試論人工智能技術在檔案管理信息化中的應用

游舒珊

摘 要：近年來，隨著信息技術和科學技術的高速發展，當前人工智能技術被都有效應用到各領域中，顯著提升了工作效率。人工智能作為互聯網移動時代的核心，是今后科學發展的重要方向。在檔案管理中應用人工智能技術，一方面可以豐富檔案應用價值，通過多元化的方式，打破傳統檔案管理的局限性，共享檔案資源，促使檔案管理效率的提升，從而夯實現代檔案管理事業的穩固發展的基礎。為此，文章分析了人工智能技術在檔案管理信息化中的應用。

關鍵詞：人工智能技術;檔案管理;應用

國務院于2018年出臺了《新一代人工智能發展規劃》在該文件中進一步明確了在社會各個領域中人工智能的戰略作用。隨著社會的不斷發展，當前人工智能已經滲入到社會大眾的日常生活和工作中，顯著提高了工作效率。在檔案管理中引入人工智能技術，有助于為檔案管理技術、檔案管理理論、管理方法為高質量開展檔案管理工作，提供了強有力的信息技術支持，從根本上促使檔案管理工作效率的全面提升。

1 人工智能技術在信息搜索分類的應用

當前我們正處在大數據時代，檔案信息形式和檔案存儲資料主要以數字化為主，檔案管理人員依托多媒體方式和文本形式來實現數字化管理[1]。在當前的分類和整理過程中檔案管理人員主要利用智能技術來進行檢索，比如，自然語言處理等，然而受影響檢索效率的因素是非常多。隨著時代的發展，這種搜索和檢索信息的方式隨著檔案信息數據和形式的日益增多，無法滿足檔案管理的需求。基于此，檔案管理人員還可利用智能化圖片和語言識別方式進行檔案信息搜索，還可以利用機器學習管理模式，對海量的檔案信息資料進行智能化的分類，具體操作為檔案管理人員根據預先設定的方式，對檔案進行分類，并利用人工智能技術收集整理信息。在信息檢索方面，可充分利用人工智能技術的中的檢索功能、普通話處理技術、模式分辨等，篩選檔案信息，確保檔案信息的精準度，同時還可以輸入關鍵詞，借助人工智能技術自動化對一些無利用物價值的信息和數據進行過濾，全面提升檔案管理信息檢索準確性和工作效率的提升。

2 人工智能技術在檔案資源整理中的應用

縱觀當前，為保護實物檔案、紙質檔案等，檔案管理人員在收集到原始檔案信息后，會對其進行數字化加工處理，確保相關檔案的永久保存。雖然很多單位檔都構建了檔案數據庫，并在數據庫中錄入了館藏檔案資料，相關工作人員在使用過程中，只需檢索即可。但我們已經邁入了大數據時代，海量信息資源是大數據時代最為顯著的特征。對于檔案管理人員來說，面對海量的檔案資源，要想順利收集信息，就需使用更為先進的技術。對此，檔案管理人員可借助人工智能技術中的智能Agent來實現海量信息數據的收集。并且還可以利用人工智能技術中的機器學習。自然語言處理等功能，可以將雜亂無章，不同格式，繁雜瑣碎的信息進行分類處理，確保收集到的資源準確分類，為后續檔案管理信息化工作有序開展奠定良好基礎。

3 人工智能技術在檔案信息安全管理中的應用

安全問題重于泰山，只有確保了檔案信息數據的安全，才能為后續檔案管理工作的有序開展奠定良好基礎[2]。對此，檔案管理人員可以充分利用指紋、虹膜、聲音、人臉等人工智能技術來實現對檔案使用人員借閱資料、歸還資料的管理，或是檔案庫房的門禁中，一方面確保了檔案信息資料的安全，另一方面為促使檔案管理工作效率的提升，提供了技術支撐。另外，還可以在檔案庫房智能安全管理中引入人工智能技術，具體包含了庫房環境的人員監控、智能監測、圖形化庫房、檔案的自動上架等，所謂檔案的自動上架主要就是檔案管理人員利用智能機器人和射頻識別技術（RFID）。根據檔案管理信息系統所制定的排架規則，依托射頻識別技術（RFID）智能采集檔案信息，系統識別后，精準地對檔案所位于的庫房位置進行判斷，隨后機器人根據指令完成檔案上架工作。

4 人工智能技術在檔案信息智能咨詢中的應用

毋庸置疑，人工智能集多個學科為一體，智能型公共服務機器人具有引導、講解、人機交互以及自主行走等功能。對此，檔案館可以在館內大廳安排智能機器人，利用機器人接待查閱的檔案的用戶，對其在館藏信息、查閱檔案流程的方面的問題予以解決。同時用戶還可以根據自身查閱檔案信息的需求，同時輸入關鍵詞，等，機器人為其快速調取庫房檔案并為用戶提供檔案副本。隨著信息網絡和新媒體日新月異的發展，現階段微信公眾號和官網是每個檔案館所必有的，為了提升檔案服務滿意度，檔案館還可以投入智能系統，充分利用系統線上實時智能功能，及時回答用戶問題，為用戶檔案信息的利用提供方便。對于檔案館而言，同時智能線上與智能服務線下有機結合，一方面為用戶解決了困惑，另一方面還促使自身服務效率的提升。

5 結語

總之，檔案管理工作是一項系統性的工作，隨著社會的不斷發展，傳統檔案管理工作已經無法滿足時代發展的需求的，當前我們正處在信息化時代，為緊隨時代發展步伐，在檔案管理信息化做中我們要充分利用人工智能技術，并將信息化技術與各種技術融合起來，優化檔案管理流程，促使檔案管理效率的全面提升。

參考文獻

[1]于英香，趙倩.人工智能嵌入檔案管理的邏輯與特征[J].檔案與建設，2020（01）：4-8.

[2]曹航，王靜.“智能+”視野下檔案管理變革趨勢初探[J].中國檔案，2019（11）：72-73.