定和辦法并沒有深入的進行規定，對于數碼照片的摘要和著錄，以及文件刻錄和保存方面涉及很少，所以就會出現一些問題，這些問題的出現在一定程度上影響了醫院對數碼照片的收集、管理和使用。

1.2 在進行照片存儲過程中，存在盲目存儲情形

在當前由于醫院的拍攝成本大幅度的下降了，而醫院又需要形成大量的照片，對于這些照片的收集和整理工作，是非常巨大的。目前的情況是，醫院的許多照片是重復的，有的甚至是指管拍不管存，這樣就造成了照片管理缺少詳細的描述，所以會出現一定的問題。

1.3 制定科學合理的分類方法

對于醫院的照片檔案管理工作，主要是醫院從事行政管理和醫療研究以及科研等其他活動中形成的，是以攝影為主的，具有保保存價值的歷史記錄。這也是醫院檔案管理的重要組成，所以在醫院制定一套合理的檔案分類方法，是非常重要的，具體有兩個方面。第一，進行分類，要依照國家的相關管理規范。在進行保管時，要按照一定的保管期限和年度，然后進行相關的分析，這樣就可以對保管期限和年度等問題，進行充分的分類。第二，是以發生時間，作為順序進行排列。通常情況下，一個事件可以包含多張照片，就應當注意對這些照片進行保存，同時要將這些照片進行編號，這樣才可以進行更好的保管，對于數碼底片和沖印原則也要進行注意。對照片進行分類，是有一定的優點的。在拍攝結束后，通過對形成的照片和可以隨時進行挑選，然后保存具有價值的照片，進行沖洗和整理，之后裝訂成冊，也可以直接在計算機內，隨時對數碼照片進行整理和編目，這樣可以有效的避免積壓問題。運用局域網可以對照片，進行相應的選擇，這樣可以對照片進行快速和進行整理，同時也可以對照片的年度檔案進行編目，然后進行統計和管理。

2 做好收集和整理以及編目工作

2.1 收集工作

醫院的主要職能就是從事醫療活動，拍攝的照片主要就是記錄重要的工作成果，然后要對這些照片進行收集和整理工作。其中包括醫院領導人和著名人物的照片。醫院組織和參加重要活動的照片，還有重大事件的照片，以及其他異常情況的照片。

2.2 篩選工作

醫院用數碼相機進行拍攝時，會產生大量的照片，對于這些照片應當認真的收集和篩選，但是也要注意遵循一定的原則。對同一類實踐內容的照片，應當進行歸檔，照片要具有一定的主題，影像要清晰畫面應當完善，同時要沒有經過修飾和裁剪的。醫院的照片應當具有這些特點，對存在疑義的照片，要采取一定的措施，進行相關的鑒定。

2.3 整理工作

對醫院照片的檔案應當進行整理，但是進行整理的過程匯中，應當遵循一定的原則，要保證照片和檔案有一定的聯系，這樣才有利于保管。在進行分類保管時，前后的原則要保持一致，不能隨便變動，同時要根據醫院的實際情況，按照一定的分類方法，將數碼照片按照事件的發生順利進行排列，可以依照實際順序來進行排列，給每張照片進行編號，確定保管期限和冊號。

2.4 編目工作

對于醫院的數碼照，在進行檔案編目時，要注意兩個方面內容，首先是冊內照片目錄方面，其次是冊內照片說明這兩個部分。對于冊內照片目錄問題，要根據要求進行編制，一個目錄中，要條條的體現一個事件，這個冊內照片目錄要打印兩份，一份放在冊內一份裝訂成冊，這樣可以留作手工檢索使用。對于冊內照片說明問題，可以采用橫寫的格式進行分段，其中由題目和照片號，還有底片號和參見號以及實際等文字說明。在題目方面，應當進行簡潔的概括，同時要準確反映照片的內容，對人物和地點還有時間以及是由等要素進行體現，描述要進可能的齊全。在照片號方面，要有全宗號，同時也要體現保管期限和冊號，還有張號等內容。對于全宗號是檔案管理部門的編制和代號，保管期限通常是有永久和長期以及短期的分別。張號主要是只，照片在冊內的排列。在底片號方面。要固定的反映底片。參見號，要有密切聯系的，這樣便于檔案需要移交時，要對其的參見號進行核對，在核對的過程中，發現與實際情況有不符合的情況，應當做及時的調整。

