高校干部人事檔案管理中的問題及對策分析

熊璟慧妮

摘 要：本文系統地分析了當前高校干部人事檔案管理中普遍存在的一些問題，結合高校檔案管理發展的實際，對當前解決這些問題的具體對策措施進行了深入的分析，以期提供參考。

關鍵詞：高校;干部人事檔案;對策分析

干部人事檔案是反映干部個人政治品質、道德品行、思想認識、學習工作經歷、專業素養、工作作風、工作實績、廉潔自律、遵紀守法以及家庭狀況、社會關系等情況的歷史記錄材料。高校干部人事檔案是高校教育培養、選拔任用、管理監督干部和評鑒人才的重要基礎，是維護干部人才合法權益的重要依據，因此我們有必要做好高校干部人事檔案的管理工作。

1 高校干部人事檔案管理的內容

1.1 做好干部人事檔案的材料收集工作

及時收集干部人事檔案的材料，充實干部人事檔案的內容，是干部人事檔案管理工作中的一項經常性的重要工作。干部人事檔案管理工作各部門要嚴格按照《干部人事檔案材料收集歸檔》等相關規章規定，及時地收集有關干部人事檔案的各項材料。

1.2 做好干部人事檔案的鑒別整理工作

干部人事檔案鑒別整理工作主要是按照一定的檔案管理原則和相關法律法規規定，對收集起來的干部人事檔案材料進行仔細的審查、對其真偽進行甄別，對其保存價值進行判定，確定其材料是否可以歸入干部人事檔案。鑒別整理工作質量的好壞在一定程度上決定著干部人事檔案管理工作的水平，對其能否正確地執行和貫徹干部人事政策也同樣具有一定的重要性和影響。干部人事檔案管理部門要根據干部人事檔案工作有關文件的要求，對收集到的檔案材料進行認真仔細的鑒別審查。

1.3 做好干部人事檔案的歸檔工作

人事檔案的歸檔是依據《干部人事檔案工作條例》的劃分方法對檔案材料進行分門別類的整理，再按照一定的排列方法，將人事檔案整理成卷。干部人事檔案管理部門要嚴格執行分類、編排、修整、裝訂的檔案整理順序，確保干部人事檔案整理真實、完整、規范。

1.4 做好干部人事檔案的轉遞工作

在干部人事管理工作中，由于人才流動、選拔任免等原因，干部的主管單位通常會發生變化，其干部人事檔案也會隨之而發生轉移和變化。負責干部人事檔案管理的部門在接到上級有關單位干部的任免、調動等相關文件通知后，要及時將人事檔案材料轉遞給新的人事主管單位。

1.5 做好干部人事檔案的查借閱工作

干部人事檔案管理機構應當善于充分發揮其信息資源庫的作用，更好地支持和服務于干部人事檔案管理工作、人才工作。校屬各單位和外校單位前來進行檔案查閱工作時，要嚴格按照《干部人事檔案工作條例》等相關制度的規定，按照程序和要求提供服務。

1.6 做好干部人事檔案的信息化工作

新形勢下，檔案信息化已經成為高校檔案建設的一項重要工程。干部人事檔案管理信息化是組織系統信息化工作的重要組成部分，構建安全、便捷、共享、高效的干部人事數字化檔案網絡，有利于實現業務部門與檔案部門的“雙贏”。高校干部人事檔案管理部門要加大人力投入，將人事檔案的內容聯通至信息化網絡建設中去。

2 高校干部人事檔案管理中存在的問題

2.1 人事檔案管理人員配置不足

《干部人事檔案工作條例》中明確提出：組織人事部門應當明確負責干部人事檔案工作的機構，每管理1000卷檔案一般配備1名專職工作人員。但近年來，隨著“雙一流”和“應用型”高校的現代化建設進程不斷加快，各高校積極響應《國家中長期教育改革和發展規劃綱要（2010-2020年）》的號召，紛紛加大了對人才引進的力度，人才的流動性進一步增強，這對于各級干部人事檔案管理部門而言，則意味著需要管理的干部人事檔案在量上的激增，日常人事檔案管理工作任務的負擔也在加重，但是因為受到地方編制、招聘工作政策等多種因素的共同影響，人事檔案管理人員的數量卻很難達到條例的要求。

2.2 人事檔案管理人員專業素質不高

高校人事檔案管理工作常被誤以為只是一項常規的檔案材料收集、整理、利用工作，流程簡單而且偏程序化，很容易就能夠上手。實際上高校干部人事檔案管理工作也涉及諸多專業領域，對管理人員的專業水準和經驗水平都有一定的要求。但是，許多高校領導層對此沒有準確的認知，對檔案管理人員也沒有清晰的定位，導致高校檔案館常常成為“家屬安置區”，人員的專業素養普遍不高，不能及時的更新和有針對性的處理信息和相關的數據，人事檔案的工作質量往往得不到有效的保障，不利于高校檔案管理工作的正常開展。

