信息化背景下教學檔案管理工作

摘 要：隨著互聯網技術和電子技術的發展，信息技術被廣泛應用，全球進入到信息時代。此背景下，學校教學檔案管理面對新的問題，包括信息技術的支持力度需要提升、技術人才缺乏、安全性有待提高、管理制度不夠完善、功能受到限制等。為此，必須有針對性地采取措施，包括全力推動教學檔案的信息化建設、充分運用網絡安全技術、重視信息技術人才的培養、借助新功能提升檔案管理服務水平等，從而積極提升教學檔案管理的信息化水平。

關鍵詞：信息化;教學檔案;管理工作

當下，全球已經進入到信息化時代，對信息資源的開發與利用的水平成為衡量國家信息水平的重要標準。我國教育領域的檔案管理中，教學檔案是非常重要的資源，可利用信息技術開展相應的管理工作，創新教學檔案管理的模式，從而不斷提升教學檔案信息的管理水平，促進學校發展。

1 信息時代背景下，教學檔案管理的定位

1）教學檔案管理新的功能。傳統管理技術和管理理念下，學校教學檔案的管理工作主要以保管檔案和積累檔案為主要功能，很少有對教學檔案管理內容的延伸，不能充分地利用教學檔案的價值。而在信息技術高速發展的當下，傳統模式的檔案管理功能顯然不能滿足新時期人們對于教學檔案使用的多種要求，為此必須要重新定位檔案管理的功能。這時教學檔案管理的功能應當包括收集和管理、存儲信息、信息服務這種基礎性功能，還應當借助信息技術的優勢，延伸提供的服務內容，讓教學檔案發揮更大的作用[1]。

2）檔案載體拓展和服務功能。傳統的教學檔案管理中，檔案收集以紙質居多，而信息技術被應于檔案管理，很多教學檔案的存儲方式發生了變化，更具多元性，不但有紙質存儲方式，還有光盤和磁盤作為存儲的載體，甚至有縮微膠片，現在更有數字化的存儲方式，各種檔案被變成數字化的信息存儲在計算機或者云端中，這就為教學檔案管理的多元化服務功能的實現奠定了基礎。借助數字化存儲技術，教學檔案的調取更方便，還能整合大數據技術，對教學檔案進行整理和分析，劃分成不同的類別，找出最為優質的部分，提供給校內教師使用，還可以向校外有償開放，以發揮出教學檔案的最大價值，實現教學檔案信息資源的共享[2]。

2 信息化背景下，教學檔案管理的不足

1）信息技術的支持力度需要提升。當前，學校在教學檔案管理工作中投入的資金和物力有限，信息化建設的意識不是很強，整個檔案管理為形成統一化的信息體統，同時缺乏創新和共享意識，及時建立了信息化的檔案管理系統，也很少會利用大數據技術整理教學檔案，為教學檔案分類，不利于教學檔案應用價值的發揮。

2）檔案管理中信息技術人才缺乏。因為學校檔案管理的信息化建設力度不夠充分，因此落實情況也不是很理想，現有的檔案管理人員使用信息技術的水平不是很高，對于互聯網技術、計算機技術、檔案管理軟件技術的學習以及應用能力不是很充分，這就大大影響了學校中教學檔案管理的信息化發展。可見，大部分學校均缺少信息化管理人才，現有管理人員的專業技術和職業能力還需要進一步提升[3]。

3）網絡信息管理的安全性有待提高。互聯網技術的發展，促使信息交流和傳播更便利，同時也提高了信息泄露的風險。在教學檔案管理中，信息技術的應用使得管理工作更簡便，人們使用教學檔案的效率也逐漸提高，可是因為檔案管理系統的安全水平有限，訪問系統的人員越來越多，也就不能很好地保證教學檔案的安全性，這就大大拉低了學校的教學檔案管理的水平。

