新時期如何做好社會養老保險業務檔案管理工作探討

唐宇

摘 要：新時期發展下我國社會醫療服務水平不斷提高，在社會養老保險業務辦理方面已經達到了全面化發展。保險業務檔案管理工作是社會養老保險順利發展的基礎依據，文章對檔案管理現狀及工作提升策略展開探討。

關鍵詞：社會保險;養老保險;檔案管理;保險檔案

黨的十八大以來，隨著國家社會和經濟的不斷進步和發展，特別是以人民為中心、一切為了人民的利益這一施政理念的提出和實施，以人為本的社保檔案管理越來越引起社會的關注，這一項關系國計民生、社會穩定發展的群眾眼里的大事，被黨和國家提到了重要的議事日程，相關的規章制度陸續出臺，社保檔案的管理也日益受到重視。社保檔案直接影響和決定著每個人的切身利益，也關乎政府依法行政、行政為民的形象，所以要創新探索社保檔案規范化管理的有效方法，更好地為廣大人民群眾服務，助推經濟社會的進一步繁榮。

1 社會養老保險檔案管理的重要性

首先，有利于改進社保管理工作水平。傳統媒體時代，社保檔案資料基本以紙質版保存，存在檔案紙張受損、丟失等問題，不利于社保管理的規范化運行。隨著信息化社會的到來，傳統社保檔案管理工作已經不能適應當今社會發展。紙質版社保檔案資料和電子版社保檔案資料相結合，成為提高檔案管理工作水平的重要途徑。電子版社保檔案資料既克服了紙質檔案的缺點，還具有查詢便利、更新迅速、安全高效等優點。因此，對社保檔案進行規范化管理，可有效提升信息管理的效率和水平。其次，有利于完善中國特色社會主義保障體系。中國社會保險體系是國家制度的重要組成部分，也是促進社會有序發展的制度支撐。社會保險內容廣泛，包括醫療保險、工傷保險、養老保險等多個方面，其內容紛繁復雜也決定了這是一項重大艱巨的工作。社保檔案作為各項保險業務的基礎，更需要明確各項參保信息，并定期進行核對、整理，還要根據國家政策變化不斷調整登記內容和方式。因此，對其進行規范化管理可促進社保工作規范進行，從而不斷推動中國特色保障體系的發展。

2 社會養老保險業務檔案管理工作存在問題

2.1 缺乏綜合素質高的檔案管理隊伍

目前，相關單位養老保險檔案管理工作人員的受教育程度不高，專業知識與業務能力有限，多數負責檔案管理的工作人員缺乏專業背景，大多是從其他科室借調過來的人員，因此他們的專業觀念不強，從而使工作無法落實到位，不但影響了養老保險檔案管理工作質量，也限制了事業單位發展的步伐。另外，大部分工作人員仍然存在著“鐵飯碗”思想，致使實際工作當中缺乏積極性和創新意識，使得該項工作方式落后，質量得不到保證[1]。

2.2 社保檔案管理體制不順

社保涉及的范圍廣，流程復雜，包括社會保險、社會福利、社會救助等，從程序方面包括申報、審查、繳納費用、保費發放以及權益維護等，這些不同的內容和程序，構成了大量的檔案管理工作。不同社保檔案由于歸屬不同、體制不順，在管理過程中會遇到很大的問題。雖然我們引進了先進的電子檔案管理系統，但是由于社保檔案管理方面的電子軟件開發不成熟，實際工作中存在電子檔案管理與紙質檔案管理兩種形式，導致電子檔案管理不能得到充分的利用。在電子檔案管理過程中，由于信息網絡的開放性特點，可能會出現泄密、更改信息等不良現象。

2.3 利用效率不高

檔案的價值在于利用。從社會養老保險檔案管理現狀來看，突出表現在檔案的利用效率不高。由于單位合并、機構分拆、人員頻繁調動，影響到社保檔案保管的連續性和完整性。此外，社保檔案沿襲了手工紙質操作為主，電子化、數字化進程緩慢，影響了社保檔案的后期利用效率，社保檔案價值無法發揮出來。

