干部人事檔案信息化建設應統籌規劃與實施

千麗萍

摘 要：當前我國正處于社會發展變化的關鍵時期，互聯網和電子信息技術的發展給我國社會帶來了深刻的變革，在這樣的背景下，檔案管理方面也應該進行信息化的改革，以此適應社會的發展和變化。本文從干部人事檔案信息化建設的意義入手，針對當前干部檔案信息化建設過程中存在的問題，提出促進干部檔案信息化建設的具體改進策略。

關鍵詞：檔案信息化;統籌規劃;干部人事

我國的干部人事檔案信息化建設，是從上個世紀80-90年代開始的，彼時一些單位和機關已經開始在檔案管理工作中引入了計算機作為工作的工具，通過將本單位的人員檔案和信息等錄入到計算機中并進行基本的檢索，在這個過程中取得了一定的成效，積累了管理經驗。1997年，開始在全國推廣組織干部人事信息系統，人事檔案信息管理系統得到了推廣。本世紀很多的單位建立了單機與局域網相結合的系統，促進了干部人事檔案信息化建設的進步，但從當前的信息化建設來看，還存在一定的問題。

1 干部人事檔案信息化建設的意義

對干部人事檔案進行信息化的建設不僅可以促進干部檔案的管理水平的提升，也是為了服務干部工作的要求。通過對干部人事檔案信息化的建設，是為了更好地服務社會的經濟和其他各個方面的發展。

1）促進干部的選拔與調動的進行。干部人事檔案的信息化建設能夠對干部的各種資料和檔案信息等進行收集，通過互聯網等形式可以直接進行信息的共享。相關的領導在決定干部的選拔與調動的時候，只需要通過檔案的信息化系統等就可以對干部的相關資料，包括籍貫年齡、專業素養、干部的各項能力和品德等進行了解，有利于領導在選拔和調動干部的時候的能夠盡可能掌握干部的各項資料，有利于提升決策的效率和質量。

2）促進相關檔案和資料的準確性。傳統的干部檔案管理主要是紙質化的，一般也都是放在檔案管理中心，要對檔案中的資料進行更新和完善是需要經過比較多的程序和流程的。而若是檔案資料中存在著一切錯誤或者是不準確的地方，一般也難以被發現。對干部檔案進行信息化建設之后就可以應用電子計算機技術，實現一定范圍內的檔案信息查詢，既促進檔案管理水平的提升，同時也方便個人對自身的資料進行查詢，從而根據結果進行自身工作的改進。對于那些檔案資料中不準確的地方，也可以及時發現，予以改正。

3）提升干部檔案管理相關工作的效率。從傳統的干部檔案管理工作來看，采用的是紙質化的檔案管理，相關工作人員要將檔案進行分類和整理，同時，在進行檔案取用的過程中則更需要人工的查找，往往需要耗費比較多的時間和精力。在將干部的檔案進行信息化處理之后，相關的資料就儲存在硬盤中，通過搜索引擎就能快速地檢索到需要查詢的相關資料，給檔案管理的工作人員提供了便利，促進了干部檔案管理工作效率的提升。

2 當前干部人事檔案信息化建設存在的問題

1）干部人事檔案信息化建設工作缺乏統一的領導和規劃。對干部人事檔案信息化建設工作中目前在統一的領導和規劃方面還存在著一定的欠缺，在宏觀規劃和微觀規劃方面所做的工作都存在著不足之處。宏觀規劃主要是指的從全國、全省、全市等大的行政區域內部的統一的領導和規劃，而圍觀規劃則主要是以某個單位內部的干部檔案管理為單位的規劃和領導。從這兩個方面來說，當前我國的干部人事檔案信息化建設都沒有形成統一的領導和規劃，處于自流的狀態。

2）缺少干部人事檔案信息化的統一、便捷的軟件。當前，我國社會的干部人事檔案信息化處理的過程中所出現的軟件達到了上百個，而國家有關部門對檔案信息化建設的軟件沒有提出要求和規范，導致目前這些軟件的開發和使用過程中出現了諸多的問題：同樣功能的軟件開發存在比較嚴重的重復情況，并且這些重復的軟件中，低水平的軟件占了比較大的比重;一些軟件在功能設置方面尚未達到當前的干部檔案信息建設的標準，與實際的使用并不符合;一些開發者在開發的過程中重視頁面美觀等，使用了不成熟的技術，使得軟件的安全性方面存在著一定的問題。除此之外，檔案信息化的軟件的開發方面還存在著其他的問題，這些問題都影響著檔案信息化建設水平的提升，同時也導致了資源的浪費。

