事業單位檔案管理信息化建設探析

劉瑞鳳

摘 要：在社會經濟發展的背景下，推動了信息化技術的進步，并且逐步帶領社會進入信息化時代。目前在很多單位的檔案管理系統中都運用了信息化技術，其提高了信息管理的效率，保證了信息的安全性，但是目前來說，很多單位在相關方面的建設還不夠完善，本文主要分析了目前事業單位在檔案管理信息化建設中所存在的問題，并且就如何提升建設水平進行探究。

關鍵詞：事業單位;檔案管理;信息化建設

經濟的持續發展為信息化技術的進步提供了更廣闊的空間，但同時也帶來了更多新的挑戰，在檔案管理中融入信息化建設的初衷就是為了保證信息管理的安全有效性，但是目前來說，在相關方面所存在的問題還不能達到最好效果。信息化建設是當前時代的熱門關鍵詞，被運用在各行各業，并且經研究發現通過信息化技術可以提升工作水平，那么對于事業單位中要進行檔案管理信息化建設的人員就要不斷的探究分析，解決所存在的問題，追求高效管理。

1 事業單位檔案管理信息化建設的重要性

1.1 提高管理效率和信息安全性

在檔案管理中融入信息化技術能較大程度的克服傳統管理方式中所存在的如效率低、安全性不高、浪費人力物力、檢索麻煩等問題，在其中融入信息技術相當于使信息管理智能化，能延長信息保存的時間甚至可以做到終身保存，那么即使出現檔案丟失的情況，也能利用技術手段從一定程度上恢復數據避免帶來不必要的麻煩，減少損失。另外，信息化技術的主要特點就是高效性，在事業單位的檔案管理工作中加強對信息化的建設實屬是一項百利而無害的投入。

1.2 提供發展優勢

在社會發展瞬息萬變的時代，傳統老舊的管理方式必然淘汰而被新的技術管理取代，這就要求必須在事業單位的檔案管理工作中融入信息化建設，一方面是為了順應時代的發展需求，保證該項工作在行業中的競爭地位穩定不變;另一方面，以信息高效管理和數據安全性的優勢同時也方便了事業單位的管理工作， 使其能有序高效的運營。

1.3 豐富管理模式

單一的檔案保存，在很多時候不能滿足單位里的調動需求，并且隨著時間的推移，很多檔案會由于發霉等外界條件的影響而受損，為后續的資料調取等工作帶來了麻煩。通過利用計算機等媒體媒介建立起來的信息化管理模式豐富了原有的管理結構，為其帶來新的技術體驗，提升了事業單位的工作效率。

2 目前事業單位檔案管理信息化建設的現狀

2.1 信息化建設水平低

不同的事業單位有不同的檔案管理模式，所以需要在建設信息化平臺的時候要有針對性，所建設的內容能完全適合自身單位體系的發展。但是目前來說，很多事業單位在進行檔案管理，信息化建設的時候缺乏目的性，一方面是過于信托于對其它信息平臺的模仿，以至于所打造出來的信息化建設系統，不能適應于自身的發展;另一方面是依托自身的具體情況所打造出來的信息化平臺不夠完善，在實際運行中有疏漏，還需要不斷的改進。

2.2 檔案管理工作人員的整體素質還有待提高

工作人員的素養主要包括了處理工作事務的能力水平素質和在工作必須具備的正確職業觀等人格素養，目前在事業單位檔案管理工作崗位上的人員所存在的主要問題就是工作能力還有待提高，對于與時俱進的技術等還不能很好的應用在工作中，特別是部分的工作人員工作理念整體落后，不善于學習新技術，在檔案館里融入信息化技術的時代，在平臺創設、信息操作等方面還不能掌握熟練的技巧。另外，存在工作人員工作態度消極的現象是非常普遍的，由于其沒有正確的職業觀和人生價值觀從而使工作完成不到位，造成目前對檔案管理工作的改進遲遲達不到效果。

2.3 重視程度不夠，管理制度不完善

要不斷的提高事業單位檔案管理信息化建設的水平，必須要在完善的管理體系保障下才能順利實施。但是由于目前事業單位存在公司內部對信息化建設的重視程度不夠，相應的在有關方面的經濟、精力、時間的投入都達不到標準，從而使信息化建設重重受阻。另外，檔案管理相關部門的管理制度不盡完善，例如要如何分配人員任務、怎樣管理才能激發人員最大效率、追求怎樣的信息化建設標準等都有待完善。總體來說，雖然信息技術的持續發展，為各行各業的信息化建設提供了技術支持，但是有相當一部分的事業單位在相關方面的建設還不到位。

3 提升事業單位檔案管理信息化建設水平的方法

3.1 提高重視程度，完善制度體系

要提升相關方面的技術水平，必須要取得該單位內部高層人員的支持，在有各方面基礎保證的前提下，才能有效地實施信息化建設的過程，所以普及在檔案管理中信息化建設的必要性從而提高相關人員的重視程度是首要工作。此外，要有一個完善的管理監督體系，首先要正視本身所處事業單位的具體情況，根據實際需要設計信息化建設的方案;再者要選擇合適的人員擔任管理層隊伍的職責，明確分工制度，將責任落實到個人;另外，在信息化建設實施過程中要不斷的自我改進，修改方案，一切以實際為主，以單位的利益為主，盡量提供完善且適應性強的管理制度體系。

3.2 加強員工培訓，提高工作素養

對員工的培訓提升，首先要集中在對其思想的更新，由于社會瞬息萬變，各行各業可能每天都在面臨不同的新的挑戰，所以為了提高自己的競爭優勢，跟進時代的發展步伐，更新員工的思想觀念是非常必要的。那么在具體實施過程中，可以采用以下方法，一方面可以組織主題性的培訓活動，對于目前所要進行的檔案管理信息化建設提供技術培訓機遇;另一方面，要建立嚴格的考核制度。員工在競爭的氛圍中，再有獎懲制度的前提下能更好地發揮自我潛力，在信息化建設方面也能更盡心盡力。總之，注重對員工工作素養的培養是重要的，是保證該單位各項工作順利實施的重要前提。在有完善的管理制度和考核體系的前提下，也要注重對工作人員素質的提高，為檔案管理工作的信息化建設提供充足的進步條件。

3.3 提高信息建設的技術水平

在檔案管理中融入信息化建設本身就是為了提高信息的使用效率和安全性能，另一方面也是為了打破傳統管理方式的局限性。那么在進行信息化建設的工作中，就一定要注重技術的運用，打造出能適應事業單位發展特點、質量安全有保障、體現新技術特征的平臺。另外，在目前互聯網錯綜復雜的環境下，為了防止各種病毒入侵、其它網絡系統的損害，也要加強對網絡平臺的控制和安全防控。可以在進行檔案管理的設備中安裝高級防火墻系統，或者殺毒軟件，定期檢查管理，對所用的信息化設備進行安全防護和保養，延長裝備設施的使用年限。

4 結束語

綜上所述，在事業單位的檔案管理模式中融入信息化技術，建設信息化平臺是必然趨勢，在社會發展的大背景下，各行各業都在積極的改進自身的平臺技術，其相關人員也在不斷更新職業理念。但是目前相當一部分的事業單位在相關方面還存在不足，但是這要針對自身所存在的問題，不斷的探究和改進，一定能為其持續發展做出新的建設貢獻。

參考文獻

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