淺析技師學院檔案管理的問題與對策

趙蕾

摘 要：人事檔案管理是人力資源管理工作的重要內容。對于技師學院來說，人事檔案管理的工作顯得更加重要。隨著現代科技及信息化技術的快速發展，技師學院傳統的人事檔案管理體系開始暴露出越來越多的問題。分析和解決這些問題和不足，對人事部門來說，意義重大。

關鍵詞：技師學院;人事檔案管理

人事檔案管理工作是做好干部人事管理工作的一項基礎性工作。人事檔案是反映教職工學習、工作、生活等個人經歷和德才水平的重要記錄，直接關系著教師教學、教研、職稱評定，直接關系到干部考核任用，關系到技師學院全面、正確選聘、選拔人才，是人事管理工作的效率和質量的直觀體現。因此，做好人事檔案管理工作對于技師學院來說，具有十分重要的意義。

1 當前技師學院人事檔案管理存在的問題

隨著教育改革的深化及技師學院的發展，人事檔案管理在基礎性工作與檔案隊伍建設上都取得了一定成績，檔案管理意識逐漸加強，人事檔案的重要性進一步顯現。但就人事檔案管理現狀來看，仍與時代的要求和發展的需要存在差距，具體表現在以下幾個方面：

1）人事檔案管理體制的科學性不強。在部分技師學院，人事檔案管理并未統一歸口，有的人檔案在組織部門，有的在人事部門，有的在人才交流中心，一個單位的人事檔案在幾個部門存放，關系十分混亂。造成人事檔案材料不能及時入檔和傳遞遺失。

2）人事檔案管理的現代化水平不高。相比于教學、教研等核心工作，檔案工作始終處于邊緣和輔助的位置，人事檔案管理普遍現代化水平不高。首先，技師學院人事檔案管理缺乏專業化的人才。檔案工作具有較強的專業性，這就要求檔案管理人員掌握檔案專業理論知識和方法，接受專業的教育培訓，通過專業技術資格的考核等。但就實際情況來看，真正檔案專業出身的很少，具有專業資格的專職檔案管理員更是屈指可數。其次，檔案管理缺乏現代化的手段。由于長期投入不足，檔案管理基礎設施建設歷史欠帳太多，檔案管理軟件的開發和數據更新更為滯后。現代電子設備和技術即使有所應用，也僅僅完成了一些人事檔案的信息錄入工作，大量的人才信息還未進行全面的開發和有效的信息化，因而也就不能實現充分共享。

3）人事檔案信息內容的全面性和真實性不夠。由于歷史原因，在當前人事檔案的十大類材料中，履歷材料、自傳材料、鑒定考核、考察材料、政治歷史情況的審查材料等幾類材料的共同特點就是信息內容較為陳舊。部分工作時間長，流動頻率小的人這幾類材料一般都是好幾年甚至是十幾年前填寫的信息;而部分年輕人的人事檔案中，這幾類材料空白居多?！皩W歷”材料殘缺，檔案內容的全面性、真實性、準確性僅僅依靠相對人提供的證件及道德自律來保證。

2 如何優化技師學院人事檔案管理

人事檔案管理中存在的這些問題和不足，嚴重阻礙了我國人事檔案管理工作的提高，對于技師學院自身的發展也造成了不利影響，必須要從以下幾個方面進行改革和優化：

1）更新人事檔案管理理念。隨著人才流動普遍化，傳統人事檔案管理理念局限性凸顯，我們必須認識到，人事檔案管理不僅是服務于人事管理而是服務于人的發展，要從人才在組織內部的發展需要出發，根據人事管理需要形成并提供相應的人事檔案，而且要整理提供滿足人才流動后體現其歷史能力與業績的檔案信息材料。管理者要具備社會視野在管理檔案信息上與時俱進，實時更新。

2）改革技師學院人事檔案管理體制。在人事檔案管理上，首要的是實現垂直領導和管理，成立院級的檔案管理中心和建立各層級的人事檔案管理網絡模式至關重要，成立權威的管理機構，可以及時的處理隨時可能出現的矛盾，解決紛繁復雜的問題。

