新常態下事業單位檔案的管理模式研究

關永生

摘 要：在事業單位管理工作中檔案管理是不可或缺的關鍵部分，事業單位檔案管理工作涵蓋面廣，工作繁瑣復雜，隨著社會的不斷發展，傳統檔案管理模式已經無法滿足事業單位檔案管理的需求。所以，優化、改善事業單位檔案管理模式，對于有序開展檔案管理工作，夯實事業單位穩健長遠發展的基礎是大有裨益的。

關鍵詞：事業單位;檔案管理;模式

作為事業單位的一項基礎性工作和經營活動的真實記錄，檔案不僅是一種信息資源，還是一種無形資產，在事業單位的穩健運行中檔案發揮著舉足輕重的作用。受多種因素的影響，當前事業單位檔案管理模式存在諸多弊端，亟待事業單位解決，實現科學化、規范化的開展檔案管理工作，抓緊抓實抓細各項工作，推動檔案管理工作的有序開展。

1 事業單位檔案管理工作的原則

1）職責、權益兼顧原則。事業單位在開展檔案管工作中，需立足于實際，認真總結并記錄好，檔案管理人員的工作性質和職責，設定科學的管理目標，確保他們認真履職，將職責落實到人頭上，發揮主觀能動性，切實做好檔案收集、整理、歸檔、存儲工作，單位領導者要需做好檔案指導和檢查工作[1]。在開展檔案管理工作中，事業單位要保護職工的合法權益，從而讓檔案管理人員沒有后顧之憂，切實履行職責，走出一條有效應對沖擊、實現檔案管理工作良性循環的新路子，事業單位檔案管理工作的開展譜寫全新篇章。

2）制定、執行并重原則。事業單位在開展檔案管理工作中，要結合各個部門的實際情況和特色，總結出一套完善、系統且具有可行性的檔案管理制度，并嚴格要求相關工作人員依托制度積極開展工作，確保檔案管理制度執行力的落實，推動檔案管理工作的有序開展。

2 事業單位傳統檔案管理模式存在的弊端

1）檔案管理重視程度需提升。檔案管理工作是一項持續性、長期性的工作，但是檔案管理已經被忽視，相關領導人員尚未從思想意識上認識到這項工作重要性，導致在檔案管理基礎設備、軟件、資金管理、人員配置、管理技術等方面存在不足，缺乏完善的工作流程和管理目標，造成檔案資料不夠完整，檔案管理水平不盡人意，阻礙了檔案管理穩健發展的步伐。

2）缺乏完善檔案管理體系。雖然，絕大多數事業單位構建了檔案管理制度，但總得來說，檔案管理制度還有待完善，導致檔案管理工作在檔案收集、整理、歸納中每，缺乏一個強有力的制度參與，自然檔案管理服務效率管理質量不盡人意[2]。加之缺乏完善的考核機制、獎懲機制，尚未將檔案管理質量與管理效率銜接起來，一方面不利于檔案管理內部職能的權責的落實，另一方面也打擊了檔案管理人員工作積極性，制約了檔案管理質效的提升。

3）管理人員綜合素養需提升。檔案管理是一項系統性、專業性強的工作，當前事業單位檔案管理人員年齡結構偏大，并且部分檔案管理人員身兼數職，還有部分檔案管理人員墨守成規，無法適應檔案信息化管理公工作。加之檔案管理人員流動性大，部分檔案管理人員“半桶水”、“業務不精”的業務狀態，無法有效開展檔案管理工作。還有部分檔案管理人員責任心不強，在工作中懈怠、松散，沒有及時做好檔案歸納整理工作。

4）電子管理程度較低。信息技術的發展，為事業檔案管理工作開展帶來了全新契機，部分事業單位也堅持與時俱進，構建了電子檔案管理模式，提升了自身檔案管理水平，然而有部分事業單位雖然引入了信息技術，電子管理模式，但由于管理人員信息素養較低，電子技術利用效率低，但是電子管理模式流于形式，無法發揮其管理優勢，仍然還在延續傳統檔案管理模式，無法顯著提升檔案管理水平。

