淺議文書檔案管理信息的電子化應用的優越性

靳軍

摘 要：檔案管理的一個重要組成部分就是文書檔案，它是單位發展歷程的記錄者，它真實地反映著領導決策、問題處理、研究開發、基本建設多個方面的發展過程成果。事業單位通常都很重視文書檔案的管理工作，但是傳統的文書檔案管理工作有著諸多弊端，例如太過依賴人力，效率比較低，勞動強度又很大，疏漏的地方多，不方便查詢等。當下的企業，辦公自動化的水平越來越高，企業借助著電子信息化改變了傳統的工作方法和手段，收信息的收集和儲存變得更加方便，是現代文書檔案管理工作的重要發展之路。

關鍵詞：文書檔案管理;信息電子化;優點

檔案管理工作中的重要組成部分就是文書檔案管理，在文書檔案管理工作中應用電子化技術，能促進文書檔案管理工作的效率。隨著電子技術的發展，信息的傳播更加的方便快捷，大部分信息都是通過網絡傳播的，這位文書檔案管理工作提供了便利之處，當然也帶來了一定的問題。因此，在文書檔案管理工作時需要采取一定的方法，提高文書檔案管理工作的質量。

1 文書檔案管理工作中應用電子化的優勢

1.1 文檔管理工作更加快速和便捷

現在，在行政管理工作的進程中，電子信息化技術被應用在文書檔案管理工作中，文書檔案管理中的載體發生了很大的變化，現在很多的文書檔案都是借用磁盤或者光盤來儲存檔案信息[1]。電子化技術使文書檔案管理工作的效率越來越高，工作的速度大幅提升，也能夠通過計算機處理文件信息和數據，因此在文書檔案的管理工作中越來越普遍的使用電子化技術。與傳統的文書檔案管理工作相比，在文化檔案管理工作采用信息電子化技術讓文書檔案的管理效率、準確性和完整性都有了很大的提升和發展，很大程度上解放了人力。同時，在進行檔案工作的查詢和檢索時，也能更加的快捷和方便，讓縮短了檢索的時間，提升了工作效率。所以，文書檔案管理信息的電子化在一定程度上，能夠提升行政管理工作的效率。

1.2 文檔更容易保存和處理

與傳統的以紙質方式為載體的文檔管理形式相比，文書檔案電子化管理讓文檔的保存和處理更加容易[2]。目前，在文書檔案管理工作中使用的都是電子檔案，采用的都是高科技制作材料。既能免受外界環境的影響，例如潮濕、蟲蛀，又更加的環保，還能延長檔案的壽命。因為文書檔案管理應用的是電子化技術，使文檔更加的便于保存，不會再出現因為高濕度或者高溫導致的文書檔案紙質的氧化或者腐蝕問題。文書電子檔案主要采取的是存儲硬盤等或者光盤等儲存形式，這些載體便于操作和保存，同時占據的空間也很小。讓文書檔案管理工作不用投入大量的人力和物力，節約了資源。總之，與傳統的文書檔案管理工作相比，電子化的文書檔案管理使文檔更加方便處理和保存，還節約了資源，促進了文書檔案管理工作效率的提高。

1.3 文檔信息更容易傳輸和分享

在文書檔案管理工作中應用電子化技術，使用的是電子檔案，讓文件能夠進行電子傳輸，讓文檔信息在最大限度內進行有效的分享以及交流[3]。而傳統的文書檔案管理，因為以紙質的形式為載體，文檔信息并不方便分傳輸和分享，因此，傳統的紙質版文檔大都處于閑置狀態，沒有很好地發揮文檔的管理作用，造成了資源的浪費。但是，隨著電子化技術在文書檔案管理工作中的廣泛應用，文書檔案能夠借助電子網絡實現內容的傳輸和共享，提高了檔案的使用率，適合當下快節奏的工作。同時，在文書檔案管理工作中采用電子化技術，能最大限度地保障文書檔案的安全性。

