數(shù)字化檔案信息資源管理存在的問題與對策

郎平

摘 要：本文結(jié)合工作實(shí)際，列舉了數(shù)字化檔案信息資源管理存在的問題，針對問題采取了相應(yīng)的對策與有效的措施。

關(guān)鍵詞：數(shù)字化檔案;信息資源;對策;效益

隨著科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，信息化和網(wǎng)絡(luò)化已滲入社會(huì)的各個(gè)領(lǐng)域，它給人們的生活帶來了巨大的好處和便利。檔案工作作為各行各業(yè)的一項(xiàng)基礎(chǔ)工作，對于數(shù)字化檔案信息資源的應(yīng)用也越來越廣泛。我們應(yīng)清楚地認(rèn)識到，數(shù)字化檔案信息資源管理是一種新型的檔案管理手段，尚處于探索階段，前無古人的實(shí)例來參考借鑒，在管理檔案的過程中會(huì)出現(xiàn)一些不可抗拒的問題。因此，需要深入透徹的去分析目前數(shù)字化檔案信息資源管理所存在的問題，并制定相應(yīng)的解決辦法，通過細(xì)化管理制度和創(chuàng)新管理手段，來實(shí)現(xiàn)提高數(shù)字化檔案信息資源管理效益的目的。

1 當(dāng)前數(shù)字化檔案信息資源管理存在的問題

現(xiàn)如今，我們要不斷地去研究檔案開發(fā)利用工作中的新特點(diǎn)和新問題，最大限度挖掘科研檔案的價(jià)值與利用，加強(qiáng)對科研成果的推廣。在現(xiàn)在的檔案信息管理過程中，基本實(shí)現(xiàn)從傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案向數(shù)字化檔案的轉(zhuǎn)變，數(shù)字化檔案信息已經(jīng)成為檔案信息中的一個(gè)重要門類。數(shù)字化檔案信息的產(chǎn)生，給檔案信息資源管理工作帶來了新的變化，對檔案信息資源管理工作提出了新要求。對于這種狀況，數(shù)字化檔案信息資源管理的功能發(fā)生了轉(zhuǎn)變，對數(shù)字化檔案信息資源的重視程度逐漸增加，管理功能也隨之向數(shù)字化方面轉(zhuǎn)變。從當(dāng)前的檔案管理工作來看，數(shù)字化檔案信息資源管理工作取得了主動(dòng)效果，但也應(yīng)該看到受到檔案管理傳統(tǒng)思想觀念和管理手段的束縛，當(dāng)前的數(shù)字化檔案信息資源管理方式方法還不夠完善，還存在一些管理方面的不足與問題：

1）對數(shù)字化檔案信息資源管理不夠重視。檔案管理工作受傳統(tǒng)觀念的影響，許多單位和個(gè)人對檔案管理工作的價(jià)值和意義不甚了解，對數(shù)字化檔案信息資管理不夠重視。檔案管理工作是一項(xiàng)基礎(chǔ)性工作，在長期的檔案管理工作中，管理對象都是紙質(zhì)檔案，數(shù)字化檔案信息是隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的發(fā)展而出現(xiàn)的。因?yàn)閿?shù)字化檔案信息出現(xiàn)時(shí)間較為短暫，所以傳統(tǒng)觀念對檔案管理工作深受影響，將紙質(zhì)檔案管理放在了首位，對數(shù)字化檔案信息資源的管理沒有引起足夠的重視，由此導(dǎo)致數(shù)字化檔案信息管理工作在實(shí)際開展中困難重重。

2）“紙質(zhì)檔案和字化檔案”雙軌制管理中存在的問題。隨著數(shù)字化檔案的迅速發(fā)展和逐漸普及，數(shù)字化檔案信息的總體規(guī)模在逐步擴(kuò)大，數(shù)字化檔案的數(shù)量已經(jīng)達(dá)到甚至超過了紙質(zhì)檔案，為了對兩種檔案加以區(qū)別，并發(fā)揮最大的管理效益，需要在檔案管理中對紙質(zhì)檔案和數(shù)字化檔案實(shí)行雙軌制的管理。但從現(xiàn)在的數(shù)字化檔案信息的管理情況上分析，雙軌制管理的推行存在一定的阻力，雙軌制沒有真正得到落實(shí)和實(shí)行，沒有取得預(yù)期的效果。