2.3 人事檔案管理制度不完善

在大多數高校，組織部門、人事部門、檔案部門都可以是檔案管理的主體，新進人員的人事檔案通常先由人事部門進行接收和審核，然后交由檔案部門進行保管、提供利用，檔案移交的時間較長，不利于檔案材料內容及時更新和提供利用。加之人事檔案材料的歸檔范圍廣，包括了十大類，材料形成部門涉及組織、人事、紀檢監察等諸多部門，必須與各方密切合作才能完成人事檔案的歸檔。由于各部門工作任務繁雜，加之對檔案的重視程度不高，經常會出現材料移交不及時、不完整的情況。

2.4 干部人事檔案內容不夠客觀全面

干部人事檔案記載的是干部個人真實的歷史記錄材料，因此檔案材料內容應當保證真實準確、全面規范。作為干部人事檔案材料中重要的類別，干部履歷表是干部個人自然情況、經歷、家庭和社會關系等基本情況的記錄，然而有些教職員工長期在同一個單位任職，檔案長時間沒有發生過轉遞，原有的干部履歷表上的信息遠不足以反映當下的基本情況。另外在實際人事檔案收集整理的過程中，干部的科研學術材料如當選為中國科學院院士、中國工程院院士的通知;遴選博士生導師簡況表;創造發明、科研成果、著作及有重大影響的論文等都沒有歸入到其干部人事檔案中，無法真實的反映出教職員工的專業學術能力和水平。

2.5 人事檔案信息化管理水平低

信息化時代下，絕大部分干部人事檔案管理依然是對傳統的紙質化檔案的整理歸檔，由于人事檔案具有極強的政治性、保密性，其信息化進程還停留在初級階段。目前普遍運用的干部人事信息管理系統通常只是對教職工基本信息和人事檔案目錄的簡單錄入，而沒有對人事檔案材料內容進行掃描，難以提高利用和服務的效率。

3 高校干部人事檔案管理中存在問題的對策分析

3.1 推進檔案人才隊伍建設

要使高校人事檔案“物盡其用”，發揮和體現出其應有的價值，離不開廣大檔案專業人才的努力和創造性實踐勞動。高校的領導干部要進一步加強對檔案管理工作的高度重視，明確專業型人才在檔案工作中的重要作用。一是要積極引進檔案專業型人才。要拓寬檔案人才的引進渠道，把好政治關、能力關，引進符合人事檔案管理需求的專業人才。對于新引進的人才，要盡快對其進行崗位培訓，通過經驗傳授、面對面交流等方式，使其對工作的一般流程和管理的相關規范有全面的了解。二是多渠道提高檔案管理人員專業素質。通過觀看在線業務技能學習專題講座、邀請檔案行業的專家學者現場作報告等多種方式，定期在檔案館內組織開展業務學習，了解行業新技術新發展新動態;為檔案管理人員外出進行培訓學習提供必要的經費支持，鼓勵其進一步提升自己的專業素養。

3.2 完善人事檔案規章制度

干部人事檔案是綜合評判干部個人能力的主要參考，也是高校選拔和任用干部的重要依據，對于高校的發展建設起著重要的作用。只有完善的人事檔案管理制度，才能保證檔案工作的管理流程更加規范化，保證檔案管理工作有條不紊的開展和進行。因此高校有關部門需要有針對性地制定一套科學的人事檔案管理制度，對高校干部人事檔案材料的移交歸檔、人事檔案的查（借）閱利用、人事檔案的轉遞、人事檔案的鑒定與信息審核等各個環節做出細致的規定，確保高校人事檔案工作的開展有章可循。

3.3 增強全員檔案管理意識

由于本人不能與自己的人事檔案“見面”的規定，大多數教職員工對人事檔案都抱有無所謂的態度，重視程度不高，哪些材料應不應該歸檔也沒有清晰的認識，殊不知干部人事檔案直接關系著干部個人職稱評聘、提拔晉升、政治審查、工資待遇、工作調動、養老保險及日后的離退休手續辦理，起著重要的憑證、依據和參考作用。因此，為了確保人事檔案與干部信息的及時、準確、完整、規范，高校應合理利用“兩微一端”等綜合性宣傳平臺，加強對人事檔案的科普宣傳工作;定期舉辦兼職檔案員培訓大會，提高他們對檔案移交整理工作的重視程度。

3.4 提高人事檔案信息化水平

在各高校推進數字化檔案館和智慧校園進程中，要將人事檔案管理也納入信息化建設當中去。人事檔案要適應數字化管理的需求，在保證信息安全性、保密性的基礎上，年度考核、職務信息變更、職稱變動等利用頻率較高的信息可以直接對接高校“智慧校園”信息網絡當中，對于可公開的材料，可以通過在線查詢和利用，節省時間。

綜上所述，新形勢下，高校人事檔案管理工作的內容有了新變化新突破，在檔案管理工作過程中也難免會出現諸多的問題，高校人事檔案管理部門要注意順應形勢，主動進行調整，積極引入專業型復合型檔案人才，加強檔案人才隊伍建設，提升檔案服務意識，逐步建設適應發展的檔案信息化系統，不斷提高干部人事檔案工作水平。

參考文獻

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