事業(yè)單位檔案管理工作的優(yōu)化路徑管窺

于抑庸

摘 要：檔案管理在事業(yè)單位中是一項(xiàng)不可忽視的重要工作，關(guān)系到整個單位能否有序高效的運(yùn)行，對于單位自身發(fā)展和維護(hù)廣大職工切身利益有著廣泛的影響，在社會不斷發(fā)展進(jìn)步的新形勢下，應(yīng)該反思存在的問題，并進(jìn)行有效的創(chuàng)新改革。在實(shí)際工作中，事業(yè)單位要加強(qiáng)思想重視，制定科學(xué)合理的工作制度，把好檔案信息質(zhì)量關(guān)，要注重開展信息化檔案管理，還要提高檔案管理工作人員專業(yè)素質(zhì)，這都有助于促進(jìn)檔案管理工作質(zhì)量的提高。本文主要針對事業(yè)單位檔案管理工作的優(yōu)化路徑進(jìn)行了探究，以供參考交流。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位;檔案管理工作;問題;優(yōu)化路徑

在事業(yè)單位中，檔案管理工作的主要內(nèi)容就是對檔案進(jìn)行收集整理以及系統(tǒng)的儲存，但因事業(yè)單位的性質(zhì)特殊，其檔案管理工作也相對來說較為復(fù)雜，檔案管理人員需要承擔(dān)比較大的壓力。事業(yè)單位在開展檔案管理工作時會出現(xiàn)很多問題，比如工作人員專業(yè)素質(zhì)有待提高，工作模式缺乏科學(xué)性等，從而對檔案管理工作的效果造成了很大的負(fù)面影響，降低了檔案管理工作的效率。因此，對事業(yè)單位的檔案管理工作進(jìn)行路徑優(yōu)化非常重要，深入開展改革創(chuàng)新已經(jīng)是刻不容緩的一項(xiàng)任務(wù)。

1 現(xiàn)階段事業(yè)單位檔案管理工作存在的問題分析

1.1 檔案管理工作不受重視

很多事業(yè)單位對于人事檔案管理工作都缺乏應(yīng)有的重視，認(rèn)為該項(xiàng)工作就是一個形式化的過程，對于保存人事檔案的地點(diǎn)也沒有任何的保密措施，甚至有的連基本的鐵門都不安裝。另外，用于保存人事檔案的工具也相對落后或者保密性不足，紙質(zhì)版的檔案通常會由于時間久遠(yuǎn)的原因，或多或少都會有遺失甚至是錯漏問題，而且對于那些電子版信息，也大多會因?yàn)楣芾聿划?dāng)而威脅信息安全性[1]。

1.2 檔案管理工作人員專業(yè)素質(zhì)不高

工作人員對檔案管理工作中涉及理論知識的工作不會，就會造成在實(shí)際操作檔案管理工作者對檔案管理工作難以完成，甚至在工作的人員中還有未接受過系統(tǒng)的管理學(xué)習(xí)以及進(jìn)過專業(yè)的培訓(xùn)工作人員，導(dǎo)致工作人員在對檔案管理工作的時候出現(xiàn)工作錯誤，而且工作態(tài)度懶散，容易在進(jìn)行檔案管理工作的時候出現(xiàn)失誤，給工作帶來麻煩。比如檔案整理的不規(guī)范，對檔案的保管不當(dāng)造成疏漏等。

1.3 檔案管理工作缺乏科學(xué)性

不夠科學(xué)化的檔案管理會對檔案工作造成威脅，在信息化技術(shù)高速發(fā)展的今天，仍然存在著有些事業(yè)單位對檔案的管理工作進(jìn)行傳統(tǒng)的管理檔案的工作模式，沒有進(jìn)行創(chuàng)新，降低了檔案管理工作效率，還對檔案的有效利用起到了阻礙的作用。對檔案資料的有效保管是檔案管理工作中可以說是不容忽視的工作。但是在實(shí)際的操作過程中，檔案管理人員對待檔案管理工作不負(fù)責(zé)任，對檔案資料的保存也不妥當(dāng)，就會把檔案資料弄丟，資料的丟失對事業(yè)單位的工作會造成無法挽回的損失[2]。

