公共資源交易項目檔案信息化管理與發(fā)展探究

陳玲

摘 要：本文對公共資源交易項目檔案管理信息化的重要性進(jìn)行了分析，并對當(dāng)前公共資源交易項目檔案管理現(xiàn)狀以及存在的問題進(jìn)行了討論和研究，對如何推動檔案信息化管理建設(shè)和完善提出了幾點對策和建議。

關(guān)鍵詞：公共資源;檔案管理;信息化

公共資源是指具有公益性、壟斷性、專有性特征的社會公共資源，其可以分為社會資源、自然資源以及行政資源等類型。公共資源交易則是指對相關(guān)資源的服務(wù)經(jīng)營權(quán)、戶外廣告牌經(jīng)營權(quán)、緝私罰沒公物拍賣、房產(chǎn)及辦公樓等物業(yè)租賃進(jìn)行交易以及提供服務(wù)、咨詢業(yè)務(wù)的活動。公共資源交易可以推動資源的有效配置，充分發(fā)揮市場導(dǎo)向的作用，在我國社會主義市場經(jīng)濟(jì)的發(fā)展中有著重要地位。

公共資源交易項目檔案內(nèi)容包括了進(jìn)場交易申請表、政府采購審批表、招標(biāo)代理委托協(xié)議書、招標(biāo)文件、行業(yè)監(jiān)管部門、專家抽取委托書、評標(biāo)委托書、專家打分表和評標(biāo)報告、中標(biāo)單位投標(biāo)書等內(nèi)容，做好檔案管理工作，推動檔案工作信息化建設(shè)對于公共資源交易項目的順利進(jìn)行有著重要意義。

1 公共資源交易項目檔案信息化管理的重要性

在當(dāng)前信息化時代的下，對檔案工作開展提出了許多更高的要求，檔案信息化管理建設(shè)已經(jīng)成為新時期檔案工作發(fā)展的必然趨勢。加強(qiáng)檔案管理信息化建設(shè)，通過引入信息化管理理念，利用相關(guān)信息技術(shù)開展檔案工作，建立起管理制度體系，能夠進(jìn)一步提升檔案管理效能，有效提升檔案工作水平。公共資源交易項目檔案信息化管理對于工作的開展有著重要的促進(jìn)作用。例如，信息化檔案管理下電子化檔案具有信息共享度高、傳遞速度快的優(yōu)勢，可以為公共資源交易項目進(jìn)行提供更好的信息保障和支持;同時還可以推動電子招投標(biāo)模式的建立，使公共資源交易項目招投標(biāo)工作透明度提升，獲得市場、行業(yè)、人民監(jiān)督，規(guī)范招投標(biāo)市場，吸引投標(biāo)方，提升市場活躍度。

2 公共資源交易項目檔案管理現(xiàn)狀

當(dāng)前公共資源交易管理部門對于檔案信息化建設(shè)有著較高的重視，并投入了一定的人力、物力推動信息化管理基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)、管理機(jī)制體系完善。不過在實際工作的開展中，電子檔案在安全性、憑證效力等方面還需要討論、解決，再加上當(dāng)前公共資源交易多采取線上交易、線下辦理的“雙軌制”，因此電子檔案仍然無法完全代替紙質(zhì)檔案，公共資源交易項目檔案管理大多采取傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案于電子檔案并行的制度。

3 公共資源交易項目檔案管理中存在的問題

3.1 檔案管理成本高

在紙質(zhì)檔案與電子檔案并行的制度下，傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案保管分散、歸檔困難、數(shù)量繁多、保存成本高等問題仍然存在。同時，進(jìn)行檔案信息化管理建設(shè)對于相關(guān)的軟硬件設(shè)施也有著一定要求，也造成了檔案管理工作成本的提升。

3.2 檔案管理機(jī)制不完善

檔案信息化管理需要對相應(yīng)的管理機(jī)制進(jìn)行轉(zhuǎn)變和完善，然而當(dāng)前公共資源交易項目檔案管理仍采取以往的管理機(jī)制和方法，檔案人員在信息化管理理念、信息技術(shù)水平上也相對較差，無法滿足信息化管理的需求。

