淺談檔案管理信息化的科學發展路徑與創新

趙華軍

摘 要：現代互聯網信息技術的高速發展，傳統的檔案管理方式已經不能適應新信息時代的節奏，檔案管理的轉變已經是無法避免的問題，檔案管理的信息化是已是發展的必然方向。信息時代在飛快進步，檔案管理的質量也需要同步提升，但一直沒有顯著的效果。檔案管理辦公室必須要根據時代做出改變和創新，有必要將檔案管理與高科技、新技術相結合。為了使信息管理更加科學有效，信息化是一條最有效的快捷路徑。本次研究以信息化在檔案管理的作用為主要內容，探討在這個過程中存在的問題，并提出可行性建議。

關鍵詞：檔案;信息化建設;檔案管理

從近年來的社會發展形態來看，信息技術正處于快速發展階段，“互聯網+”時代已經到來。不同的行業認識到信息技術在這種環境中的重要性，并將這種技術廣泛應用于實踐。檔案管理行業也適應時代的發展，加強了信息技術的應用。檔案在現實社會中具有重要的價值和作用，無論企業、事業單位還是政府機關能否正常運轉，都離不開完整的檔案。因此，根據我國國情，重視檔案管理的發展進步是社會發展重要的一環。

1 檔案管理信息化建設的目標與意義

與傳統檔案管理相比，檔案管理信息化可以進一步促進檔案資源的開發、利用、保存和傳遞，解決網絡用戶信息資源不同步的問題，高度達成檔案信息的同步共享，讓檔案服務變的更加便捷和效率。檔案的管理和使用將通過基于強力運算的互聯網信息的計算機程序，如利用計算機進行歸檔、信息存儲和搜索、自動標記、統計、編排、調閱、倉庫管理等手段，節約大量的時間和人員，極大地提高了檔案的存儲和搜索效率，極大地提高了檔案管理的效果和質量，實現了檔案管理從“管好檔案”到“用好檔案”的轉變。檔案管理信息化建設有利于新時代的檔案管理平臺的完善，促進檔案服務完整體系的建設。

2 分析現階段我國檔案管理信息化發展中的問題

2.1 檔案管理的安全意識影響其創新發展

我國的檔案管理制度存在許多問題，與社會發展不相適應。由此可見，檔案管理雖然處于信息化發展階段，但仍有許多問題亟待解決。因此，檔案管理信息化的實現過程是復雜的，管理創新與傳統檔案管理之間的矛盾需要通過有效的措施來解決。傳統文件管理的目的很明確，即快速搜索文件，保證文件的安全性。然而，在歷史檔案管理中很難實現這一目標，這就對我國當前的檔案管理提出了更高的要求，即檔案管理必須多元化。

2.2 目前在檔案信息化管理方面有待實現標準化和法治化

客觀地看我國目前檔案管理存在的問題，信息化不足的局面沒有得到解決，檔案利用范圍有限，資源沒有共享。其原因主要集中在以下三個方面：1）由于管理方法和制度的限制，不同的檔案管理部門沒有形成統一的標準。從我國政府部門的情況來看，沒有規范的檔案管理制度，檔案管理處于分散狀態。2）從具體情況來看，各級政府或部門的檔案信息管理內容不同，存在不協調之處。3）我們這個時代的信息技術發展迅速，變化動態，對系統建設提出了更高的要求，具有很強的時效性。如果失去時效性，對平臺建設不利。

2.3 檔案管理應對電子政務有更嚴格的標準

中國的電子政務系統不是獨立存在的，而是與互聯網接軌的。它具有很強的功能性，能夠滿足社會和公共服務的需求，并且必須履行政府職能。然而，辦公自動化系統的早期投入目的是建設在政府內部網絡上，服務僅限于自身業務。電子政務系統由多個系統組成，文件管理系統是其中不可缺少的一環，與傳統的檔案管理信息系統相比，檔案管理信息系統建設的內容是確定的，必須處理好以下兩個問題：1）安全體系。為了增加該階段的功能，有必要授權和信任該模塊。2）建立自動備份系統。為避免信息丟失，應備份檔案的所有內容，包括電子檔案，即使網絡和數據庫出現故障，信息也不會丟失。