2.5 裝冊工作

在進行裝冊過程中，要根據醫院的方案將照片檔案進行裝冊，同時應當填寫檔案盒的封面和盒脊以及備考表。檔案盒封面應當包括全宗號和保管期限以及起止時間，還應當包括目錄號和卷宗號以及卷內的照片總數。在進行盒脊的位置要有全宗號和保管期限，還要有起止張號以及冊號等內容。通常起止張號，是填寫在盒內的第一張照片以及最后一張照片的張號。在對備考表進行填寫時，應當包括相關的說明，還要有立冊人和檢查人以及立冊時間等內容。

3 分類管理和保管辦法

3.1 歸檔數碼照片

對于數碼照片歸檔和整理，應當注意幾個方面的內容。第一，歸類方面。要將照好的數碼照片，從相機里導入到電腦，然后進行分類，先按照科室分類，然后在各分類上設置不同的內容。第二，保管原則。將根據不同主題選擇有代表性的、具有利用價值的照片進行分類。第三，歸檔數量問題。要根據主題的重要程度，選擇部分相關的照片，通常都是在五張左右。第四，保存格式。通常情況下都是JPC格式，像素通常都是五百萬左右，也有一些的掃描照片，在像素方面要求不是很高可以在三百萬左右就可以了。其中還存在一些人員比較眾多集體照和像素保持較大的情況，這些情況都要分類進行保存。第五，標注問題。選擇出來的照片，要按照一定的分類建立文件夾，然后進行命名，打上卷宗號和檔案號，同時也要做簡要的說明，備注人物的姓名和職務等情況。第六，照片歸卷。應當加上保持路徑，還有要光盤編號等相關內容。第七，照片保管。光盤應當保管在干燥和清潔的地方，這個地方還應當沒有油煙和無異味。同時要注意對這些光盤，在進行擺放時，要注意應當豎放，這樣比較便于保管，對于這些光盤通常情況下，是五年清理一次，對于那些需要長久保存的光盤，不要經常讀取的光盤要進行妥善保管，對于那些經常使用的數據，要在硬盤中保存。

3.2 一般相機和舊照片

第一，要對反應同一內容的照片，選擇主要的進行歸檔，這些主要照片，可能是大小不一的，形式也不相同的，是沒有經過系統處理的，所以受到保管條件限制，可能出現照片和底片的卷曲變形的狀況，有的甚至出現變形和發黃以及霉變的情況。第二，進行初步清理和簡單分類。對于這樣的照片，要進行一定的清理工作。然后進行簡單的分類，通過計算機匯總，全面的反映這些照片的問題，然后根據內容進行分類。第五，照片和底片處理。首先，是清洗污漬，對發干和變脆以及卷曲的照片進行處理，但是要注意底片應當進行水洗，要用清水進行浸泡，然后用刷子，輕輕刷去照片和底片上的污物，之后用蒸餾水漂洗，然后晾干，注意要自然晾干。其次，翻拍。對于那些發霉的照片，還有出現變質的照片，以及表面薄膜脫落的照片，要采取修復和翻拍相結合的方式進行進行處理。最后，洗放。這個方式要先鑒別出有價值的照片，對于那些沒有底片的，應當進行沖洗放大，還要注意應當自然干燥。第五，照片保存。根據照片的大小進行設計，同時也要注意根據照片的保持條件，進行恒溫保存。

4 結束語

結合全文，要對照片進行分類和分組，這樣才可以更好的進行保存和整理。照片檔案管理，是一個比較復雜的過程，所以要求相關的人員，不僅要具有一定的專業知識，也要有一定的耐心，工作中應當仔細，這樣才能更好的進行照片歸檔和整理工作。

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