事業單位檔案歸檔文件整理工作探究

摘 要：檔案歸檔和文件整理一直都是事業單位檔案管理工作中的重要部分，其主要是整理、分類和保存具有參考利用價值的文件并且處理其中沒有價值的文件，便于后期進行查閱和使用。因此，針對此工作的主要目的和意義，結合其不同內容，總結檔案歸檔和文件整理工作時需要遵循的原則，提出了相應的工作策略，以供參考。

關鍵詞：事業單位;檔案歸檔;文件整理

1 引言

檔案是通過科學歸檔工作之后的文件材料，而檔案管理工作是事業單位中的基本工作內容，以其中的檔案整理工作為例，就是通過科學的文件整理方法開展上述文件材料的分類、整理與編號和歸檔等工作，分析和保存其中有價值的檔案，并剔除或銷毀其中沒有價值或者是通過審批之后的檔案。通過上述檔案歸檔文件整理工作，可以分類處理不同內容和性質的文件，保證歸檔文件應有用途的發揮。

2 事業單位檔案歸檔文件整理的主要目的及意義

事業單位在長時間運營管理中的各類重要文件數量也在不斷增多，在這些文件當下發揮業務指導作用的同時，還可以通過保存歸檔來體現出歷史機制，便于后來的使用人員查看。在檔案管理工作中，歸檔文件整理工作就是對上述文件資料進行整理和分類，便于后期查閱和使用時更加便捷，提升檔案管理工作效率。總結目前事業單位中的檔案文件內容，主要包括綜合類、組織人事類以及業務類等。其中的綜合類就是事業單位之間的來往公文、上級下發的通知和給予的批復、業務指導等內容。組織人事類文件就是人員任命、調動以及辭退等類型的公文。業務類則主要與單位日常經辦業務相關的資料文件。

3 事業單位檔案歸檔文件整理的原則

1）歸檔文件整理規則。在事業單位中開展檔案歸檔文件整理工作時需要嚴格執行《歸檔文件整理規則》中的檔案歸檔和文件整理方法來開展此工作，此規則中的文件整理指導方法比較具體，有利于提升檔案管理工作效率。比如將相同事件的資料整理在一起，在文件整理時按照檔案紙張編目開展，而且不能對原有文件材料的順序進行改變。此外，針對事業單位開展各項會議學習活動而產生的檔案資料，由于這些資料可以反映事業單位的發展特點和面貌，因此可以結合其產生特點和規律進行文件整理，便于保證活動的完整性。比如針對某項會議或活動的相關文件資料，需要保證其所有資料的完整性。而且針對其中的正文、批復以及請示和附件等內容也需要保證其文件內在的聯系來進行整理。或者是在文件整理時要結合其初稿、討論稿以及定稿等順序進行排列等。

2）檔案保存整理原則。基于上述對事業單位中檔案文件內容的介紹，由于這些文件資料相互之間存在一定的聯系，可以展示事業單位的發展特點和面貌，因此在開展檔案歸檔和文件整理時，需要結合這些文件之間的關系進行整理，保證經過整理的文件資料可以反映其不同的時間、內容和形式，以及體現各項活動所形成的特點與面貌。這就需要在文件整理時不能拆分保有歷史基礎上的卷案，結合歷史整理和檢索成果對已經整理的卷案原狀進行保存，還要改動和糾正整理錯誤或不當的文件資料等。

3）保管和利用的原則。在檔案歸檔和文件整理工作中，不僅需要保證按照一定的順序進行文件整理并保證文件資料的完整性，同時還要確保整理之后的文件資料便于后期保管和使用，發揮文件資料的作用。在此過程中需要深入挖掘其中部分文件資料的價值，結合現代信息技術等進行文檔資料的計算機檢索，便于對分散在不同類目中相關的資料或同一問題的檔案信息進行快捷檢索。同時也剔除其中失去研究價值的文件。

