淺談檔案資訊時代高校檔案管理者的素養

鄭麗

摘 要：隨著社會的發展，檔案的重要性越來越受到重視。但是，學校的檔案管理工作存在一系列問題，特別是對于學校檔案從業人員，由于他們的檔案管理意識低，專業水平低，難以應付日新月異的檔案管理工作。在本文中，介紹高校檔案管理員應該具備的能力以及如何提高其工作技能。

關鍵詞：檔案管理者;高校;素養

盡管大部分學校都有完整的檔案，但是學校其他部門的檔案工作人員大多是兼職工作，主要從事自己的專業工作。所以，存檔操作并不面向未來，也不具有總體工作計劃或執行能力。存檔室是用來整理需要保存的資料的，主要是在一個密集的時間內收集許多部門提交的文件。但學校檔案工作人員專業知識水平不高、技能水平不高，制約了檔案管理工作發展。加強檔案管理人員的能力，應引起學校和教育部門的重視。檔案館工作者應該在哪些方面提高技能？

1 檔案管理概述

1）檔案管理的內容。檔案是由國家機構，社會團體和個人在社會活動中組織的，并以各種形式保存文本，圖像，聲音和其他原始記錄，以備將來參考[1]。它主要分為文檔檔案，科學技術檔案，司法檔案，會計檔案，藝術品檔案，人事檔案，教育檔案和外交檔案。

2）檔案管理的性質和特征。檔案管理是一項任務，以科學的原理和方法管理檔案，并提供有助于各種社會實踐的檔案信息。其首要任務是科學管理有價值的檔案，以滿足社會對檔案信息的需求。

檔案管理是一項專業的管理活動[2]。作為獨立的業務部門，管理各個部門的檔案，它是國家科學和文化業務的組成部分。同時，對于特定部門，檔案管理是部門各種管理任務的重要組成部分。例如，會計檔案管理是財務管理的一部分，執行檔案管理是執行管理的一部分，技術檔案管理是生產管理、技術管理和科研管理的重要組成部分。

2 檔案管理工作的文化內涵

“文化”是多樣化十分復雜的無形概念的綜合，文化作可以分為狹義和廣義兩種含義。“廣義的文化是指人類在生產實踐活動中創造的一切物質和精神財富的綜合。狹義主要是指精神文化產品和內涵，包括各種社會主流意識形態和觀念。在館藏建設方面，要重點加強本校優秀人才和名人信息的搜集和整理工作，建立相對完善的檔案信息，不斷豐富本校人才信息庫，充分發揮檔案工作提升校園文化水平的重要作用，夯實檔案工作基礎。

在實際工作中，綜合平衡各種文化才能夠促進檔案管理工作更上一個臺階，才能夠尋求突破和創新[3]。要本著與時代共發展的工作理念，不斷創新高校檔案管理工作，采用各種先進的檔案管理技術和設備，不斷提高高校檔案管理工作的現代化水平，使其既傳承了傳統文化，又具有特殊的時代感。

3 檔案管理的地位和作用

存檔是各個國家建設項目中必不可少的環節。檔案工作的開展受到各種國家建設項目的限制和影響。同樣，各種國家建設項目的發展也受到檔案工作的影響。從歸檔工作與各個國家的建設之間的關系的角度來看，歸檔工作處于服務狀態，有條件的工作，即它為國家的政治，經濟、科學和文化活動提供了必要的信息并創造了必要的條件。但是，在某些情況下，歸檔也起著決定性的作用。

4 檔案管理者應具備的政治素質

首先，檔案管理員必須有一個堅實的政治方向，在思想、政治和行動上與黨中央保持一致，熱愛檔案工作，并忠于檔案工作。

其次，檔案管理員必須具有較強的敬業精神、高度責任感、扎實的管理風格和創新精神。專業精神是堅定的理想和信念。管理員具有很強的專業知識和高度責任感，他們不應該擔心暫時的困難，并且對管理工作總是充滿活力和熱情。檔案業務的發展需要努力提供管理思想和建議，并可以加速檔案信息化的實現。檔案管理員必須勤奮學習，深入研究業務，并不斷運用在檔案信息管理中學到的新知識和新技能。