2 文書檔案管理信息電子化的不足之處

2.1 管理機制的不完善

文書檔案信息的電子化不是一個檔案管理部門就能完成的事情，而是需要多個部門之間的共同合作，一起建設和完善文書檔案信息電子化系統。現今的網絡上病毒、木馬、黑客都很常見，黑客利用電子科技手段在電子化檔案的傳輸過程中植入木馬或者病毒，然后獲取文檔的信息，導致重要數據的泄露，而且在木馬、病毒侵入電腦時，會造成電腦癱瘓和電腦文件信息的篡改和刪除，對這些都會對文書檔案的電子化造成很大影響。

2.2 管理人員素質普遍不高

文書檔案管理信息的電子化要求管理人員具有很高的專業素質，文書檔案管理人員既要熟悉紙質版的文書檔案管理工作，又要熟練地使用計算機，尤其是與文書檔案管理工作有關的軟件要使用得十分熟練。但是，現在很多的文書檔案管理人員文化知識的能力有限，年齡也普遍比較高，對于一些管理的新理念接受能力差，對于文書管理的新技術更是不容易學會，在文書檔案信息的電子化進程中不能適應，影響了工作效率。

2.3 不能保證文檔信息的真實性

電子文檔與紙質版文檔不同，紙質版文件如果有人私下修改，會留下修改的痕跡。但是如果是電子版的文件，文件被偷偷修改后不會留下任何痕跡，文檔的保密性就變低了。目前，有一些技術手段可以減少電子文件被修改、偽造的可能性，但是，電子文檔的信息內容被改變的可能性還是很大，不能保證文檔信息的真實性。對于傳統的紙質版文件，人們可以通過鑒別筆跡、蓋章、以及簽名來確認是不是原版，但是在文化檔案信息電子化之后，人們無法有效地鑒別文檔的真實性，這是文書檔案信息電子化面臨的一個重要難題。

3 文書檔案管理信息電子化優化的方法

3.1 提高文書檔案管理工作的安全水平

隨著電子技術的發展，文書檔案信息的電子化已成趨勢，但是文書檔案信息電子化的安全性不能保證，面對這種現狀，提高文書檔案管理工作的安全水平迫在眉睫。首先，要培養管理工作人員文書管理工作的安全意識，防止因工作人員的疏漏導致文件的泄露，提高文書檔案管理工作的質量。其次，還可以引進或者建設完善的網絡安全防護系統，檔案管理的工作人員也要及時地安裝和更新網絡安全防護系統，還要設置防護墻系統，對網上諸多信息進行過濾和篩選，對可能的危險及時攔截。

3.2 建立專業的文書檔案管理平臺

文書檔案的管理工作并不是人們通常認為的單純的文件保管工作，而是要求管理人員對文件的內容進行深入挖掘，對原始文檔的內容進行加工處理，通過電子技術使這些處理過的內容能夠在線傳播。因此，我們才有必要建立專業的文書檔案的管理平臺，這樣才能保證文書檔案管理信息的電子化目標的實現。首先，需要建設好平臺加工系統，因為我們需要對所有的文書檔案都能進行數字化處理，然后展示所有的數字化資源。其次，需要做的是不斷地完善文檔儲存系統。因為文書檔案的內容非常的繁多復雜，必須有一個完善的系統儲存所有的文檔內容，這樣日后的管理工作才能順利進行。最后，我們要做好文書檔案的保密工作。在進行文書檔案管理工作時，我們要加強對文書檔案的保密工作，這樣才能讓真實有效的文書檔案信息進行分享傳播，提高文書檔案管理工作的效率。

4 結束語

總而言之，我們詳細分析文書檔案信息電子化之后，發現與傳統的文書檔案管理工作相比，文書檔案信息電子化具有很多優勢，也存在著一些有待解決的問題。但是，在目前的形勢下，文書檔案信息電子化是文書檔案管理工作發展的必然趨勢，是電子技術發展的必然要求。在網絡和電子技術越來越發展的現代社會，文書檔案的管理需要利用現代化技術提升文書檔案管理工作的效率。

參考文獻

[1]俞錦福.探討文書檔案管理信息的電子化應用[J].辦公室業務，2012，000（015）：291-291.

[2]南劍茜.文書檔案管理信息電子化應用[J].商場現代化，2011，000（003）：14-15.

[3]吳昊.淺析文書檔案管理信息的電子化應用[J].商情，2013，000（008）：255-255.