3 新常態下事業單位檔案的管理模式完善策略

1）守正創新轉變思想，更新檔案管理認識。在新常態下為確保事業單位檔案管理工作的有序開展，相關領導者就需打破墨守成規的陳舊思想，革故鼎新，轉變對檔案管理工作的認識，從思想意識上認識到這項工作的重要性，夯實檔案管理工作的基礎。首先，事業單位領導者要立足單位戰略發展高度，認識到做好檔案管理工作對推動事業單位可持續發展的重要性，發揮領導的引領作用，引導檔案管理人員重視檔案管理工作;其次，堅持因事而化、因時而進、因勢而新”的理念，加強對檔案管理人員的培訓力度，借助培訓，轉變傳統根深蒂固的思想，認識到這項工作的重要性，在工作中切實履行職責，做好自己的本職工作。

2）完善檔案管理制度，規范檔案管理工作。首先，事業單位要立足于實際，完善或是改進《檔案保密制度》、《檔案銷毀制度》、《檔案保管制度》、《檔案立卷歸檔制度》等規章制度，依托制度為科學規范檔案管理工作奠定良好基礎，并嚴格要求檔案管理人員，在工作中，以各項制度為依據，認真做好檔案收集、整理、收、發工作，確保檔案資料的及時、準確、完整，夯實檔案管理工作的有序開展;其次，明確規相關工作人員在檔案進入檔案室之前，一定要嚴格根基各項制度，需將檔案資料編制整齊，裝訂成冊，注明編號，建立目錄表，相關負責人員簽好字， 才能精粹存儲。與此同時，還要明確規定檔案保密、保管、復印、借閱、歸還程序等;最后，為保障檔案的安全，事業單位還需加強安全培訓，借助培訓，讓檔案管理人員立足單位、國家的高度，不斷深化安全意識，實施重要檔案備份， 加強安全管理，并制定應急預案，最大化地確保檔案安全的完整。

3）構建復合型人才隊伍，夯實檔案管理基礎。在新常態下，創新型、復合型檔案管理人才隊伍在促進檔案管理水平方面發揮著至關重要的作用。首先，事業單位在人才引進方面，要選擇專業的檔案管理人員，并綜合考慮其職業道德素養，以便為人才隊伍的構建注入新鮮的活力;其次，通過“走進來、引出去”的方式，加強檔案管理人員的培訓力度，學習或是借鑒先進的檔案管理經驗，構建一支復合型檔案管理隊伍;最后，檔案管理人員要守正創新，與時俱進，不斷加強學習，特別是檔案管理法律法規，在具體工作的嚴格根基相關制度或是流程，開展工作，高效及時解決檔案管理中存在的問題，滿足時代發展需求。

4）加強電子檔案管理，提升檔案管理質效。當前我們已經邁入了信息化時代，事業單位在新常態下要加大人力物力的投入，構建檔案管理信息系統，一方面滿足時代發展對檔案管理工作提出的新要求，另一方面也就改善傳統檔案管理模式的有效舉措。因此，改變檔案管理模式，促進檔案資料使用效率的提升是構建檔案管理信息系統的主要目的。首先，事業單位要基于信息化條件下規范或是改進檔案管理工作流程，保障檔案管理工作滿足時代發展的步伐;其次，事業單位要需根據基本工作流程，針對性地設計檔案信息系統軟件，確保事業單位檔案管理工作的規范化和科學化;再有，事業單位在完善信息系統建設過程中，為順利有序的開展工作，還需構建健全的內部控制制度，依托制度不斷加強內部管理。最后，還要朝著電子政務的方向發展，對此事業單位需在信息系統建設中納入部分可以公開的電子文件，推動現代化信息建設步伐，并利用信息技術，構建文化信息數據庫，實現信息的共享，全面提升檔案管理質效。

4 結語

一言以弊之，在新常態事業單位要想做好檔案管理工作，就要革故鼎新、蕪存菁后，認識到檔案管理工作的重要性，分析當前事業單位檔案管理工作中存在的問題，不斷優化或改善檔案管理模式，滿足事業單位檔案管理的需求，夯實事業單位持久長遠發展的基礎，為人民提供高效率、有價值的服務。

參考文獻

[1]黃凱.事業單位檔案管理信息化建設存在的問題與解決方案[J].電子技術與軟件工程，2018，No.136（14）：223.

[2]劉晶.新時期事業單位檔案管理模式的改革路徑分析[J].黑龍江史志，2015（10）：63.