3 社會養老保險業務檔案管理工作改善對策

3.1 加強領導，強化養老保險檔案管理地位

首先，增強領導的養老保險檔案管理意識。相關單位的任何一項工作要想順利開展，都必須得到領導的重視，養老保險檔案管理工作也如此，領導對養老保險檔案工作的認識程度決定著他們對該項工作的態度，因此相關工作人員應該通過實際行動獲取領導的重視，經常把一些文件與材料拿給領導看，加深領導的印象，并且定期向領導匯報養老保險檔案管理工作情況以及該項工作給單位發展帶來的積極作用。才能讓領導把養老保險檔案管理工作納入重要工作范圍之內，強化該項工作地位，大力宣傳養老保險檔案管理制度與標準，幫助單位全體職工都意識到檔案管理的重要作用，使用現代化管理理念，建立養老保險檔案管理領導機制，保證人員具備較強的責任心、服務意識與創新能力，從而為養老保險檔案管理工作的順利開展奠定堅實的基礎。其次，強化檔案管理人員的檔案管理意識。檔案管理人員應該意識到養老保險檔案管理的最終目的就是為了事業單位的發展服務。檔案管理工作當中的每一個細節都要認真完成，才能提升檔案管理工作水平，充分發揮檔案的職能，促進相關單位的發展[2]。

3.2 合理分類和整理保險檔案

在進行檔案管理工作的時候，檔案管理人員要多利用科學分類方式整理保險檔案。根據養老保險檔案的實際特點，建立統一的規范標準，據此高效準確進行保險檔案管理工作。同時要提高查詢檔案、調用檔案和應用檔案的效率，在檔案分類整理過程中就要注意這些使用需求。另外，對檔案管理流程的監督也很重要，保證流程的各個階段都規范合理，結合實際，創新養老保險檔案管理的技術和機制，提高質量和效率。

3.3 強化體系建設

一要加強縣檔案館城鄉居保檔案資源建設。以社會養老保險需求為導向，增大民生檔案館藏收集范圍，整合不同種類檔案資源，建立面向民生的多元化檔案資源體系，為社會養老保險工作準備充足的檔案資源，充分實現檔案利用的實效性。二要加強城鄉居保檔案信息化建設。對檔案要分類整合，優先數字化，將檔案信息化建設列入全縣信息網絡體系建設的總體規劃，建立互聯互通的檔案專題數據庫網絡體系，建立檔案信息查詢利用平臺，滿足群眾對檔案的利用需求，真正達到利用快捷方便的目的，實現社會養老保險檔案資源共享的目標[3]。

3.4 利用科學信息管理

一是注重對社保檔案的信息化建設，提升檔案管理信息化技術，充分使用條形碼技術，把信息化管理充分應用到檔案管理的各個節點和步驟中，提升檔案管理的效能，更好地為廣大群眾服務。二是檔案工作人員要熟練掌握和有效使用信息電子檔案的各種功能，在社保繳費、人員變更、過程審核的環節發揮電子信息管理的高效作用，確保辦理快速、便捷、高效。三是充分發揮檔案管理過程中條形碼的特殊作用，用條形碼編程，用條形碼索引，用條形碼查閱，既簡便易行，又會大大提高工作效率，一舉多得。檔案管理人員可以將條形碼技術應用到管理中，以條形碼的形式呈現業務編碼。四是充分發揮大數據對檔案管理的提升作用，以科學的、先進的技術手段搭建檔案管理數字化大平臺，科學采集、存儲、使用檔案資源，形成資源共享、優勢互補的管理局面。

4 結語

綜上所述，處于新時期，相關單位養老保險檔案管理工作要想滿足單位和社會發展的需求，就必須要結合單位的實際情況，認真分析其中存在的問題，加強領導，強化養老保險檔案管理地位，完善檔案管理制度，保證檔案管理質量，創新檔案管理方式，提供服務水平，提升工作人員的綜合素養，使養老保險檔案管理工作順利進行，從而為單位發展提供堅實的保障。

參考文獻

[1]劉文江.新形勢下社保檔案規范化管理的途徑[J].現代交際，2019（24）：110-111.

[2]李華麗.關于社保局檔案管理工作的思考[J].勞動保障世界，2019（21）：58，61.