3）數(shù)字化檔案信息資源面臨著一定的安全威脅。由于信息技術(shù)的飛速發(fā)展，為了在數(shù)字化檔案信息資源上能發(fā)揮作用，可以利用互聯(lián)網(wǎng)信息平臺調(diào)取所需要的數(shù)字化檔案。這種做法的好處在于可以使數(shù)字化檔案信息資源得到共享，提高其利用率，確定是對于有些涉密的數(shù)字化檔案信息缺乏有效的保護(hù)手段，使得網(wǎng)絡(luò)黑客可以侵入檔案管理系統(tǒng)，竊取機(jī)密的數(shù)字化檔案信息資源，所以，對于數(shù)字化檔案信息資源面臨的安全威脅，必須著力解決。

2 處理數(shù)字化檔案信息資源管理存在問題的辦法剖析

隨著數(shù)字化檔案信息資源規(guī)模的擴(kuò)大，在解決數(shù)字化檔案信息資源管理問題時(shí)，一定要考慮到其實(shí)際運(yùn)行情況，做到優(yōu)化管理措施，創(chuàng)新管理手段，有效堵塞數(shù)字化檔案信息資源管理的漏洞。解決數(shù)字化檔案信息資源管理存在問題的對策，主要應(yīng)采取以下幾種措施：

1）檔案管理工作過程中，務(wù)必重視數(shù)字化檔案信息資源管理。在檔案管理過程中，數(shù)字化檔案信息資源可想而知是非常重要的，我們務(wù)必要引起足夠的重視，主要應(yīng)該采取概念和理念同步進(jìn)行的方式，從根本上明確數(shù)字化檔案信息資源的重要性。在檔案的管理過程中就可以看出來，只有在意識上重視起來，才能促進(jìn)管理工作的開展。所以，對檔案信息管理工作要非常的重視，從檔案管理理念上推動(dòng)數(shù)字化檔案信息資源管理工作的開展。

2）通過有效的途徑來化解檔案管理工作中難題。實(shí)行檔案雙軌制管理是對待數(shù)字化檔案信息資源管理的有效做法，數(shù)字化檔案信息資源管理的力度要逐步提高。對于目前檔案管理工作中紙質(zhì)檔案和數(shù)字化檔案信息資源雙軌制管理推動(dòng)速度慢，管理方式的效果不太明顯，我們要制定具體的數(shù)字化檔案信息資源管理制度，并創(chuàng)新檔案管理手段，實(shí)現(xiàn)對數(shù)字化檔案信息資源與紙質(zhì)檔案的雙軌制管理，確保檔案雙軌制管理有效推動(dòng)。

3）對檔案信息資源實(shí)行加密處理，保證數(shù)字檔案的安全性。在目前的數(shù)字化檔案信息資源中，為了預(yù)防關(guān)鍵檔案信息泄密，要采取信息加密措施，并要隨時(shí)對系統(tǒng)優(yōu)化升級，從根本上保證數(shù)字檔案的安全性，為了有效應(yīng)對網(wǎng)絡(luò)黑客對關(guān)鍵數(shù)字化檔案信息資源的竊取，我們要完善并加強(qiáng)硬件網(wǎng)絡(luò)設(shè)施，同時(shí)采取先進(jìn)的數(shù)學(xué)算法和加密手段，保證關(guān)鍵數(shù)字化檔案信息資源得到有效保護(hù)。通過實(shí)踐證明，這種加密手段是行之有效的。

3 提高數(shù)字化檔案信息資源管理效益的具體措施分析

數(shù)字化檔案信息資源的重要性是日漸重要，必須采取可靠的手段不斷提高數(shù)字化檔案信息資源管理的效益，滿足數(shù)字化檔案信息資源管理的目標(biāo)，個(gè)人認(rèn)為應(yīng)從以下幾個(gè)方面去實(shí)施：

