新常態下如何做好檔案管理工作的策略分析

楊靜

摘 要：隨著大數據時代的到來，生活中出現了越來越多的數據資料，數據的統計和整理對我國發展有著重要作用。新常態下國民經濟顯著提升，企業也在發展過程中發揮著巨大作用。檔案作為信息化工作中必不可少的部分，它不僅僅是資料數據的體現，同時也是重要的資源憑證。本文針對我國檔案管理工作進行分析，通過尋找新常態下檔案管理的策略，對檔案管理工作實施合理有效的管理方法。

關鍵詞：檔案管理;新常態;策略

檔案就是用文字、圖片等形式形成的各種資料文件，它的形式多種多樣，對于保留原始記錄的內容有很大意義。檔案管理的作用一直沒有改變，它是社會活動中十分重要的工作。由于信息化時代的發展，人們的生活節奏也隨著加快，因此檔案信息也變得越來越復雜，檔案管理的難度越來越大[1]。所以在當前環境下，需要采用科學的檔案管理工作的方式對檔案進行管理，來提升檔案管理工作的水平和

效率。

1 檔案管理工作的重要性

1.1 為行政管理提供依據

我國的社會治理工作和國家建設的各個領域都有檔案的參與，它為行政管理和企業積累經驗提供重要的依據。通過檔案的調取工作可以清晰地了解各個工作部門的實際狀況，對人力資源管理檔案的整理可以明晰企業的企業理念，為企業的發展提供實質性的依據。

1.2 助力于文化建設

文化是提高企業凝聚力的重要因素，檔案管理的工作反映著不同地區的發展狀況和文化建設風向。開展對傳統文化和非物質遺產的檔案管理工作可以充分地弘揚社會主義精神、體現文化精神的內涵。在企業的檔案管理工作中，針對離職人員的檔案管理可以體現企業的人文理念，幫助優秀員工重新回到企業，發揮員工的工作效力[2]。

1.3 提升法律體系的發展能力

在法律中，檔案資料的應用在一定程度上體現了法律公平公正的原則，它是法律公平性的檢驗。法律體系中在不斷累積經驗的過程中向前發展。檔案管理工作對于法律產生了一定的約束力，為法律體系的發展狀況提供了可靠的依據，對于提升法律體系的發展有十分重要的作用。

1.4 維護社會穩定

檔案管理在建立或者查閱的過程中，都需要工作人員的有效監督。檔案管理工作中安全性十分重要。在檔案建立初期，有十分嚴格的監督制度進行監督，我國檔案的集中式管理也有效地提高了檔案的安全性。安全的管理機制為社會的穩定奠定基礎。檔案就是現實中的依據，為許多國家的重大決策提供了有效參考。檔案部門如果不能進行檔案查詢，那么會對政府及其部門產生重大影響，因此檔案對維護社會的穩定意義重大。

2 檔案管理中存在的問題

2.1 管理方法陳舊

在新的形勢之下，檔案的覆蓋氛圍逐漸擴大，形勢更加復雜化，因此需要更高的要求來規范檔案管理工作。但是，檔案管理中落后的觀念，無法滿足時代發展的要求。傳統的檔案管理工作中缺乏相應的人才，對計算機和網絡上的管理能力不足。傳統的管理方式主要以人工進行操作，這些陳舊的管理方式導致檔案的利用率低下，局限性更強，還有可能出現檔案丟失和損壞的現象[3]。

2.2 思想意識薄弱

檔案材料中材料不規范的現象時常發生，同一個部門文件材料的內容和名稱不一致，還有些紙張大小和內容格式不符合實際規范。這導致在檔案材料上報時，材料上傳格式錯誤和數據丟失，所以檔案管理工作是一個復雜性較高的工作。在現實工作中，無論是檔案管理工作的人員還是領導都對檔案工作的認識有偏差，不能認識到檔案工作在實際工作中的重要性。他們認為檔案管理工作十分簡單，所以在歷史資料的保管上缺乏重視，導致了歷史資料的缺失。除此之外，檔案管理工作人員缺乏專業的人員進行指導，在檔案的分類和整理上容易出現誤差，導致檔案資料缺失或者檔案資料混亂。因此檔案管理工作中需要培育檔案管理工作人員良好的職業道德素養，來增強檔案管理工作人員對工作的重視。