3）健全技師學院人事檔案管理制度。在學院內部，應健全查閱、轉遞、保管保密等制度，確保將人事檔案納入檔案工作體系中。同時，建立檔案信息交流制度并認真執行，這樣才能將管理工作做實做細。

4）提高技師學院人事檔案管理的現代化水平。充分利用計算機開發人事信息管理系統，使其不僅僅在檢索、編目、借閱、統計等方面發揮作用。要建立計算機網絡，改變單機作業現狀，建立具有速度快、數據準、容量大等特色數字化信息平臺，實現開放式檔案信息

共享。

5）務實人事檔案信息基礎性工作。做好人事檔案的收集、整理、歸檔工作。提高人事檔案管理人員的檔案意識和責任意識，必須充分認識到，人事檔案原始記錄是作為一種具有法律效力的憑證。要努力拓寬信息渠道，辨別信息來源，廣泛收集人事檔案材料，充實人事檔案內容，盡量使之齊全完整。在檔案材料收集、整理過程中，要堅持原則，實事求是，嚴格把關、科學鑒定，維護人事檔案的真實性和可靠性。進一步加強對年齡、學籍、工作時間等信息內容及原始材料的核查審定，提高信息數據的可靠性。要全方位提高技師學院人事檔案管理者的素質，尤其是使用信息管理系統和相關數據庫的技能。要持續加強管理人才隊伍的建設，從新進管理人員中挑選專業性強、積極性高的人加入到人事檔案管理隊伍。要對現有人員進行專業知識培訓，提高其專業素質。適當引入競爭機制，保持隊伍活力，不斷滿足人事檔案管理的新需要。

6）提升檔案管理人員的專業素質。檔案管理人員往往從事的是文檔保管以及接收工作，經常不受重視，很多檔案管理人員也覺得個人的工作根本沒有前途。因此，要想提升檔案管理人員的專業素質，必須要注意以下幾點：第一，提高檔案管理人員的工作觀念，所有的檔案管理人員都必須要有奮發向上的精神，必須要充分意識到檔案工作的重要性，特別是在信息時代，信息資源是非常關鍵的。第二，針對檔案專職人員和兼職人員開展專業的培訓教育。檔案工作具有相當強的專業性，而且在崗的非檔案工作人員占據較多，所以對檔案管理人員的專業培訓至關重要。不可以只是重視培訓的形式化，必須要切實加強檔案管理人員的工作技能，豐富管理知識，科學制定培訓計劃，有效組織培訓內容，積極提升培訓水平。第三，制定完善的激勵制度，充分調動檔案管理者的工作積極性和主動性。檔案管理人員長時期與各種檔案打交道，工作十分枯燥，很有可能出現職業倦怠的情況，所以技師院校必須要給予其適當的物質獎勵和精神鼓勵，促使他們高效完成創新性工作和基礎性工作。

7）將檔案運行工作作為學校年度重點工作計劃的組成部分。作為技師院校的檔案部門，在管理過程中必須要進行績效管理，進而方便檔案管理人員認真做好自己的分內工作，提升工作效率。應該將檔案管理工作列入學校年度工作目標中，在這個基礎上，讓檔案部門擁有一些考核權限，分解檔案工作內容，所有的工作內容都必須要給予其對應的分值。不僅要將部門作為單位來考核，而且必須要考核立卷歸檔單位的分管領導和兼職檔案員，將崗位責任制真正落實到位。對每個層面的違規人員，必須要結合實際情況，給予適當的懲罰。如果個人或者立卷歸檔部門有不錯的年度完成效果，應該給予其獎勵。

總之，技師學院人事檔案管理工作是學校檔案管理的重要組成部分，在學校建設和發展中起著重要作用。隨著社會經濟和技師學院教育事業的迅速發展，原有檔案管理模式已不能適應技師學院事業發展。在這種情形下，技師學院人事檔案管理改革勢在必行。更新管理理念，改革管理模式，健全管理制度，提高人事檔案管理的現代化水平和信息內容的全面性、真實性是優化技師學院人事檔案管理的有效手段。

參考文獻

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