試論加強電力檔案管理的有效措施

張玉霞

摘 要：電力檔案管理是電力企業至關重要的一項工作，在現代化信息技術發展中，電力檔案管理體系隨著信息技術的引用也在不斷進步，管理人員在進行檔案管理工作中，通過信息技術的手段可以更規范的完成檔案管理工作，減少了工作量，提高了管理人員的工作效率。為了電力檔案管理更好的在企業中發揮作用，需要提高檔案管理水平，使檔案管理工作在企業中得到重視。本文通過對電力檔案管理現階段出現的問題進行分析，探討出解決電力檔案管理問題的相應措施。

關鍵詞：電力檔案管理;問題;解決措施

在信息化時代，加強電力檔案管理模式是促進電力檔案管理工作發展的重要途徑，電力檔案管理工作的快速發展使檔案管理資料逐漸增多，增加了管理人員的工作量，也會相應的出現諸多問題，本文通過作者自身的工作經驗，分析出電力檔案管理中出現的問題并提出相應的解決措施，希望可以提升電力檔案管理工作的規范性，提高工作效率，促進電力檔案管理的有效發展。

1 電力檔案管理的含義

檔案管理顧名思義就是檔案管理人員對企業的檔案進行整理及保存工作，促進電力企業其他部門的工作可以有效進行，在進行檔案管理工作時，會遇到很多難點，一是電力檔案管理資料整理過程復雜繁重，加大了檔案管理人員工作量;二是需要對檔案資料分類保存，是一個耗時耗力的工作步驟;三是需要對整理好的資料進行多方面因素的考慮合理歸檔，保證檔案資料的安全性及便捷性;四是對檔案資料進行年份的劃分，做好分類編輯工作，方便相關人員查閱及使用。在現代信息技術發展下，電力企業對檔案管理大多使用電子檔案錄入形式，通過電子設備實現檔案資料快速錄入以及保存，方便相關人員查閱的同時提高了管理人員的工作效率，促進電力檔案管理的迅速發展。

2 電力檔案管理出現的問題

1）對電力檔案管理的重視程度不夠。在工作中，大部分企業員工對檔案管理工作理解有誤區，認為檔案管理就是對企業的相關資料進行輸入以及保存的工作，沒有把檔案管理工作放到比較重要的位置，而大部分領導投入大量人力物力去管理檔案，嚴重影響了電力企業的經濟發展，很多電力企業注重電力的工程建設，往往忽視了檔案管理建設，使企業員工對檔案管理工作缺乏主動性，對上級領導的檢查報以應付了事的態度，沒有以對企業負責任的態度去完成檔案管理工作。

2）電力檔案管理工作落后。由于部分企業領導對檔案管理的重視程度不夠，導致在檔案管理的建設上投入資金較少，使企業的檔案部門沒有相應的管理軟件及技術，企業員工還是以手工錄入方式進行工作，降低了檔案管理的工作效率。有一部分電力企業的檔案部門有專業的檔案管理系統，但仍然與其他部門的工作做不到有效接洽，企業員工在進行檔案管理工作時整理資料相對困難，從而體現出電力檔案管理工作的落后。

3）電力檔案管理人員素質較低。大部分電力檔案管理人員都是沒有相關專業的畢業證書，沒有受過相應的專業知識培訓，導致對電力檔案的管理工作并不是很了解，其次很多檔案管理人員都是企業年齡較大或者身體素質較差的員工來擔任的，由于年齡大的緣故很適合這種安逸的工作環境，失去了工作熱情，缺乏對工作的主動性以及創新性，以循規蹈矩的方式進行工作，降低了電力檔案管理的工作效率，也使檔案管理人員的素質有所下降。

4）檔案記錄不完善。電力檔案管理人員只注重數據資料的收集，對照相、攝像以及錄音設備沒有很好的利用，就算利用了聲像設備同時進行了收集，檔案管理人員沒有及時的進行歸檔保存，也會造成大量聲像資料丟失現象，影響了聲像檔案管理的有效進行。

