新形勢下如何推進機關事業單位檔案管理工作規范化標準化

毛絮穎

摘 要：本文通過對機關事業單位檔案工作的重要作用進行深入分析，結合當前檔案工作中存在的問題，探討科學的問題解決措施，將規范化標準化管理理念進行科學的融入，實現對管理模式的科學優化，提升檔案管理水平，充分發揮檔案工作價值，為單位發展提供有效支持。

關鍵詞：機關事業單位;檔案管理;規范化;標準化

1 引言

機關事業單位對社會發展和生產生活承擔著重要的基礎保障職能，隨著改革的不斷深入和市場經濟環境的復雜變化，事業單位發展壓力不斷提升，而檔案工作作為單位管理活動的重要環節，對單位發展起到重要的推動作用，而檔案管理過程中存在著許多問題，需要管理部門進行及時的解決，推動規范化標準化管理模式的高效建設。

2 推進機關事業單位檔案管理工作的意義

檔案管理工作是機關事業單位管理運行的關鍵組成，對單位管理工作的高效開展和社會服務職能的實現具有重要作用，通過對單位管理活動中產生的數據資料進行全面的收集和整理，形成對單位管理工作的直觀呈現，而單位管理決策的制定和實施過程提供可靠的依據，起到有效的憑證作用，為單位發展提供有效支持[1]。

3 當前機關事業單位檔案管理工作中所存在的問題

3.1 對檔案工作規范化標準化建設缺乏有效的重視

檔案管理是事業單位管理活動的關鍵組成，對單位管理活動的高效開展起到積極的推動作用，但是在實際的管理活動中，單位管理部門對檔案工作缺乏有效的重視，不能充分認識到檔案工作重要價值，無法對單位管理運行提供有效的支持。同時檔案工作涉及檔案管理運行的各個環節，需要對運行過程中產生的資料信息進行全面的收集和科學的整理，但是各個職能部門對檔案工作缺乏正確的認識，使得相關管理規范和標準得不到有效的落實，相關資料的規范性得不到保障，嚴重影響檔案管理水平。

3.2 管理意識較為僵化

當前檔案管理思路較為傳統，對實際單位發展形勢和檔案工作情況缺乏清晰的認識，不能結合管理活動中存在的具體問題進行管理機制的完善和工作模式的優化，相關的管理規范和標準得不到及時的更新和調整，不能形成較好的管理效果。缺乏完善的監管機制，對管理活動中存在的問題不能進行及時的發現和解決，無法形成對管理機制的針對性完善，不利于管理效果的提升。特別是隨著信息技術在單位管理運行中的廣泛利用，大量的數字化信息隨之產生，需要對數字信息進行全面的收集和整理，但是當前單位檔案工作的信息化水平相對不足，并不能利用技術優勢實現對管理活動的優化，對傳統的紙質資料無法進行數字形式的轉變，影響檔案資料的完整性，不利于管理效率的提升[2]。

3.3 檔案利用效率較低

當前對檔案資源的利用效率較低，無法充分實現檔案工作價值。在管理工作中，對檔案資料信息缺乏深入的分析，使得相關的資料排序和存儲工作相對混亂，并不能結合使用者的實際需求對資料進行準確的定位，無法實現服務質量的提升。同時檔案利用形式相對單一，只能提供相應的查詢調用服務，并不能實現對檔案資源的高效利用和共享，檢索機制較為傳統，不能利用先進信息技術對利用模式進行有效的完善，不能實現對檔案使用需求的高效滿足。

3.4 管理人員的專業水平相對不足

管理人員的專業素養直接關系到檔案管理水平，當前的管理人員的缺乏有效的服務意識，不能結合單位發展形勢進行檔案工作的科學優化，不能根據管理活動中的實際問題進行主動的學習提升，工作人員普遍缺乏信息知識技能，不能對信息化管理流程進行高效的執行，無法保證管理制度規范的嚴格執行。同時管理部門的培訓機制不夠完善，不能結合實際管理情況進行培訓內容和形式的科學制定，無法形成較好的培訓效果[3]。

4 解決機關事業單位檔案管理工作問題的有效策略

4.1 加強對檔案工作的重視

單位管理部門要加強對檔案工作的重視，充分認識到檔案工作對單位發展的重要作用，轉變傳統的管理思想，對檔案工作流程進行高效的整合，充分發揮檔案價值，為單位發展提供有效支持。同時要加強對相關職能部門的溝通協調，對檔案工作的重要性進行有效的宣傳推廣，營造積極的檔案管理氛圍，為管理工作的高效開展提供有效支持，保證管理制度規范的高效落實，為工作質量的提升提供基礎保障。要加強管理隊伍建設，完善培訓機制，結合具體問題進行培訓內容的針對性設定，強化考評機制，制定科學的考核標準，對工作成效進行客觀評價，提升管理人員的工作積極性，推動規范化管理的高效開展。

4.2 強化規范化標準化管理理念

規范化標準化的管理理念對檔案工作的高效滲透對管理水平的提升起到積極作用，管理部門要充分結合檔案工作的收集情況，根據管理活動中的具體問題進行管理機制的針對性調整，實現管理效果的提升。要制定相應的管理標準，對管理活動流程進行全面規范，實現檔案管理各個環節能夠嚴格按照制度進行執行，保證資料收集和整理過程的規范性。歐諾更是要建立完善的監管機制，對管理流程進行全面監督，實現對資料形成和使用過程的全面覆蓋，對工作中存在的問題和不足進行及時的發現，實現對管理機制的針對性完善，推動檔案管理水平的提升。

4.3 加強信息化建設

信息技術在單位管理運行中的廣泛應用為單位發展提供有效支持，有效提升了管理效率，而大量的數字化信息需要進行有效的分析和處理，實現檔案工作對管理活動的全面覆蓋。這就要求檔案工作要加強信息化建設，利用專業設備和先進技術對管理工作進行科學的優化，實現管理效果的提升。要加強對信息基礎設施的投入力度，建設高效的網絡通信構架，實現資料信息的高效傳遞和共享，推動管理效率的提升。同時要加強建設完善的信息化管理平臺，對管理活動進行全面整合，使工作人員能夠通過對管理平臺的操作完成相關的管理任務，并對相關操作流程進行有效的規范，實現管理模式額標準化建設。同時要利用信息技術手段實現對平臺管理過程的全面記錄，及時發現管理過程中存在的問題，實現問題的及時解決，推動管理效果的提升。要利用先進技術手段，加強對檔案資料的分析利用，建設完善的數字化資料數據庫，對檔案利用環節進行優化，結合使用需求對相關資料進行準確的定位，并能夠通過網絡途徑實現資料的高效傳輸，提升檔案利用效率。

5 結語

規范化標準化檔案工作的高效開展對事業單位發展具有積極作用，管理部門要轉變傳統的管理思路，將規范化標準化管理理念進行科學融入，對管理制度進行科學完善，合理利用先進信息技術，建立完善的信息化管理體系，推動檔案資源利用效率的提升，為單位發展提供有效支持。

參考文獻

[1]張理嵐.推進機關事業單位檔案管理工作規范化標準化的策略探索[J].科技創新導報，2018，15（28）：120-121.

[2]杜弟麗.新形勢下事業單位檔案管理規范化標準化的途徑[J].辦公室業務，2019，311（6）：53-53.

[3]脫連弟.新時代背景下如何提升機關事業單位信息化檔案管理[J].科技傳播，2018，212（11）：164-165.