3 加強檔案管理信息化建設的路徑

3.1 加強檔案數字化資源建設

為了給社會和有需要的人提供高質量的信息服務，必須重視數字檔案資源的建設。檔案館的基礎軟硬件設施必須齊全，并運用現代新科技、3D等高端技術。傳統檔案和信息資料逐步網絡數據化，構建了一個多方位、多功能、能提供視覺、聽覺等不同聽覺感受的三維展示平臺。數字文檔和文檔具有引入感和真實性，提供的信息服務更具吸引力、更全面、更完善。需求方能夠不受現實因素的限制登錄網絡信息系統，完成所需檔案的查詢。

3.2 優化創新檔案信息資源體系建設

檔案信息資源系統建設的首要任務是加強檔案資源系統的規劃和布局。檔案資源系統的建設不是一次性的工作，需要有耐心的同心協力才能取得成效。因此，強有力的政策支持和科學合理的規劃布局設計至關重要。在宏觀層面上，應盡快頒布檔案資源建設的法律法規，為檔案信息資源提供立法保障，同時應加強國家檔案資源體系的規劃，對檔案資源獲取、開發、利用和共享的各個階段和全過程進行司法和行政監督，并落實制度保障。在微觀層面上，合肥應根據當地特點規劃和布局檔案資源建設，緊緊跟隨當地歷史文化，尊重公眾和檔案使用者在檔案資源體系建設中的主體地位，充分發揮群眾的自覺能動性，激發人民的創造力。

3.3 改變傳統檔案管理方式，強化檔案信息化管理模式

為了使檔案信息化的應用達到更高的效率，企業應該重視檔案信息化，加強相關人員的培訓，轉變觀念，調整服務態度，構建更加合理的管理模式，調整傳統的檔案管理思想，提高適應性，形成主動服務意識。還應注意的是，企業在進行檔案信息管理建設時，應用電子軟件，有效搜索信息內容，使檔案管理更加規范，提高檔案管理的安全性和有效性。

3.4 根據檔案館職能的變化進行機構改革

隨著社會的發展，檔案的功能也在動態變化，許多環節需要調整和更新，這對管理者提出了更高的要求。要適應時代的變化和要求，調整機構設置，完成新的職能定位。在部門和機構的創新和改革過程中，要處理好人事調整問題，打造一個功能更加完善的工作平臺，方便檔案管理人員使用這個平臺為需求者帶來更優服務。

3.5 健全檔案管理信息化的安全管理制度

檔案管理信息化的安全系統建設是檔案管理信息化的重要保護手段。首先，由于檔案信息管理系統的資源共享，要充分挖掘和使用檔案信息，最大程度地發揮其服務作用。存儲電子資料和運用網絡系統的每個環節都要有可靠性、真實性和完整性。要持續完成檔案管理信息化的安全管理系統，擬定一套嚴謹的安全手段。檔案管理者應不斷加強思想認識，增強自身預警意識。此外，要同步完善檔案管理信息化對應的法律法規，及時頒布有關檔案管理的法規條例。

3.6 加強檔案管理信息化的人才機制建設

檔案管理信息化是在不停進步的動態進程，要達成檔案資源的建成和完善，高端的檔案管理人才是根本。在日常檔案管理工作過程中，可以專業地使用和維護本部門的局域網、計算機系統、數據庫、網站和軟件程序，促進系統各項功能的應用，增加檔案管理的效率，確保信息系統的安全有效運作。目前，信息人才的短缺可以通過內部設備、外部引進和高科技就業來解決。不斷加強檔案管理人才的培養，加強對現有工作人員的整體系統的深度教學和再學習，以適應檔案管理信息化發展的新需求。

4 結束語

綜上所述，我們對檔案信息化建設的重要性已經達成共識，我們應該改變傳統的檔案管理觀念，更好地發揮資源的作用，提高檔案管理能力。從發展的角度看，檔案信息應該發揮更大的作用，更好地利用檔案信息資源。為了實現這一目標，我們必須提高服務水平，使檔案管理服務更加優質，朝著信息化和數字化的發展方向大步前進。