檔案管理人員對檔案管理的記錄收集方式也不規范，比如同一件事情會用多種方式進行記錄，增加了管理人員的工作量也使查驗工作難度加大。

5）電力檔案管理體系不健全。電力企業的部分領導對電力工程建設的高度重視，從而忽視了電力檔案管理以及資料收集工作，對進一步開展檔案管理工作增加了難度，使檔案管理人員處于被動狀態，只能靠經驗進行管理，嚴重影響了檔案管理工作的進展。很多檔案都是等企業完工后開始進行檔案歸檔工作，由于不是開工開始時進行的檔案管理，導致部分資料的丟失，使管理人員只能憑記憶整理資料進行歸檔工作，加大了管理人員的工作量也使整個檔案管理體系得不到規范管理。

3 提高電力檔案管理的有效措施

1）提高檔案管理人員綜合素質。電力企業在招聘檔案管理人員時，應優先選擇有工作經驗或者專業院校畢業人員，提高了檔案管理人員的綜合素質，同時也提升了整個檔案管理工作效率，調動了員工工作積極性。對企業內部現有的管理人員，應定期的進行檔案管理知識培訓，更好的掌握檔案管理知識及相關技能，促進檔案管理工作有效進展。

2）提升管理意識，促進檔案工作的規范化開展。不斷增強檔案管理人員的思想意識對促進電力企業檔案工作的規范化開展有著積極影響。電力企業要幫助檔案管理工作人員樹立正確的思想理念，提高相關工作者的管理理念和管理意識，這樣才能提高檔案管理能力，為電力企業檔案管理工作的高效開展提供保障。同時。要想進一步提高電力企業檔案管理工作水平，必須要加強這項工作的標準化建設，確保檔案管理工作能夠得到有序開展。

3）推動電子檔案的快速發展。近年來，隨著電力事業的蓬勃發展，企業各門類檔案也不斷增長，隨之也給檔案保管和查找利用帶來了很大的困難。而信息技術的迅猛發展可以對各門類紙質檔案實行數字化加工掃描，大批量轉化為電子文件。電子檔案代替紙質檔案，給檔案的保存、查找和利用帶來了很大的便利，既節約了時間又減少了工作量，電子檔案管理實踐的廣泛運用，有助于理清檔案學科框架，促進電子檔案管理領域學術的正常交流，推動檔案事業的長遠發展。

4）提高管理人員對電力檔案管理的重視。電力檔案管理人員對檔案管理的不夠重視，使電力檔案管理工作的開展受到了一定程度的阻礙。提高管理人員的工作效率應增加管理人員對檔案管理工作的重視程度，應大力宣傳檔案管理知識，將管理人員的被動工作狀態調整為積極狀態，了解檔案管理工作的性質，使員工不是為了工作而工作，從而以飽滿的熱情投入到工作中，掌握專業知識的同時也提升了工作效率。

5）加強電力檔案管理制度，融入電腦信息技術。促進電力檔案管理工作的進一步發展，需要對相關的管理工作制定相關的規章制度，檔案管理人員按照制度去進行工作，提高了電力檔案管理的工作水平。用先進的電腦信息技術替代管理人員現有的工作技術方式。檔案管理工作資料比較復雜繁重，整理較困難，需要管理人員有足夠的耐心以及專業技術能力去完成工作，但也避免不了發生錄入錯誤情況，而運用現代化信息技術可以解決這種情況，大多數的檔案管理人員都是通過手工錄入的方式進行檔案管理工作，由于每個人的書寫方式不同，使檔案管理人員查閱時出現看不懂的情況，通過電腦信息技術的介入，可以減少檔案管理人員工作中的工作量，保證檔案管理工作的完整性，提高工作效率。

綜上所述，電力檔案管理工作的管理好壞直接影響電力企業的發展，檔案管理人員在工作中也會出現很多問題，應通過提高管理人員素質、加大宣傳力度使檔案管理工作得到重視、制定相關管理制度、投入先進設備及技術等措施，提高電力檔案管理人員的工作效率以及檔案工作質量，運用科學的技術手段對檔案資料進行錄入以及整理工作，從而促進電力企業的發展。

參考文獻

[1]廖秀梅.電力企業提高檔案管理水平的措施探討[J].辦公室業務，2020.

[2]梁麗寧.淺談電力檔案管理實際工作存在的問題及其改進策略[J].青年時代，2019，00（011）：290.

[3]趙云波.新時期加強電力企業檔案管理提高檔案管理水平研究[J].辦公室業務，2019，312（07）：98.