4）信息化檔案管理的制度不夠完善。當前，學校教學檔案管理的信息建設已經進入到新的階段，可是相應的管理制度卻沒能跟上建設步伐，管理制度不夠完善，也很難落實，為此不利于下一步的教學檔案管理信息化發展。管理制度不完善的具體體現是，教學檔案的保管以及存儲的規范不統一，就會導致部分檔案缺失，明顯降低教學檔案完整性。及時近些年關于教學檔案的管理規定逐漸增加，可是總體落實情況不是很好，上層管理層不夠重視，基礎管理工作人員也不夠重視，則會導致更大的管理問題。

5）檔案信息化功能受到限制。教學檔案管理的信息化建設可以大大提升教學檔案開發與利用的效用，可是當下部分學校在實現了教學檔案信息化之后，開發和利用的效率并沒有明顯提升，沒能實現全面的共享交流，整體教學檔案的應用效果比較低。還有一部分學校的教學檔案的信息化程度比較低，開發能力不是很強。這些問題的存在，都會導致檔案信息化的功能使用受到限制[4]。

3 信息化背景下，提高教學檔案管理效用的策略

1）全力推動教學檔案的信息化建設。各個學校對于教學檔案管理的信息化建設必須明確目標，加大各項資源的投入，充分發揮互聯網技術、大數據數、云技術，推動教學檔案信息化的建設，以讓教學檔案的信息化的功能得以發揮出來，為學校教學提供更多參考性資料。推進信息化建設的過程中，檔案管理工作人員要對自身管理工作的情況做全面了解，找出不足的地方，充分利用信息技術，解決存在的問題。從學校的角度去看，一定要強化在檔案管理信息化建設的重視，強化與建設有關的推廣和宣傳，讓學校各個部門都重視教學檔案管理的信息化的建設，從而貢獻出更大的能力，全校一同開展檔案管理的信息化建設。

2）充分運用網絡安全技術。為保證教學檔案信息的安全性，一定要充分利用網絡安全技術，提高教學檔案信息系統的安全性，為教學檔案增設加密措施，從而避免信息泄露而產生的不良問題。信息系統的安全保護也要注意教學檔案的流動性和完整性，通過信息系統使用教育檔案時，避免檔案信息泄露和病毒干擾，以保證檔案信息安全，也保證信息的安全，這樣才能逐漸提升教學檔案管理的信息化水平，促進管理的發展。

3）重視信息技術人才的培養。在教學檔案的信息化建設中，想要提升建設水平，就要有相應技術人才的支持，進而提高管理水平，實現全面信息化的管理。學校可以組織信息技術學習活動，進行定期的培訓，運用合適的考核方式，激發相應人員的學習積極性，全身心學習檔案管理方面的信息技術，提高自身操作水平，了解更多信息化管理的知識，進而為檔案信息化管理貢獻自己的力量，推動信息化管理的發展，提升整個教學檔案管理的水平。

4）借助新功能提升檔案管理服務水平。教學檔案管理實現信息化之后，豐富了檔案管理的新功能，并且從傳統的被動提供服務轉變為主動提供服務，也就能大大提升管理服務是水平，為教學檔案利用者提供更好的服務，讓教學檔案的利用價值最大程度的體現出來。

4 結束語

綜上所述，教學檔案管理的信息化建設實現之后，使得教學檔案管理具有新的功能，同時檔案的載體得到拓展，也有新的服務內容，從而大大提升管理效率，有注意教學檔案價值的體現。

參考文獻

[1]卜凡剛.信息化背景下職業院校教學檔案管理研究[J].黑龍江科學，2020，11（07）：134-135.

[2]張珣.信息化背景下高校教學管理工作研究[J].國際公關，2020（03）：193.

[3]林春芳.信息化背景下檔案管理工作現狀與優化策略[J].信息記錄材料，2020，21（02）：59-60.

[4]楊方忠.信息化背景下教育考試檔案管理工作探討[J].辦公室業務，2020（02）：122+132.

作者簡介

曾慧燕（1986-），女，漢族，福建泉州人，研究生，陸軍工程大學石家莊校區，從事檔案管理及信息化。