3.3 檔案管理規(guī)范性差

公共資源交易項目檔案內(nèi)容繁多、復(fù)雜，紙質(zhì)檔案與電子檔案并行等導(dǎo)致了檔案工作壓力較大，對檔案工作、檔案內(nèi)容的規(guī)范性造成了一定的影響。檔案不規(guī)范會較大的影響信息化管理下的數(shù)據(jù)快速檢索、深度挖掘優(yōu)勢，對于交易項目管理也會造成一定影響。

4 完善公共資源交易項目檔案信息化管理的有效措施

4.1 完善檔案信息化管理機(jī)制

公共資源交易管理部門要針對檔案信息化的特點改革和完善相應(yīng)的工作機(jī)制，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)、落后的工作方法。例如，要充分發(fā)揮線上交易平臺優(yōu)勢，推動檔案資料的快速、全面收集以及高效、自動化整理歸檔和保管，減少傳統(tǒng)檔案工作中的低水平重復(fù)性勞動內(nèi)容;利用公共資源交易平臺建立檔案資料收集、移交、保管、利用、銷毀等流程，進(jìn)行全過程管理并保證全程可追溯，保障檔案可以對整個交易過程進(jìn)行記錄、再現(xiàn)，提高檔案的完整性、真實性、安全性;完善電子檔案查詢系統(tǒng)、健全檔案傳遞和共享機(jī)制，提高檔案資料在公共資源交易項目中的流通使用，提高檔案工作的透明度、幫助維護(hù)公共資源交易市場秩序;充分利用大數(shù)據(jù)等技術(shù)對檔案資料中的信息進(jìn)行深度挖掘，總結(jié)有價值的信息為公共資源交易管理相關(guān)工作提供準(zhǔn)確、全面的決策參考和支持;針對信息化管理完善檔案工作基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，包括相關(guān)軟硬件設(shè)施采購、維護(hù)、安保等工作內(nèi)容，保證信息化管理的順利實施;加強(qiáng)對檔案人員信息化管理理念、信息技術(shù)水平的培訓(xùn)等。

4.2 對檔案信息化管理下電子檔案的使用進(jìn)行深入研究

電子檔案是檔案信息化管理的重要標(biāo)志，對于檔案工作效率提升、管理成本降低有著良好的促進(jìn)效果。但電子文件本身易復(fù)制、易更改的特性導(dǎo)致其相較于紙質(zhì)檔案在安全性、證據(jù)效力等方面還存在著一定的爭議。電子檔案與紙質(zhì)檔案之間的矛盾是影響和阻礙檔案信息化管理建設(shè)的重要因素。因此，相關(guān)部門要積極加強(qiáng)對檔案信息化管理下電子檔案的使用，提高電子檔案的安全性、證據(jù)效力，使其優(yōu)勢能夠得到充分的發(fā)揮和利用。例如，檔案管理部門要針對電子檔案安全性方面加強(qiáng)措施，完善電子文件保護(hù)機(jī)制以及硬件保護(hù)措施：通過電子文件簽名、加密、電子印章、設(shè)置防調(diào)換、防錯漏標(biāo)記等方式，保證檔案內(nèi)容安全;通過做好檔案儲存設(shè)備的安保、維護(hù)，加強(qiáng)防火墻與系統(tǒng)安全建設(shè)，并綜合應(yīng)用Raid儲存、本地備份、異地備份、UPS電源等多種措施保證數(shù)據(jù)安全;推動完善相關(guān)管理制度對檔案信息化管理安全性、規(guī)范性提出明確的要求，并落實檔案管理責(zé)任到個人;在借助相關(guān)技術(shù)手段保證電子檔案原始性、安全性的基礎(chǔ)上推動相關(guān)法律法規(guī)建設(shè)，為電子檔案的證據(jù)效力、法律效力提供有力支持;推動傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的數(shù)字化工作，逐漸擴(kuò)大電子檔案比例;加強(qiáng)對電子檔案的宣傳力度，獲取相關(guān)單位、部門對電子檔案的認(rèn)可、認(rèn)同，增強(qiáng)電子檔案公信力。

5 結(jié)語

綜上所述，針對當(dāng)前公共資源交易項目檔案管理工作現(xiàn)狀以及檔案信息化管理存在的一些問題，相關(guān)部門要積極采取有效措施，加快推動檔案信息化管理建設(shè)和完善，從而充分的發(fā)揮出信息化管理優(yōu)勢，為公共資源交易項目提供有力的支持和保障。

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