1）利用雙軌制系統(tǒng)化管理檔案資源。將數(shù)字化檔案信息資源管理和紙質(zhì)檔案管理一起，納入統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)化管理體系中來。實(shí)踐證明，在檔案管理中，要想提高管理效益，就要建立統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)化管理體系，實(shí)行統(tǒng)一管理，發(fā)揮管理效益。對于數(shù)字化檔案信息資源管理而言，要和紙質(zhì)檔案一起，建立統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)化管理體系，完善檔案管理雙軌制。

2）及時(shí)有效的建立檔案信息庫。建立數(shù)字化檔案信息資源管理數(shù)據(jù)庫要及時(shí)完善，保證數(shù)字化檔案信息資源管理的有效開展。由于數(shù)字化檔案信息資源規(guī)模逐漸擴(kuò)大，涉及種類多數(shù)據(jù)龐雜，為了實(shí)現(xiàn)有效管理，建立數(shù)據(jù)庫是未來發(fā)展的趨勢。所以，要建立并完善數(shù)字化檔案信息資源管理數(shù)據(jù)庫，有效開展數(shù)字化檔案信息的管理工作。

3）檔案信息資源的存儲(chǔ)格式要統(tǒng)一化。突出數(shù)字化檔案信息資源的使用效果，提高數(shù)字化檔案信息資源在數(shù)據(jù)庫中的存儲(chǔ)效率，存儲(chǔ)的空間節(jié)省，查閱檔案的實(shí)效性，我們應(yīng)該統(tǒng)一數(shù)字化檔案信息資源存儲(chǔ)格式，保證在數(shù)據(jù)庫中以同一種格式出現(xiàn)，便于存儲(chǔ)和利用。

4）加強(qiáng)檔案信息資源的安全管理建設(shè)。檔案信息一定要保證絕對安全，數(shù)字化檔案信息資源中包含一些涉密信息，我們固然要加強(qiáng)安全管理建設(shè)，要嚴(yán)格規(guī)范安全管理登記，確保關(guān)鍵數(shù)字化檔案信息的安全，確保這些機(jī)密信息不發(fā)生泄漏。

檔案工作是一門管理科學(xué)，檔案工作者要不斷地學(xué)習(xí)相關(guān)領(lǐng)域的科學(xué)知識，從而進(jìn)行檔案信息深層次研究和開發(fā)，提高自身的水平，培養(yǎng)數(shù)字化檔案信息資源管理專業(yè)人才隊(duì)伍，不斷提升管理人員綜合素質(zhì);對于數(shù)字化檔案信息資源管理來說，要想提高管理效益，就要從管理人員的工作方式方法和人員素質(zhì)入手，不斷的培養(yǎng)專業(yè)管理人才，全面提高并加強(qiáng)管理人員技能和素質(zhì)。

在“檔案見證小康路，聚焦扶貧決勝期”的關(guān)鍵時(shí)刻，我們檔案工作者要與時(shí)同進(jìn)，敢于創(chuàng)新，讓數(shù)字化檔案信息資源的現(xiàn)代化技術(shù)服務(wù)于人民群眾，充分發(fā)揮檔案工作在助力脫貧攻堅(jiān)、精準(zhǔn)扶貧、全面建成小康社會(huì)的作用，提高其服務(wù)質(zhì)量和滿意度。因此，完善檔案管理系統(tǒng)，創(chuàng)新檔案管理工作，推動(dòng)檔案信息數(shù)字化在檔案管理工作中的規(guī)模應(yīng)用，具有極其重要的現(xiàn)實(shí)意義。

參考文獻(xiàn)

[1]楊重高.數(shù)字檔案資源的安全存儲(chǔ)[J].中國檔案，2014-11-15.

[2]趙海峰.基于云存儲(chǔ)的檔案數(shù)字資源存儲(chǔ)方案研究[J].云南檔案，2013-09-20.

[3]張靜.目前檔案管理中存在的問題及對策[J].中國新技術(shù)新產(chǎn)品，2011年第02期.