如何做好人事檔案管理工作

胡娟敏

摘 要：目前，國內許多機制和制度不斷改革，在新的歷史背景下，人事檔案管理也面臨著新的挑戰。對企事業單位來說，人事檔案是記錄員工個人工作經歷、生活、獎懲的真實資料。許多單位在接收新員工時，都會對他們的人事檔案進行核對，這將是是否錄用的重要參考資料之一。因此，做好人事檔案管理工作，對個人、企事業單位和社會都具有重要的現實意義。在新的歷史背景下，傳統意義下的人事檔案管理工作存在一定的不足，面臨很大的挑戰，本文中首先研究了目前人事檔案管理過程中存在的問題和不足，然后探討了在新的歷史背景下，怎樣更好的開展人事檔案管理工作，以不斷提升人事檔案管理工作的水平和質量。

關鍵詞：人事檔案;管理;工作

1 人事管理工作的現狀即存在的問題

1.1 認識不夠

長期以來，一些單位對人事檔案管理工作存在著一定的誤解，認為人事檔案管理工作就是保管性的事務工作，沒有列入單位的重要工作內容當中，認為只要人事檔案不丟失、不外泄，并能應付人員的調配和檢查，人事檔案管理沒有得到應有的重視。有的單位甚至沒有把檔案管理工作列入正常的議事日程。對檔案管理工作不重視、不研究、不安排的現象十分普遍。因此，一些單位在人員調配過程中經常出現這樣那樣的問題，阻礙了后續的人員調配。同時，一些單位從事人事檔案管理工作的人員還存在“兼職”的現象，專業性不強，也容易導致人事檔案管理工作的問題出現。

1.2 部分人事檔案管理人員工作能力有待提升

目前，一些單位依然采用傳統管理手段開展人事檔案管理工作，這種方式雖然節省一定的人力資源，但是需要從業人員花費很多的精力開展工作，同時，人事檔案管理人員在開展工作時，需要反復查閱檔案資料，并對一些紙質資料進行反復查閱。因此，紙張材料變得非常脆弱。時間越長，紙質材料上的字跡會變得越來越模糊，甚至有很多單詞丟失和錯誤。部分人事檔案管理人員專業知識有限，專業能力不足。他們對人事檔案管理的內容了解不多。當他們需要使用人事檔案資料時，很難及時找到所需的檔案資料，甚至存在人員檔案資料保管不當、丟失等問題，給本單位的人事管理帶來很大麻煩。雖然有些員工專業化程度很高，但他們的專業素質有待提高。為了自身的經濟利益，出售、泄露相關檔案信息給人事管理帶來很大困難。

2 人事檔案信息化數據的應用

為了使人事檔案能夠真實地全面地反映個人全貌，對收集的人事檔案材料按規定進行整理，并按在職人員檔案、離退休人員檔案、死亡檔案進行分類、編號、排架。2006年國家人事部以國人部發（2006）70號下發了《事業單位崗位管理試行辦法》，該辦法將事業單位崗位分為管理崗位、專業技術崗位、工勤技能崗位三種類別，并分別設置不同等級。管理崗位分為10個等級，專業技術崗位分為13個等級，技能崗位包括技術崗位和普通崗位。這樣，勢必會有大量的人事檔案信息，信息結構復雜，紙質檔案管理過程中經常出現混亂、涂改、刪除等錯誤，很難保證人事檔案信息的準確可靠。為了保證人事檔案的可信度，建立一人一檔的個人電子檔案可以提高人事檔案管理的效率。以人事檔案為基礎，以電子表格的形式展示每個員工的崗位信息，包括崗位調整、崗位調整、職稱晉升、薪酬調整、獎懲記錄、職業績效記錄等，作為員工成長的電子檔案備查，并且只能以閱覽的形式查閱，以防止檔案的原件和真實性因刪除和修改而丟失。