檔案管理員必須具有良好的職業道德和敬業精神。檔案管理是服務管理，但是由于檔案記錄了單位信息的所有方面，因此檔案管理者必須具有良好的職業道德和敬業精神，并且必須嚴格遵守機密性管理準則。

5 檔案管理者應具備的業務素質

1）檔案從業人員需要強大的文字理解和寫作能力，以及扎實的文學基礎。由于管理員的工作經常涉及文本，因此必須具有較高水平的文本撰寫和理解能力[4]。例如，對于文檔，學校記錄，畢業相冊和其他材料的編輯和研究，必須具有一定水平的寫作技巧才能編輯分散的文檔和各種材料。因此，檔案工作者需要一些課程來提高他們的寫作知識、古代漢語知識、文學成就和寫作技巧。

2）檔案從業人員必須具有較強的協調能力。就內容而言，學校檔案中包含校長、黨務和行政管理、教育管理、科研管理、學生管理、后勤管理等方面的相關檔案，必須與各部門合作。除了相關的規章制度外，在各個方面獲得支持的方法是依靠管理員自身的協調能力，并通過認真工作，實現各部門檔案管理的協調和整合。

3）檔案從業人員應精通計算機技能，并提高其應用技能。信息技術在歸檔中被廣泛使用。存檔將不再是紙質檔案，而是大量的電子檔案。數字化豐富的檔案信息，并通過專用網絡進行傳播，使檔案成為重要的信息資源。它確保對歸檔信息進行有效的電子和數字控制和管理，最大程度地利用信息，并允許用戶在短時間內找到它。

4）檔案從業人員需要嚴格的分析和創新的工作技能。使用檔案應該謹慎，認真和嚴格，不要過多創新。但這并不意味著停滯不前和退縮。但是，這需要嚴格的創新和效率。當前，各種類別和學校職業檔案都呈現出多樣化的趨勢，因此檔案工作者可以發現、分析和解決其工作中出現的問題，創新思想、創新工作方法并不斷保存檔案。進行工作探索和創新，大膽嘗試發現問題，逐步取得實際成果。

5）檔案從業人員應具有學習精神，并不斷學習新知識。除了學習和獲取檔案的基本知識之外，檔案專業人員還需要大量的社會和自然科學知識，以拓寬視野并增加知識。還必須學習相關主題，例如文學、文物鑒賞、歷史、參考書目和社會科學信息。

6 提高檔案管理者素質的途徑

1）加強思想教育，增強歷史責任感。為了有效地加強檔案管理員的思想教育、情境教育和國情教育，采用各種手段和方法不斷提高檔案管理人員的政治素質，從而增強了自我管理的專業性，改善了檔案信息化。

2）進行持續的培訓，并不斷獲得有關檔案管理的新知識。檔案管理者應利用業余時間進行實踐教育或培訓，有意識地更新其知識，并不斷調整其文化知識結構。此外，各部門要重視檔案人員的實踐培訓，根據建設檔案信息化的客觀要求，聘請熟練的專家進行授課，或者選擇檔案人員在其他部門學習和發展，不斷開發新知識和新技術。新技術可以提高檔案人員的素質，使其更好地適應檔案信息管理。

7 結語

總而言之，為了加強學校的檔案管理工作，檔案管理人員必須在政治上堅定、工作上專業，不僅要履行檔案管理人員的職責，而且還要掌握檔案工作的專業理論并且需要不斷改進。適應管理水平、知識更新、情況發展的需求。高校檔案館應當將檔案管理工作的管理方式轉變為科學有效的管理方式，規范檔案工作，建立檔案管理工作的長效機制，充分體現檔案價值，促進教育發展。

參考文獻

[1]陳亮，王芳.高校外事管理內設機構檔案工作研究[J].傳媒論壇，2020，3（18）：117+120.

[2]劉歌與.高校檔案信息化建設探究[J].機電兵船檔案，2020（04）：38-40.

[3]李娟.如何在新形勢下實現高校檔案管理工作創新[J].傳媒論壇，2020，3（17）：103-104.

[4]張海秀.提升高校檔案管理人員素養的策略與途徑[J].辦公室業務，2020（14）：168+173.