檔案管理現代化與信息化的實現路徑

張俊玲

摘 要：傳統紙質檔案管理，由于安全性不足、使用效率較低，已經逐漸被時代所淘汰。現代化與信息化檔案管理系統建設，得到各單位的高度重視。本文重點分析檔案管理現代化與信息化的實踐路徑，先提出現階段檔案管理信息化建設存在的阻礙，進而提出加強硬件設備建設、引進檔案管理系統與強化管理人員培訓等建議，這樣有利于提升檔案管理現代化與信息化的建設速度，營造安全穩定的檔案管理環境。

關鍵詞：檔案管理;現代化;信息化

提升事業單位檔案管理工作效率，加強現代化與信息化建設十分必要。只有針對老舊硬件及時換置，引進先進的檔案管理系統，才能有效實現檔案管理現代化建設。檔案管理現代化與信息化建設在實踐中，還需要配合有效的管理措施，下面文章將對此論述。

1 檔案管理現代化與信息化建設效果

1.1 提升檔案管理效率

加強現代化與信息化檔案管理建設，能夠有效提升檔案資料管理效率。傳統人工檔案管理工作模式下，由于工作人員對檔案信息查找錄用的速度有限，導致檔案管理效率受到嚴重影響，比如檔案管理工作任務量較大時，只能依靠增大人力資源投入量來提升管理效率。這樣的工作模式并不合理，甚至會影響到檔案管理工作開展的整體質量。而現代化與信息化檔案管理模式中，充分運用了計算機軟件系統，能夠實現檔案的自動分類與錄入，不僅管理效率得到提升，檔案在管理與使用過程中的質量也得到了保障。

1.2 增強檔案使用安全性

將現代化與信息化技術引入到檔案管理中，能夠明顯提升檔案使用過程中的安全性。傳統檔案管理模式，是針對紙質資料直接保存并使用，在反復復印與傳遞的過程中，紙質檔案十分容易出現破損。這樣不僅會影響到檔案的管理效率，更會導致資料使用過程中出現丟失等嚴重問題。現代化與信息化檔案管理路徑構建后，能夠將紙質檔案制作成電子檔案，檔案使用中也不需要對紙質原件進行反復的查閱。這樣既提升了檔案使用過程中的安全性，也能避免原始檔案破損或丟失。

2 檔案管理現代化與信息化建設現存阻礙

2.1 硬件設備使用性能不足

檔案管理工作中開展現代化與信息化建設面臨的首要問題，是硬件設備使用階段的先進性不足[1]。硬件設備是檔案管理系統運行的基礎，大部分單位由于硬件設備缺乏更新，仍然使用傳統老舊落后的設備，不僅運行速度緩慢，并且設備在使用過程中也容易出現故障，造成正在存儲的檔案資料丟失。現代化信息化檔案管理工作的開展，需要無紙辦公配合進行[2]。當前的硬件設備水平，并不足以滿足現代化與信息化檔案管理工作的全面推進，仍然需要配合紙質檔案使用與管理。

2.2 軟件系統尚未實現全覆蓋

檔案管理信息化建設，需要將檔案管理軟件系統落實。雖然現在大部分單位均已經推行了檔案管理辦公系統，但從檔案管理現代化建設的整體進程分析，仍然存在軟件系統覆蓋不全面的情況。對于一些沒能實現軟件系統覆蓋的單位，需要與其他單位對接，對檔案資料進行使用時，由于自身軟件系統水平不達標，并不能進行線上信息傳遞，仍然需要使用紙質檔案原件。軟件系統全面覆蓋是檔案管理現代化與信息化建設的保障。只有實現軟件系統覆蓋，才能有效開展后續檔案管理工作的改革。

2.3 檔案管理人員素質偏低

檔案管理人員的素質水平是影響工作質量的重要因素，部分單位雖然已經換置了先進的硬件設備，并實現檔案管理系統全覆蓋，但檔案管理過程中，現代化與信息化建設進程并不理想。檔案管理人員的素質偏低，導致對檔案管理軟件系統的功能了解并不全面，系統操作以及使用過程中產生的問題不能第一時間被解決，這一現象嚴重影響到檔案管理工作的落實。雖然各單位針對檔案管理系統進行了軟件與硬件的建設，但配套的人員培訓工作開展并不及時，嚴重限制了檔案管理軟件使用功能的實現。由于檔案管理人員素質偏低，導致軟件系統使用過程中缺乏有效維護，最終出現了影響檔案管理及檔案使用的實質性問題。

3 檔案管理實現現代化與信息化的有效路徑

3.1 加強硬件設備更新建設

實現檔案管理現代化與信息化建設，各單位需要加強硬件設備更新，針對老舊的硬件設備及時換置，確保硬件設備在使用過程中的先進性。硬件設備換至更新過程中，不僅要考慮是否能夠滿足當時的檔案管理需求，更要從檔案管理現代化與信息化建設的長遠角度分析，確保硬件設備的兼容性能夠達到檔案管理系統的運行標準。加強硬件設備維修檢測，發現故障問題第一時間解決，確保硬件設備能夠為檔案管理信息系統的運行使用奠定良好的基礎。硬件設備先進性能夠達到檔案管理使用需求，后續管理工作才可以配合進行。

3.2 開發引進檔案管理系統

針對檔案管理系統進行開發，并引進先進的檔案管理軟件，能夠促進檔案管理中現代化與信息化建設的快速實現。在開發并引進檔案管理系統與軟件過程中，要結合單位的實際情況，確保檔案管理系統在工作實踐中能夠發揮作用，避免系統過于先進，與現階段檔案管理需求不符合。加強檔案管理系統使用期間的維護，冗余信息要及時清除，確保系統運行速度以及使用過程中的安全性。提升檔案管理系統的覆蓋率，使檔案管理涉及的部門均能在穩定的系統平臺下辦公，高效完成工作任務。

3.3 加強檔案管理人員培訓

結合檔案管理信息系統使用功能以及操作特征，針對檔案管理人員定期展開培訓，培訓內容包括檔案管理軟件的常規操作及檔案管理系統的運行維護。針對檔案管理信息系統使用過程中的各項安全規定加以落實，從而提升檔案管理人員綜合素質水平。通過檔案管理工作開展過程中的專業技能培訓及考核，避免檔案管理中，由于人員操作性問題，影響其使用效率與安全性。對檔案管理人員開展的培訓，要確保培訓內容與單位檔案管理系統相一致，提升檔案管理人員專業技能的素質與水平。

4 結語

檔案管理現代化與信息化的建設，離不開硬件設備和軟件系統支持。除此之外，加強檔案管理人員培訓、提升管理人員綜合技術水平也十分重要。未來各單位檔案管理工作，將面向現代化與信息化方向推進，現階段存在的弊端也將逐步得到解決，檔案管理硬件設備與軟件系統先進性將得到明顯提升。

參考文獻

[1]肖芳.大數據背景下城建檔案管理信息化建設路徑[J].辦公室業務，2019，（09）：41.

[2]董德松.醫療衛生事業單位檔案的信息化建設管理研究[J].卷宗，2018（4）.