加強企業檔案管理的分析研究

李丹妹

摘 要：企業檔案管理要按照時代的變遷進行改革，在改革過程中，難免會出現一些問題。本文提出檔案管理在企業中的重要作用，針對企業檔案管理情況進行研究分析，指出現階段我國企業檔案管理的問題，在此基礎上，提出改善政策，增強企業檔案的管理水平。

關鍵詞：企業檔案管理;分析研究

企業檔案是企業內部信息的整合，對企業的生產、管理、工作活動和發展變化都體現出客觀反映。我國各企業在市場經濟發展中，有非常重要的作用，企業是國民經濟的根本，是國家發展的前提和支柱力支持。所以，在企業發展過程中，要加強企業檔案管理，為了跟進現今時代的發展，企業檔案工作也需要做出升級，逐步實現科技化的現代檔案管理體系。

1 企業檔案管理的作用

企業檔案概念是源于1954年國家檔案局所頒發的《關于目前檔案工作情況和今后工作安排的報告》一文所提出的概念。企業檔案中包含本企業各樣的內容和活動，主要是企業生產、管理、技術三類活動，企業檔案強調關于企業活動的發展變化和相互之間的聯系，是一個有機整體，各種活動中的環節都是相互聯系、共同進步的。企業檔案通過大量數據文件反映企業特征，是企業最有價值的信息。通過企業檔案指出企業發展方向，為企業今后的工作奠定基礎。

隨著時代和經濟的發展，我國企業越來越注重檔案管理問題。檔案管理不僅使企業各種資料和信息得到有效保存，也可以在企業今后的管理中發揮重要作用，讓企業日常事務得到更加規范的管理。目前經濟全球化，我國企業更加需要注意企業的管理，不斷提高企業檔案管理水平是非常有價值的。

2 企業檔案管理的現狀

1）目前我國企業檔案管理基本狀況。我國經濟市場實行是具有中國特色社會主義市場經濟體制的。在激烈的競爭過程中，企業更需加強自身管理，無論是國營企業還是民營企業，都需要從各個方面加強企業管理，從而增加企業的經濟效益。對一個企業來說，規范化的管理非常必要，在此基礎上，就需要規范化的檔案管理，這樣可以使企業的成本得到有效控制。近年來，科技發展迅速，全球已進入信息化時代，所以企業檔案管理問題更需要緊跟時代步伐[2]。目前我國企業檔案管理形式主要有：職能部門管理、檔案室管理、檔案館管理等。雖然企業檔案管理形式眾多，但是與國際檔案管理水平還有一定距離。我國企業檔案管理普遍缺乏動力，管理效率低，并且我國企業還不具備健全的檔案管理機制，在傳統的企業管理中，檔案管理現狀更加落后，不利于企業的發展。

2）目前我國企業檔案管理的問題。目前我國企業檔案管理最主要的問題仍然是管理意識淡薄、管理力度薄弱、企業重視程度低、檔案管理觀念落后和檔案建設資金不足等一系列問題。很多企業不知道為什么要開展此項工作，如何開展此項工作。很多工作人員對檔案管理工作的重要性缺乏認識，認為檔案管理工作是一項可有可無的工作，甚至一些企業的檔案管理工作人員也對檔案管理工作失去了信心。很多企業中，檔案管理人員由辦公室內勤人員兼任，調動頻繁，不具備檔案管理的專業知識，導致檔案的整理混亂。很多檔案管理人員只是為了應付上級的檢查，形式上的對檔案進行管理，沒有對企業真正負責的態度去做檔案管理工作。在進行工作過程中，檔案收集整理、檢索和查閱時運用現代化的檔案管理手段較少，大多使用傳統的紙質檔案，致使檔案管理質量和使用效率均低。由于企業對檔案管理工作的忽視，致使辦公經費緊張，檔案收集和整理資金投入明顯不足，很大程度上影響檔案管理工作的開展與維護。另外，有些企業只重視文書類的檔案收集，忽視影音、實物檔案的收集，這就使企業檔案的完整性和系統性得到破壞。由于歷史原因或保管不善等原因，個別檔案存在缺損和丟失現象，有些工作人員為了使工作方便快捷，自己將檔案保留在家中，不愿意將企業檔案進行集中管理，致使一些重要的檔案資料丟失。這些問題都不利于企業的可持續發展，阻礙企業前進的步伐。企業應加強內部檔案管理系統的建立和改革，只有按照規范的流程進行管理，才能更好的為企業發展做出貢獻。