4 事業單位檔案歸檔文件整理工作開展策略

1）文件整理方法。一是分卷整理方法。按照相關整理法律條文規定，區分事業單位檔案資料中有保存價值的文件，結合不同價值來區分其不同的保管期限，在此基礎上開展分卷整理。二是按照文件性質進行整理。針對事業單位中不同的黨務文件或行政文件等檔案資料，可以采取分別立卷保存的方式進行區分整理。三是按照不同年份進行整理。針對事業單位中的檔案具有數量多且周期長的特點，可以結合不同年份進行整理，也就是將同一年份的檔案文件資料一起立卷。四是對加密發文件和普通文件進行區分。也就是按照不同的整理標準對加密文件和普通文件進行整理，確保加密文件內容的機密性，防止出現文件內容泄露。五是針對其中的特殊載體文件來說，在文件整理時還要注意保護文件的完整性，統一整理歸檔特殊載體的文件。

此外，針對上述不同文件內容的事業單位文件來說，一是針對綜合類文件，其使用頻率較低并具有較強的時效性，可以按照年份進行文件標注，整理文件中的關鍵詞和特征，便于后期進行查找。二是針對組織人事類文件來說，可以按照員工的入職年份進行初步整理之后再進行細節上的調整。三是針對業務類文件來說，其具有較高的使用頻率和較多種類和數量，可以按照年份進行整理，尤其針對其中的使用規范相關文件，需要妥善保管其中涉密的文件，防止丟失。

2）檔案歸檔方法。一是在檔案分類過程中，首先要進行檔案實體的分類，主要是解決檔案資料的不同來源、時間、內容、形式等特點將檔案信息劃分為不同層次，不同層次的檔案信息形成不同的類別體系。也就是通過分層管理的方式來整體文件資料，通常將其分為以下三個層次：第一個層次就是國家級的層次，針對此層次的檔案資料需要結合不同的歷史屬性、專業屬性、地區屬性以及級別屬性、形成屬性等進行分類。第二個層次就是對檔案室內的檔案區分全宗。第三個層次就是按照相應的標準對全宗內的檔案進行分析，具體依據就是檔案資料的來源、時間和內容，在此基礎上形成系統化的檔案卷整理體系。二是在檔案整理工作中，按照具體化和有序化的原則開展檔案整理和保管工作，便于按照一定的原則進行檔案查閱。在此過程中還要做好文書處理工作，補充其中的遺漏部分來保證其完整性。三是開展檔案編目工作，就是對歸檔按文件進行相應文件號、責任者、題目以及時間和頁碼等信息的標注，在上述標準的基礎上開展檔號編制，而且此檔號中需要包括檔案資料的全宗號、類別名稱、案卷號、卷盒號以及保管期限等。

3）信息化的檔案歸檔文件整理方法。隨著目前信息技術的快速發展以及計算機技術的普遍應用，在事業單位中開展檔案管理工作中也普遍應用計算機及其信息化技術來提升檔案管理工作效率。比如可以通過計算機的應用對事業單位中所需要的各種文件進行下載和使用，同時采取信息化的管理方式開展文件整理和檔案歸檔工作。還可以應用計算機對各種檔案資料進行電子化的轉換，然后基于電子檔案時間、部門以及來源的不同進行分類、傳遞以及保存管理。此外，通過信息化檔案管理方式可以實現檔案實際儲存空間的擴大，同時也實現資源的節約，可以將節約的空間改造為其他活動場所，活躍事業單位的工作氣氛。

5 結語

事業單位中的檔案歸檔和文件整理工作戰線單位發展特點以及面貌，而且隨著時間的發展，各種檔案資料的類型和數量也在不斷增長，增加了檔案管理工作難度。因此，檔案管理人員需要結合一定的原則開展檔案歸檔和文件整理工作，還要結合文章中提出的方法來提升工作效率，做好對各種文件資料的保管工作，便于后期查閱和使用以發揮其自身價值。

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作者簡介

于洪洋（1976-），男，漢族，河北黃驊人，大專，河北省委黨校函授學院，館員，現就職于河北省海興縣社會事務局，研究方向：檔案管理與應用。