探討如何做好信訪局檔案管理工作

趙亮

摘 要：合理有效地檔案管理工作，對于提高信訪局的工作效率和日?；顒泳哂兄匾饬x，但是，目前根據我國信訪局的檔案管理工作可以發現依舊存在很多不足和問題，比如：對檔案管理工作不夠重視，制度建立不夠完善等現象，這些問題將會嚴重影響信訪局檔案管理工作的實施。本文首先分析檔案管理工作在信訪局的主要作用，然后論述提升信訪局檔案管理工作的方法，希望可以促進我國信訪局檔案管理工作的順利展開。

關鍵詞：信訪局;檔案管理;提升方法

信訪局的主要工作之一就是做好檔案管理，信訪局擁有眾多文書檔案，這些檔案記錄著很多重要的事跡，并完整的保存下來，在信訪局的日常工作當中，做好檔案管理工作，不僅能反映出信訪局的工作效率和管理水平，還能促進社會穩定發展。在當前新時代社會背景下，做好信訪局檔案管理工作，與時代發展接軌，找到科學的、完善的、高效的、合理的工作方法，對于信訪局檔案管理工作至關重要。

1 檔案管理在信訪局的主要作用

檔案管理工作的主要內容是，把信訪局的日常工作過程一五一十的記錄下來，還原整個信訪局的日常狀態，甚至連每分每秒在何時何地發生了什么事件都清楚詳細的記錄下來，然后對記錄的信息進行收集、歸納、整理等處理裝訂成冊，進行保存管理，方便日后出現問題時及時查看[1]。同時，在將來有需要時，也為重大事件提供可靠依據，還原事件的真實性。在信訪局的檔案里面，記錄了天文、地理、經濟、科技、政治等各個方面，這些優秀的記載，為我國的發展提供了強有力的支持，由此可以看出，檔案記載不僅僅能記錄真實的信訪局工作日常，還是一種寶貴的資源和財富。

從信訪局檔案管理日常工作可以看出，優秀的信訪局檔案管理工作人員，能提高整個信訪局工作效率，保證信息收集的完整度和真實性。因此，檔案管理工作可以揭示信訪局工作過程中存在的問題和不足，有針對性的進行改善，以達到預期的效果，同時，對于優質的工作部分，需要繼續發揚光大繼續保持，爭取創造更高的輝煌。

2 提升信訪局檔案管理工作的方法

2.1 貫徹并落實全新的檔案管理工作理念

現階段，在我國信訪局工作的部分員工，依舊意識不到檔案管理工作的重要性，甚至有個別人員認為可有可無，從而降低了整個信訪局檔案管理工作的效率，對我國信訪局檔案管理工作造成嚴重不良影響，但是，做好信訪局檔案管理工作，是信訪局長久穩定發展的必要條件。想要改變現有的狀況，需要貫徹并落實全新的檔案管理工作理念，首先，從思想上改變對檔案管理工作的認識和理解，拋棄過去陳舊的觀念，不斷輸入新知識，學習先進理念，做到與時俱進，在實際工作過程中制定相應的制度，把思想觀念付諸于行動之中，有效的展開檔案管理工作。其次，在現代化的社會大背景之下，信訪局檔案管理工作要不斷引入信息化理念，利用先進的高科技設備不斷規范、完善檔案的整理和歸納，確保不會流失檔案的價值[2]。最后，要不斷提高檔案管理工作人員的方式方法，確保高效率、高標準的完成工作，當工作中遇到困難時，要積極思考勇于探索，不斷調整自己的工作狀態，最大化的發揮自身的優勢。

2.2 加強不同部門之間的協調合作

信訪局的檔案覆蓋范圍十分廣泛，在每個部門都有業務，在它的具體操作過程中，不可避免的會出現部門之間任務交接，因此，為了檔案管理工作的順利完成，要加強不同部門之間的協調合作，及時溝通聯系相互交流，調動各部門之間的積極性和對檔案管理的支持率。作為一名合格的檔案管理人員，平時要多溝通、多走動、多動腦，結合工作的實際情況，有目的地與不同部門之間協調合作，真實的記錄文書檔案工作的完成，為以后社會的發展提供最全面的、有價值的信息。

2.3 積極引進現代化科學技術創新服務

目前，在我國由于高科技技術的創新，人工智能設備的不斷引入，我國信訪局想要高效率、高質量的完成檔案管理工作，就要追隨社會發展的步伐，積極引進現代化科學技術，運用計算機和互聯網技術等高科技設備，逐步建立信訪局檔案網頁，不僅為各部門提供了便利，也方便部門之間的交流合作和信息的及時傳達。但是，在建立檔案網頁時應注意以下幾點：第一：每位員工都應設定一個專屬賬號，不僅在檔案管理工作出現失誤時，可以順利查找出在誰的賬號上出了問題，責任到個人，從而做出相應的處罰，還可以讓員工之間相互監督，部門之間業績對比，提高工作積極性[3]。第二：在檔案管理頁面設定問答服務，當員工使用時，認為哪里不妥需要改進或者出現問題，可以第一時間進行留言，并找出相應的解決策略。第三，建立檔案管理中心，定期對員工推送最新知識點，提高檔案管理網頁的利用率，提高每位員工對于檔案管理工作的認可度。

2.4 提高檔案管理的信息化，實現資源共享

隨著信息化、大數據時代的來臨，人們思想觀念也發生了巨大的改變，傳統的紙質書籍在保留下來的同時，電子信息化管理系統也得到了社會極大地認可，信訪局想要走的更加長遠，必定要提高檔案管理工作的信息化，實現資源共享。一方面，信訪局根據檔案管理工作的需求建立一個內部信息化系統，在保留紙質書籍、書信的同時，建立完善的電子信息化。另一方面，建立完善的信息化系統，不僅要包括檔案，還應包括書籍、信件等信息，分類收錄，實行統一編輯和管理，以方便信息后期的查找和運用，此外，各部門之間充分發揮自己的優勢，對文件檔案補充，真正實現資源共享[4]。

2.5 提高檔案管理人員的綜合素質能力

一名合格的檔案管理不僅要有過硬的專業技術能力，還要不斷提高自身綜合素質能力，所以，信訪局要定期對檔案管理工作人員展開職業道德培訓，使員工養成良好的行為習慣。同時，信訪局要建立完善的檔案管理制度，既包括獎勵制度也包括懲罰制度，對于表現好的檔案管理人員可以實行物質獎勵也可以實行工作晉級，對于懈怠的工作人員，給予相應的警告和懲罰。此外，還應引進高學歷、年輕化、高素質的綜合型人才，為信訪局檔案管理注入年輕的活力，提高整個隊伍的素質。

3 結語

綜上所述，檔案管理工作對于信訪局的發展具有重要作用，為更好的做好信訪局檔案管理工作，應追隨時代的發展，改變傳統的工作方法，樹立全新的工作理念，加強與各部門之間交流合作，運用現代化高科技、信息化技術等方式，提高檔案管理工作效率。

參考文獻

[1]陳皓.提升事業單位檔案管理信息化建設的方法策略[J].中外企業家，2020（03）：138.

[2]林林.淺析檔案管理工作中檔案館對于檔案的收集[J].農家參謀，2019（04）：257.

[3]馬春紅.加強和完善信訪檔案管理工作探析[J].蘭臺內外，2019（21）：78+72.

[4]孟玉佳.強化檔案服務意識提升檔案管理質量[J].經貿實踐，2016（23）：43.