3 加強企業檔案管理的有效途徑

1）加強資金投入，建設信息化檔案管理。目前傳統的紙質檔案已經不能滿足時代和企業發展的需求，檔案管理人員要樹立檔案信息化的觀念，提高檔案信息化建設。很多企業都將大量的資金投入到設備的更新、生產線改造和廠區基建工作中，檔案管理工作與經濟收入沒有直接聯系，所以容易受到忽視。另外，由于信息化建設檔案管理本身是一個漫長的工作，公司對檔案信息化建設不重視，并且缺乏檔案管理人員進行檔案采集、掃描、錄入等信息化工作，致使檔案管理工作信息化建設問困難重重。因此，企業應樹立正確的觀念，提高檔案管理信息化的積極性，加強對檔案信息化建設的宣傳工作，用溝通、培訓、激勵等方式提高員工的檔案管理意識。在檔案管理工作中投入充足的資金完善基礎設施，建立公司檔案信息化建設[3]。同時還要加強對資料庫的建設，使資料庫具備通風、恒溫、防潮、防火等功能，提高檔案管理的工作效率。

2）明確檔案管理，劃分責任。在企業檔案管理過程中，很多工作量體現在紙質卡片、照片、電子文件、圖片等信息的性質轉換，企業應將檔案管理所需要的各個部門進行責任的劃分，制定適合的檔案管理流程。對檔案管理出現的相關問題進行追責，各個部門相互協調，推進檔案管理。根據公司實際情況，將參與部門各個職責進行劃分。具體操作如下表一：

3）加強檔案人員職業素養。檔案管理人員在檔案管理工作中作為核心人物，對擔任工作重點起跟進作用。在企業中只有不斷的進步與改革，才能增加企業的競爭力，在市場上穩定發展。對于檔案管理工作來說，也只有根據環境需求不斷的創新，才能為企業提供更好、更安全的信息資源。檔案管理工作的創新主要中心是檔案工作人員，在日常工作中加強檔案工作人員的學習、實踐，善于發現新技術，充分利用當前的科學技術給予公司提供便利條件，學習行業相關準則和新的管理知識，為企業檔案工作累積經驗和力量。作為企業也要善于培養和提升檔案工作人員，為其工作環境提供條件。開創培訓課程，使每一個檔案管理人員都能學習專業知識，如有條件可以讓其學習其他公司檔案管理的經驗，開闊思路和眼界，借鑒他人的新方法和新技術，將企業檔案管理建設有效提高。重視對人才的培養提供晉升機會，鼓勵檔案管理人員增加工作熱情，提高工作效率，最大程度的為企業建設發揮能量。

4 總結

隨著企業的不斷進步，檔案管理工作不止要在觀念上進行改變，對檔案管理進行優化，增加企業管理的綜合水平，也是提升企業綜合競爭力的重要手段。加強檔案管理工作，立足于企業管理現狀，吸收和借鑒優秀的管理成果，引進新技術和新人才，有利于實現企業檔案的價值，使檔案管理工作與企業共同發展進步。

參考文獻

[1]范海斌.企業檔案管理現狀分析與對策研究[J].企業文化（中旬刊），2018，000（007）：146-147.

[2]鐘海芹.加強企業檔案工作對企業建設的價值研究[J].辦公室業務，2017，000（022）：126-127.

[3]徐擁軍，張馨藝.檔案管理在企業內部控制中的應用[J].檔案學研究，2018，000（004）：23-28.