數字時代檔案整理與著錄工作的新發展

摘 要：隨著信息化和數字化在各個領域的應用日漸廣泛，檔案管理已經步入數字化時代，檔案管理方法和體系發生了重大變化，管理效率也得到很大提升。為了研究數字時代檔案整理與著錄工作的開展現狀，找出數字時代檔案整理與著錄工作中面臨的發展難點，本文對檔案整理與著錄數字化、信息化問題進行了闡述與分析。

關鍵詞：數字時代;檔案整理;著錄;檔案管理系統

傳統的檔案管理工作主要以紙質記錄保存為主，管理效率低下，隨著當今信息量的逐漸增大，紙質管理記錄諸多不便日漸凸顯，檔案保存工作也較難推進。紙質檔案容易破損，檔案數據保密性差，查閱檢索起來費時費力。無論是檔案的整理、保存、著錄、后期修復都存在著諸多問題。

1 檔案整理與著錄工作概述

檔案管理整理與著錄工作主要分為：普查、重新組合、規范著錄及規范分類號等方面。檔案普查是指檔案進行分析與整理，去除無效數據和雙重備份的數據以及沒有保存價值的數據，釋放檔案儲存空間。重新組合是指對檔案數據進行重新排序和編碼，將有關聯性的檔案資料進行統一分類，按照關聯性進行排序，以便后期查找。規范著錄則是指按照著錄規則和特定的格式，分析檔案的內容和形式特征，選擇及記錄檔案目錄。檔案著錄規則一般包括原則、方回式方法、著錄項目、格式、主要規則、標識符號等。規范分類號指檔案管理人員根據國家的提名規范以及慣例進行準確地提名，規范檔案名稱。

2 數字時代檔案整理與著錄工作的新發展

2002年，國家檔案局正式發布了《全國檔案信息化建設實施綱要》，隨著《綱要》的發布及逐漸深入落實，檔案管理的信息化進程在我國逐漸推進，檔案基礎工作已基本實現計算機管理。

1）檔案整理基礎工作計算機化。數字化時代，檔案的整理與著錄工作已基本告別傳統的紙質保存及純人力工作。當前我國檔案整理與著錄工作已基本實現計算機管理，從檔案的錄入、檢查完善、檔案的規范著錄、分類編號及檔案查找索引等全部過程都由計算機工具來完成。2）數字化檔案管理系統廣泛應用。數字化檔案管理系統已在各個高校、企業及政府部門的檔案整理工作中廣泛應用。數字化檔案管理系統以信息化技術和大數據為技術支撐，以其科學化、高效率、云端化為基本特點，在檔案整理與著錄工作中產生了重要影響。3）計算機編程為基礎的檔案管理云平臺。大數據時代，計算機編程技術在各行各業領域中的應用越來越廣泛。計算機編程技術在檔案管理中的應用可為檔案管理建立智能化云平臺，實現檔案整理與著錄工作的智能化發展。

3 “南大之星”檔案管理系統應用分析

“南大之星”檔案管理系統是一款研發和使用較為成熟的檔案管理軟件，目前國內很多高校和眾多領域內的企業都購買使用該軟件作為主要檔案管理工具，以此實現檔案管理的信息化、數字化。

“南大之星”檔案管理系統檔案數據信息導入以Excel電子表格為基礎，系統對電子表格的格式要求較高。檔案信息的檢查完善主要是對電子表格格式及檔案具體信息的檢查，而電子表格格式中的案卷名稱和案卷次序則十分重要。檔案信息導入過程中，需要檔案管理者在軟件中設置登錄名和密碼，以保證檔案信息的安全性。信息保存則是將檔案信息表全部移動至對應的檔案門類的類目中，在系統中可自動顯示檔案年份和檔案名稱，操作十分智能化。

4 基于java編程技術的檔案管理云平臺研究

基于java編程技術的檔案管理云平臺是指以java編程技術為依托，以智能化、云端化為特點的新型檔案管理平臺，在數字時代，以編程為基礎的檔案智能管理是一種重要且高效的管理方式，其核心技術支撐即為計算機編程技術。