3 做好人事檔案管理工作的具體措施

3.1 調動職工積極性，增加人事存檔材料的收集渠道

兩所合并后，我們全面的瀏覽了全體在職職工的人事檔案，發現最重要的問題是職工個人檔案的獎勵材料、業績材料和單位部分的人事存檔材料寥寥無幾。針對此情，我們發動全體職工帶上本人的所有證件集中來人事科掃描，并按學歷證件、職稱證件、榮譽證件、業績材料等分類保管，之后打印輸出存入個人人事檔案，補齊了個人人事檔案的存檔內容。

針對本單位部分檔案缺乏的情況，我們收集了分管各類人事工作的人員的檔案內容，將不同時期的工作痕跡和內容整理成冊，并按相應的檔案類別存放。另外，針對目前員工信息不系統、不連續的現狀，應著手建立員工名冊，員工名冊包含員工總數、部門設置、學歷、職稱、個人出生時間、工作時間等全方位信息，政治面貌、籍貫、專業、學習經歷、專業、職務（職稱）變動、工作經歷等。可以說是一卷在手，單位和員工的信息一應俱全。

3.2 樹立正確的人事檔案管理意識

不管是對單位來講，還是對個人而言，在眾多工作中人事檔案管理工作具有重要的意義。在新的歷史背景下，我們應該對人事檔案樹立正確的意識，深入的了解人事檔案管理工作的重要性，了解對單位和個人的意義，要切實加強對檔案管理的認識，幫助和支持各單位開展人事檔案管理。各單位應有專人負責檔案管理工作。嚴禁兼職。在這項技術上，我們應該致力于信息技術的應用，引進信息技術和設備對檔案管理的認識，不斷創新和完善人事檔案管理。加強宣傳教育，在企業內部營造人事檔案管理的氛圍，確保本單位人員對此有更深刻的認識，特別是要讓員工認識到自己工作的重要性，以便今后更加認真認真地完成工作。

3.3 建立一支專業化的管理團隊

為了提升人事檔案管理質量，必須要根據管理需求，建立起一支高水平且專業化的管理團隊。為此，企業要從實際出發，切實把握好人事檔案管理工作的重要性，對管理者提出具體要求，并根據這一要求構建起專業的管理團隊。

目前，人事檔案管理人員綜合水平低，管理意識淡薄，缺乏專業的檔案管理知識，特別是對人事檔案價值缺乏相應的識別能力，導致人事檔案管理工作具有隨意性。基于此，企業應加強對管理人員的培訓，使其具備現代人事檔案管理技能，并深入了解現代管理的要求和內容。同時，要學習人事檔案管理軟件知識，熟悉專業知識，成為既懂計算機操作技能又懂人事檔案管理專業知識的復合型人才。

3.4 對收集的渠道進行有效的擴大。

干部人事檔案齊全性在選撥的時候更能體現出干部的職業道德和工作作風，但是在目前檔案管理工作中發現有檔案資料重要信息缺失的現象存在，這給審計鑒定工作帶來了一定的困難。檔案缺失主要有兩個方面：一是相關檔案管理部門沒有建立完整的收集渠道，檔案部門與物資部門工作不密切，導致檔案無法及時收集歸檔。二是資料收集范圍比較模糊，無法準確識別哪些資料移交檔案管理部門。解決這些問題：一是要完善檔案管理制度，加強各部門之間的密切配合和溝通，及時與各部門確認和匯總干部動員、任免、培訓和獎懲等情況，確保干部隊伍建設順利進行檔案能充分反映干部的工作狀況。二是要明確數據采集范圍、報送部門，確認檔案管理的完整性和全面性。

4 結束語

人事檔案管理是一項復雜而艱巨的工程。隨著人事管理制度的不斷改革和完善，人事檔案管理必須適應新形勢的要求，做到科學、規范、與時俱進。這就要求從事相關工作的人員轉變觀念，更新制度，改進管理，采取有效措施，不斷改進。只有這樣，人事檔案才能更好地為人事工作和當前社會主義現代化建設服務。

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