試論公路檔案管理現代化

張夏玲

摘 要：在公路建設管理中，公路檔案發揮著重要作用。為此，需要對公路檔案管理予以高度重視。但是，當前公路檔案管理還存在諸多不足。文中，主要就對公路檔案管理現代化進行探討，希望為改善公路檔案管理現狀提供支持。

關鍵詞：公路檔案;檔案管理;現代化

在我國國省干線公路建設管理中，公路檔案管理起著至關重要的作用，給公路檔案管理的線上辦公及現代化管理提出更高的要求，然而就當前我省公路系統檔案管理工作現狀而言，仍有諸多問題存在，現狀不容樂觀，過去單一的紙質檔案管理模式已經不能適應互聯互通時代發展的要求，如何充分利用科學的現代化手段，對公路檔案進行妥善管理保存，提高社會利用價值，適應現代社會對檔案管理的新要求，成為我們公路系統亟待探索和解決的重要課題。因此，本文結合工作實際，就公路系統檔案管理現代化水平提升進行探討。

1 公路檔案管理現代化建設的必要性

當今，隨著社會經濟的迅速發展，互聯網+時代的到來，交通公路進入快速健康發展新時代，這就大大增加了對公路檔案現代化管理的需求，并愈加凸顯出傳統意義上的檔案管理存在的缺陷，數字信息化在各個行業中得到了廣泛運用，檔案大數據時代已經來臨，檔案管理的現代化也亟待與社會信息化進程相順應。

公路檔案既是公路行業管理能力的反映，又能為公路行業管理工作提供有力的依據，做好公路檔案管理現代化工作，對提升公路檔案管理水平和利用效率，提高公路檔案社會化水平具有劃時代的重大意義。

公路檔案管理現代化包括實體規范化、管理數字化和共享網絡化。數字化就是利用各種現代技術，對檔案資源的存儲、加工、分析、整理等進行數字化的管理，如對檔案資源進行數字化的整理、建立數字化的檔案資源信息庫等;網絡化就是通過現代網絡互通互聯技術實現檔案信息共享，在單位內部信息化網絡化管理基礎上，實現檔案管理單位之間檔案資源共享，便于社會用戶對檔案資源的檢索利用等。從而將紙質檔案占地面積大、工作效率低、記錄信息少等問題有效解決，同時還可以使檔案管理部門以及其他部門對資源和信息的要求得到滿足，可以更加有效、及時地解決問題。

2 公路檔案管理現代化存在的問題

2.1 重視程度不足

在公路檔案管理工作中，大部分單位對紙質檔案比較重視，缺少較強的檔案現代化意識和素質。從單位領導到檔案員對于檔案現代化重視程度不夠，對實體檔案室的建設重視程度大于信息化建設的重視程度，機關單位檔案管理工作者工作觀念因循守舊，不愿學習信息技術等，對信息化建設積極性不高，導致檔案管理現代化滯后。

2.2 基礎管理薄弱

由于公路系統各單位多年來大部分是事業管理模式或事業單位企業化管理模式，傳統辦公場所也導致了檔案庫房場所受限，檔案庫房設施老化，檔案人員自身素質不高，有的還是兼職，有的雖是檔案專業的專職人員，卻不懂計算機信息技術，有些單位連基本的辦公自動化都沒能實現。

2.3 存在安全隱患

檔案數字化網絡化存在安全問題，目前一些單位將檔案數字化建設進行外包模式，委托專業檔案服務公司，這種模式雖解決了當前的問題，加快了現代化進程，卻存在檔案信息外泄隱患，檔案信息網絡化在實現信息共享運行過程中常常與辦公系統、業務系統進行電子文檔傳輸，容易造成信息安全等問題。

3 實現公路檔案管理現代化的著力點

3.1 規范檔案基礎管理

檔案收集、整理、立卷、歸檔是檔案管理工作最根本的基礎工作。規范檔案基礎管理，才能確保紙質檔案完整、規范、安全，為檔案信息化網絡化提供依據，打好基礎。因此，首先要根據公路系統實際情況，遵照國家檔案管理規范，不斷完善各項檔案收集制度、整理立卷整理制度、歸檔保管制度等，使本單位檔案綜合管理部門即統一集中管理，又為基層檔案管理提供指導和規范，其次是養護管理的各條國省干線公路要統一編號、統一類目，這就要求檔案人員要積極參加工程竣工驗收，嚴格工程檔案資料整理規范，確保工程資料及時規范入檔。三是要嚴格定期歸檔制度，督促各科室各部門按時將前一年形成的檔案資料及時整理立卷，避免檔案資料的丟失毀損。

3.2 加強檔案信息化建設

檔案管理信息化建設最初階段需要投入一定的財力、物力和人力，公路檔案管理各單位應竭盡所能獲得上級部門和本級領導的技術資金支持，對檔案管理的信息化建設工有充分認識，由于公路檔案的信息化建設對相應的軟硬件設備提出更高要求，而公路系統大部分單位實行預算管理，這就要求各單位總體規劃，高瞻遠矚，將檔案信息化建設納入預算管理范疇，在政府采購等方面予以優先考慮和支持，盡量做到合理運用資金，配備經濟合理的軟硬件設備。在選擇軟件系統的過程中，要充分考慮其兼容性和合理性，若是條件允許，邀請專門的軟件開發公司進行研發，使用與本單位實際相符的檔案管理軟件，從而為檔案管理信息化奠定基礎。

3.3 提升公路檔案管理人員的素質

在新時期下，載體的多樣化、設備的更新等，與科技相關的事物越來越多，這就對公路系統檔案管理人員的專業素質提出了更多、更新、更高的要求。既要加強檔案管理知識的完善，又要持續擴大專業相關的涉及面，做到與時俱進，要求相關工作人員不僅熟悉和掌握傳統檔案管理知識，同時要了解并掌握信息化的技術，能運用新型現代化的管理和通訊設備錄入、管理和維護公路檔案。

公路檔案管理人員的素質高低和公路檔案管理現代化的優質高效息息相關。所以公路檔案管理部門必須注重大力培養和提高管理人員的素質，定期開展繼續教育和業務培訓，加強計算機操作技能考察和技能考核。檔案管理人員還須不斷強化自身政治素養，有堅定的政治立場和政治方向，加強自身政治理論和業務學習，通過雙方共同努力，進而實現公路系統檔案現代化水平的顯著提升。

3.4 做好檔案安全工作至關重要

我們知道，檔案信息建設離不開計算機信息技術的支撐，而計算機網絡本身便具有諸多不安全及不穩定因素，其并非某個人或某個部門就可以實現的，必須聯合多個部門的力量，需要專業化的檔案管理隊伍完成，同時要成立監督機構防止泄露檔案資料，確保檔案資料的安全性。一般來說，斷電、病毒入侵與硬件等方面的防御工作是一定注意的，作為公路檔案管理人員須要熟練掌握這些應對措施，進而使檔案信息受到的安全威脅得以有效減少。同時，需及時更新、升級、完善檔案管理部門的辦公設備和軟件，對電腦硬件進行定期的檢測與維修，切實做好計算機系統的防護工作，從而為公路檔案信息化建設保駕護航。

4 結語

總之，隨著公路養建和互聯網技術的不斷發展，對檔案管理現代化工作提出了迫切的要求，必須高度重視公路檔案管理現代化建設。公路檔案管理工作人員要不斷提高自身素養，積極探索并踐行適合本單位實際的公路檔案現代化管理模式，與時俱進，轉變觀念，立足于根本，改革創新，提高公路檔案社會服務質量，從而獲得最佳的管理效率和最好的社會效益。

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