檔案信息的提取主要通過Tika類庫來實現，該類庫具有強大的格式兼容功能，可識別各種類型的檔案源文件。在檔案信息的存儲方面，該平臺主要使用Fast DFS進行文件的存儲，可以滿足高效訪問、靈活拓展等需求。檔案數據分析是數字時代檔案整理工作中的重要方面，基于java編程的工具庫有多種，管理人員可根據管理需要調用不同功能的庫進行分析，分析過程實現智能化，促進了檔案信息數據分析效率的極大提高。

5 數字時代檔案整理與著錄工作中存在的難點與問題

數字時代為檔案的整理和著錄工作提供了發展機遇，同時也帶來一系列問題，其中較為典型的問題即包括電子檔案著錄規則不完善、著錄格式設置難度較高及系統穩定性有待提高。

1）電子檔案著錄規則不完善。傳統的檔案著錄規則較完善，但由于發展時間短暫等原因，電子檔案的著錄規則不完善，很多地方規定有所欠缺，電子檔案著錄體系不完整，內容缺失嚴重，著錄規則缺乏明確的規定，這導致電子檔案著錄不規范，檔案信息混亂，在管理方面增加了難度。因此完善電子檔案著錄體系，明確著錄規則十分緊迫且必要。2）著錄格式設置難度較高。電子檔案結構中沒有過多的著錄項目，管理人員需要根據結構載體、類型、規格進行著錄，同時也要對字節、字符等進行著錄，這需要一定的技巧與專業知識，還需要一定的計算機操作技能，對著錄工作人員的專業技能要求較高。現實工作過程中，很多著錄管理員在設置著錄格式的過程中，由于不規范不專業造成著錄工作混亂或錯誤，拖慢整體檔案管理進度和效率，給檔案管理帶來困難。3）系統穩定性有待提高。目前，檔案整理與著錄工作多通過信息化檔案管理系統來操縱和完成，但檔案管理系統存在著穩定性能不足的問題，很多系統由于穩定性差，導致檔案整理效率低，甚至出現檔案信息數據丟失或信息更新保存失敗的現象，這給檔案管理工作造成極大困難。

6 數字時代檔案整理與著錄工作路徑優化方案

1）明確與規范著錄標準。重視電子檔案文件級著錄工作的開展和推進，明確和規范著錄規則，從各個文件級別制定完善的著錄規則和內容體系，為著錄工作的開展提供標準與原則。一方面我國著錄規則研究人員群體在研究我國檔案著錄規則的同時，要重視對國際標準的研究，拓展研究著錄規則，多方面借鑒檔案著錄研究成果;另一方面，檔案管理人員則需要充分學習當前著錄方法與著錄規則，學習計算機檔案著錄操作步驟。2）加強檔案安全性管理。對于任何部門來講，檔案信息一定程度上都屬于保密信息，因此檔案安全性管理在檔案管理工作中十分重要。加強檔案安全管理可從以下兩個方面進行：一是要提高檔案管理人員的安全意識，做足安全意識培訓工作，切實保護檔案信息安全;另一方面，要加強大數據時代信息平臺安全性能建設，下載或購買安全保護軟件工具，提高檔案整理與著錄工作的安全性，保護檔案信息安全。3）提高電子檔案管理系統穩定性。提高電子檔案管理系統的穩定性，則必須從技術的升級與系統的管理方面來進行。首先，技術是檔案管理系統的主要支撐，因此要加大技術研發和優化力度，優化系統平臺的穩定性;其次則是要加強對檔案管理系統的管理與維護，日常定期檢查系統軟件的運行情況。

7 結語

綜上所述，數字時代的檔案管理與著錄工作無論在工作方式還是工作平臺方面均發生了重大變化。數字時代在為檔案整理與著錄帶來優勢和便利的同時，也帶來了困難與挑戰，如何利用好數字時代的優勢，破解電子檔案管理與著錄的難題便成為當前檔案管理工作中要重點解決的問題。

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作者簡介

張旭艷（1983-），女，漢族，山西忻州人，本科，初級檔案管理員，研究方向：檔案管理。