3）干部人事檔案信息化的工作缺乏標準和規范。當前在干部人事檔案信息化建設的過程中，我國的相關部門沒有對相關工作進行標準化和規范化的要求，這也導致在檔案信息化建設過程中的工作出現了一定的問題：檔案的人工錄入出錯率較高，各種數據格式沒有統一的要求等，這些問題都會影響目前的干部檔案信息化的建設。在制定檔案信息化建設的相關標準和規范的時候，需要對一些規范和標準進行實際的試驗才能在更大范圍內進行推廣，而這往往需要較長的時間，因此，要出臺統一的工作標準和規范，還需要一段時間的準備工作。

4）干部人事檔案信息化缺乏專業、高素質的人才。實現干部人事檔案信息化的建設，最關鍵的一點就是要引入一批專業的、高素質的檔案管理和計算機領域的人才。在之前的檔案管理工作中，主要是由檔案管理的相關專業人才進行工作的推進，而這些人才在計算機方面的素養和專業程度都不夠。近年來，在一些檔案管理工作中引入了一定數量的計算機專業的人才，這些人才在檔案管理方面的素養還相對薄弱，尚且不能適應當前的干部人事檔案信息化建設的發展。

3 促進干部人事檔案信息化建設的具體實施策略

1）加強干部人事檔案信息化建設的整體領導和規劃。干部人事檔案的信息化建設工作所涉及的范圍包括了教育、組織、人事和行政等方面的部門，在信息化建設相關工作的推進過程中，需要對這些工作進行統一的領導，實現對各方面工作的分工和協調，促進相關工作的順利開展。可以成立干部人事信息化建設的領導小組，專門負責相關工作的推進，對相關工作進行統一的領導和規劃，統籌下面部門的干部人事檔案管理信息化工作。

2）加強對相關軟件的開發規劃和要求。對于干部人事檔案信息化建設來說，信息化系統軟件所發揮的作用是非常重要的。首先，相關部門要對相關軟件的開發和使用進行一定的規劃和要求，按照靈活性、安全性、易用性等原則進行軟件的開發和優化，確保相關軟件能夠基本適用于檔案管理工作。其次，對相關軟件的功能要設置一定的要求和標準，包括數據的錄入，分類，保密性和安全等方面的功能，以減少低質化的軟件數量。第三，要對已經開發的軟件進行測評和維護優化，篩選出一批優秀的軟件，然后對其進行進一步的優化，使其更好地適應相關的工作要求。

3）加強對干部人事檔案信息化的工作規范和標準的建設。統一嚴格的工作規范和標準是促進干部人事檔案信息化建設快速、健康和持續發展的重要保障。相關部門要從制度、法律等方面對相關檔案工作進行規范和要求，而且要適應當前的檔案管理工作的開展。關于相關的工作規范和標準，需要根據長期的調查和研究，要以適應廣泛的干部人事檔案信息化工作為依據，制定出符合我國的國情發展的干部人事檔案信息化的工作規范和標準。

4）加強對干部人事檔案信息化建設的人才的培養。要實現干部人事檔案信息化建設工作，需要一批既懂人事檔案知識和工作，也要能夠熟練地運用電子計算機，對軟件開發等有一定了解的人才加入，才能確保工作推進的過程中更加順利。一方面，可以通過對單位中相關人員進行計算機的培訓等來提升檔案管理人員的計算機水平;另一方面，則可以通過鼓勵檔案人員使用信息化的工具等來進行辦公，提升干部人事檔案信息化建設工作的水平。

4 結語

綜上所述，干部人事檔案信息化建設在干部的選調、提升檔案和資料的準確性和促進檔案管理工作的效率提升方面都有重要的意義。當前我國的干部人事檔案信息化建設也還存在著人才缺乏、標準規定不統一等問題，相關部門要引起重視，采取積極的態度促進工作的推進。

參考文獻

[1]黃文榮.干部人事檔案信息化建設應統籌規劃與實施[J].科學技術創新，2017，（15）：257.

[2]劉杰濱.加強科技檔案信息化建設促進檔案事業的發展[J].蘭臺世界，2013，（z3）：14-15.

[3]鄒曄.企業檔案信息化建設之策略及實施要點[J].機電兵船檔案，2015，（3）：15-18.

[4]王紅.淺論事業單位檔案管理信息化建設的途徑[J].蘭臺世界，2013，（z2）：137.