政府檔案管理工作分析與探究

董紅麗

摘 要：檔案管理作為政府日常工作中重要的一環，兼具著政府重要資料保存與政府工作人員信息保密的重要職能，良好的檔案歸檔保存流程對于明細政府工作流程，精確政府人員工作職責都具有積極作用。在當前政府檔案管理制度以及工作方式方法中依然存在諸多不合理不科學的工作方法，檔案歸檔管理工作與政府各項重要活動議程均息息相關，本文就如何加強政府檔案管理的科學性與有效對策做深入分析。對現有政府檔案管理工作提出改進與完善探究。

關鍵詞：政府檔案管理;有效對策;資料保存

1 當前政府單位檔案管理現狀分析

現階段政府對檔案現代化管理工作重要性的認識不夠到位，沒能發揮檔案工作信息化建設的優越性。檔案管理方式較為傳統，沒有應用信息化的管理模式是導致當前階段下政府工作部門工作效率低下的主要原因，因此使檔案資源在局堿網內共享，將為政府檔案管理歸檔工作提供更加方便、快捷的服務。

其次對檔案培訓和考核工作落實不夠到位，在政府檔案工作人員中，普遍沒有專業的檔案學管理學專業技術，這就對政府檔案工作的科學嚴謹性帶來了一定的風險性，就圍繞檔案重點工作的開展，進一步做好檔案人員上崗證培訓工作，切實提高檔案員的業務素質。堅持政府檔案管理人員在實踐中不斷完善提高業務技能，積極探索檔案管理全新方式方法、全面提高檔案工作水平是現階段政府各單位檔案管理部門人員的核心內容。

在政府檔案保密工作中檔案管理人員對政府文件的檔案保密工作意識不強。安全保密意識和責任意識不足，在信息化互聯網高度發展的時代，對保密工作僅僅停留在對傳統文件的保密上，隨著數字化多媒體技術的運用，對政府文件的安全性與網絡互聯性提出了更大的挑戰，政府工作人員應在根本意識中改變對傳統檔案管理的先天性保密意識，積極培養新環境下的保密工作技能，當前階段，政府檔案管理工作人員往往身兼數職，有些甚至是兼職的檔案管理工作，這就為政府部門檔案管理帶來了管理上的極大混亂性，難以形成條例清晰的檔案管理制度，對于檔案的收納歸檔以及安全保密工作都產生了巨大的挑戰。

2 對政府部門檔案管理工作的改進

對于政府檔案管理工作的改進方式中，首先應對其進行制度上的完善與更新，應參照相應檔案管理規定與地方檔案保存方式的劃分，將其按照不同類別進行分類保存，建立統一的檔案保存、鑒定、完善等政府檔案人員崗位職責制度，定期對檔案設備進行維護，以及一系列突發事件的應急演練，確保政府檔案管理工作有序進行，并具備完善的突發事件處理辦法。

政府機構的檔案管理不同于一般企業與地方事務性單位，他有其嚴格的保密性，在建設檔案管理體系中，應加大力度對政府檔案管理工作的財政投入，確保檔案管理各項事業建設有頭有尾，檔案管理大多數文件由于存在時間久遠，文件易破損，因此需要在檔案管理的硬件設施上對其加大投入，分別設置檔案館、保密室與借閱室，并對防火、防潮、防盜等易發生時間進行針對性的設備安置。

對現存檔案進行分類整理，統計，通過對一系列文檔的歸納整理可以在需要借閱以及使用時，快速查找，即便檔案年代久遠也依舊能做到有據可查。規范合理的分類使得檔案數據具有巨大的應用價值，通過各類不同的整理組合，可以對政府部門在相應工作方向上查找到一些借鑒意義，也最大范圍的發揮出檔案管理的優勢。

3 政府檔案管理的信息化建設與探索

政府檔案的電子信息化建設是今后政府工作以及全行業檔案管理工作的大勢所趨，隨著互聯網的云覆蓋，計算機已經由普及辦公進入深度辦公全融合的新階段，對政府部門的檔案電子化信息化建設不但對檔案的存檔工作帶來了便利性也為檔案管理的安全性有效性帶來了前所未有的幫助。對于電子文檔的錄入與保存以及上傳至云端將成為今后檔案管理與保存的常規程序，其關鍵環節是做好針對電子文檔存檔的管理機制制度，以及其操作的權限性，確保數據的安全不被竊取成為首要問題，建立安全平穩的云平臺監管成為電子文檔安全存放的核心。在對電子文檔的錄入中，應特別注意檔案系統與政府各部門之間數字化平臺的有效對接，實現檔案跨平臺的轉換、對不同的數據格式以及數據結構進行識別并統一歸檔將為檔案管理工作帶來全方位的數據整合功能。

在數字化檔案歸檔保存體系中，對政府檔案的網絡信息化建設顯得尤為重要，對數字化設備的運用關乎政府檔案資源信息的流通、與檔案信息各平臺互聯共享，只有對政府檔案管理進行技術上的革新才能在數字化平臺中發揮出信息整體化的優勢。對于政府檔案管理信息化建設是一項長期的歷史進程，對現階段存在的檔案管理制度與歸檔技術性細節進行深入細致的分析與整理是檔案電子信息化的依據與借鑒，針對檔案的信息化建設應包括電子文檔、圖像、影音等多種形式數據庫建設。確保檔案的多樣性與時效性。

數字化的檔案管理過程中更加注重操作的規范有序性，由于存檔文件的形式種類眾多，又告別了傳統意義上的檔案手動分類流程，這就要求出具一系列細致的檔案分類管理細則，針對不同的文檔、圖像、影音等多樣化數據進行合理的數據歸類，加大文件保存系統的存儲標準與分類應用開發對計算機檔案管理具有重大的現實意義。

在眾多檔案管理過程中，加強數字檔案館的建設是信息化發展過程中的必然選擇，不同于傳統意義上的檔案館建設，數字檔案館存在的技術基礎是網絡建設，數字信息的傳輸與利用需要依附于作為載體的網絡平臺，這就要求對局域網的建設以及政府部門間各政務服務部門的連接合理暢通，數字檔案館的建設需要依靠數字化的數據庫、互聯網以及管理軟件三方共同的綜合協同應用。在對檔案管理應用系統的開發中，應開通符合各項功能要求的系統管理模塊，實現檔案管理保存中最重要的收集、管理、保存與利用四項基本的業務模塊。使各個環節間互聯互通，綜合提高檔案管理水平。

在信息化電子化的檔案建設過程中，最關鍵也是最精密的一環是政府檔案信息化人才隊伍建設。檔案信息化建設，對于政府部門檔案管理人才的建設是關鍵。人才是最寶貴的信息化資源利用載體。檔案的信息化建設不僅需要檔案方向的專業技術人才、智能化計算機方向專業人才，更需要檔案業務與信息技術相結合能夠實現知識整合的復合型人才。新時期下加強政府檔案信息化建設對政府職能部門加強監管以及處理政府工作都具有重要意義，對現代化政府辦公要求以及轉變政府職能與提升政府辦事效率上都具有切實有效的創新意義。

4 總結

在信息高度發展的今天，為適應社會信息化進程的腳步，政府部門對于檔案管理工作也提出了新時期的發展方向與步驟，檔案管理工作關乎政府部門工作流程的科學性與嚴謹性，對于檔案管理工作制度、工作方法、工作人員的創新性改革對政府工作的梳理具有現實意義，加強信息化的檔案管理歸檔工作是為適應時代的必然選擇，也是政府職能部門更好的服務群眾的必然要求。

參考文獻

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