2 事業(yè)單位檔案管理工作的優(yōu)化路徑

2.1 加強(qiáng)思想重視，制定科學(xué)合理的工作制度

各級事業(yè)單位要提高對人事檔案管理的重視，加強(qiáng)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，確保檔案庫房面積達(dá)標(biāo)，管理要求合格。要在有條件的單位建立財務(wù)檔案數(shù)據(jù)庫。對于人事檔案的保存要加大安保力度，對于存放人事檔案的地方要保持整潔、統(tǒng)一，對于人事檔案的嚴(yán)密性一定要多加防范，存放人事檔案的地方也要有多重防護(hù)，做好防水、防塵、防火、防盜措施。在現(xiàn)有的法律之中，已經(jīng)明確的規(guī)定了事業(yè)單位的檔案管理工作細(xì)則，所以制定合理科學(xué)的檔案管理信息化的工作制度，就需要事業(yè)單位依據(jù)自身發(fā)展的情況，在現(xiàn)有的法律基礎(chǔ)之上在進(jìn)行制定相關(guān)的檔案管理工作制度。只有建立了科學(xué)的合理的檔案管理制度，才能保證檔案工作的有序展開。另外，檔案管理工作還應(yīng)該制定相對應(yīng)的獎懲制度，以此制約管理檔案工作人員的行為，防止出現(xiàn)檔案信息資源的信息化管理程序操作上的失誤[3]。其中，干部人事檔案信息應(yīng)該是真實(shí)、精確和完整的，這樣的材料才更加具有參考價值，所以必須要強(qiáng)化崗位責(zé)任意識，要求檔案管理工作人員要認(rèn)真細(xì)致的工作，杜絕粗心大意，比如在對檔案原始材料進(jìn)行收集的時候，對于那些有疑問的材料應(yīng)該嚴(yán)格核實(shí)，通對比、分析、校對的方式，達(dá)到去偽存真的工作效果，確保檔案資料的真實(shí)性和完整性。

2.2 引入先進(jìn)的現(xiàn)代設(shè)備技術(shù)，開展信息化檔案管理

信息化技術(shù)的發(fā)展給人們的生活和工作帶來了巨大的便利，隨之信息化技術(shù)的廣泛應(yīng)用，也被運(yùn)用到檔案管理工作之中。隨著科學(xué)技術(shù)水平的日益發(fā)展，檔案管理工作中運(yùn)用網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行檔案的歸納整理，提升了檔案管理工作的效率，讓檔案管理的工作實(shí)現(xiàn)在網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)下相互之間可以傳遞，實(shí)現(xiàn)了資源的共享，提高了檔案的有效利用率，也可以防止檔案管理不善出現(xiàn)丟失的現(xiàn)象[4]。人事檔案是人才信息一段時間內(nèi)的總結(jié)，是人們?nèi)嬲J(rèn)知一個人的資源庫。想要合理利用人事檔案，就必須要進(jìn)行現(xiàn)代化建設(shè)，將人事檔案通過高科技將人事檔案進(jìn)行優(yōu)化整合，從而加強(qiáng)人事檔案的安全性和完整性，大幅度延長檔案的存放時間。

2.3 組織培訓(xùn)學(xué)習(xí)，提高檔案管理工作人員專業(yè)素質(zhì)

重視對檔案管理人員的綜合素質(zhì)進(jìn)行培養(yǎng)，加強(qiáng)檔案管理工作人員的能力，從而提高專業(yè)素質(zhì)。培養(yǎng)檔案管理工作人員專業(yè)素質(zhì)，首先，要對工作人員的工作責(zé)任心進(jìn)行培養(yǎng)，增強(qiáng)他們的崗位責(zé)任心，促使他們在檔案管理實(shí)際工作中保持仔細(xì)認(rèn)真，盡量減少和避免出現(xiàn)錯誤。其次，進(jìn)行定期的專業(yè)知識和專業(yè)技能的培養(yǎng)，組織參加科技技術(shù)的培訓(xùn)，提高專業(yè)能力。最后，還應(yīng)該注意關(guān)心檔案管理人員的工作和生活實(shí)際情況，提高福利待遇，排除他們工作生活上的后顧之憂，使其能夠?qū)Ｐ闹轮尽⒐裏o私地開展工作。

4 結(jié)語

總之，事業(yè)單位的檔案管理中在當(dāng)今社會的發(fā)展中面臨著許多的挑戰(zhàn)，存在著很多需要結(jié)解決的問題，這就需要事業(yè)單位提高思想認(rèn)識，在制度、技術(shù)、人才等方面提供支持，推動事業(yè)單位檔案管理工作的開展，確保檔案管理的水平和質(zhì)量。

參考文獻(xiàn)

[1]黃瑩.優(yōu)化事業(yè)單位檔案管理的措施[J].辦公室業(yè)務(wù)，2019（06）：144.

[2]郭燕萍.事業(yè)單位檔案管理工作的優(yōu)化路徑探討[J].智庫時代，2019（11）：66.

[3]張佩佩.事業(yè)單位檔案管理工作優(yōu)化途徑分析[J].才智，2018（27）：205.

[4]郝晶.事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新與改革探討[J].山西檔案，2017（04）：85-86.