2.3 硬件設施落后

檔案管理對于硬件設施的要求較高，由于許多企業和部門對檔案管理工作的疏忽，他們往往不愿意在檔案管理工作上投入更多的精力和資金，導致了檔案工作中硬件設施落后。甚至還有企業幾乎不會在檔案管理工作中投入經費，大部分企業或者部門只是象征性地把重要檔案放在柜子里，沒有固定的安全的地點來存放檔案。在檔案的分類管理上，沒有對檔案進行合理地分類。導致檔案在使用過程中丟失或者損壞，造成巨大的經濟損失[4]。

2.4 信息化水平低下

檔案工作的信息化是未來的發展趨勢，我國處于檔案管理信息化發展的前期階段，雖然提倡人們重視檔案管理，但人們對檔案的信息化認識遠遠不夠。新形勢之下，傳統的檔案管理手段逐漸被淘汰，檔案管理的信息化不僅僅只需要把檔案單純地存入計算機中了。同時還需要引進現代化的信息技術，對檔案管理有正確的認識和長遠的發展規劃，才能避免檔案管理的盲目性和無序性。

3 新常態下的檔案管理工作的舉措

3.1 對檔案管理體制進行完善

我國的檔案管理工作還沒有達到相應標準，檔案管理在體制上存在問題。消極的意識會使人們的創新意識停滯不前，許多檔案管理人員在工作時缺乏創新意識，在管理工作時對工作產生懈怠的心理。這就需要提升檔案管理工作人員的自我約束能力，在原有的基礎上不斷完善，讓每一個工作人員在工作時注意自己的工作態度，做好相應的管理工作。對檔案管理工作體制的完善是檔案管理人員素質提高的重要舉措，對防止檔案人員失職和提升檔案利用率有重要作用[5]。

3.2 提高檔案管理人員的基本素質

隨著新思想和新技術的不斷推進，檔案工作管理人員的思想也受到沖擊。舊的體制和管理制度已經遠遠不能滿足檔案管理工作的需要，它要求檔案工作管理人員去接受新的知識。舊的檔案管理工作僅僅要求檔案不丟失損壞，而新的檔案管理工作要求檔案工作人員在熟悉計算機的同時對一些新的國家政策進行宣傳，能用數字化方式來管理檔案。在對檔案工作人員進行選擇的時候要對人員進行實地考核，對于能力不足和思維老舊的學員進行淘汰。在選擇好相應的管理人員后，需要對管理人員進行專業的培訓指導。讓他們在檔案管理中更加認真負責，減少檔案管理工作中的失誤，擔負起檔案管理工作的重任。此外，檔案管理的企業或者單位可以與其他學校之間相互協作，企業為檔案管理人員提供資金投入，而學校也可以為檔案管理工作提供人才。在這個過程中，企業和學校之間的相互協作能減少對檔案管理工作的投入成本，提高檔案管理的效率[6]。

3.3 加快現代化建設，創新管理方法

信息化是檔案管理未來的發展方向，由于市場上出現了各種管理檔案的軟件，檔案管理工作也更加精準有效。對檔案管理工作的投入是檔案管理工作的必要舉措，在檔案管理工作上加強經濟投入，可以為檔案管理工作創造物質條件。企業可以申請資金來增加一體化設備，加快檔案管理的工作效率。在檔案的儲存上可以改變原有的輸入文字的形式，采用刻錄光盤和云儲存等多種形式對檔案進行儲存分類，避免過多的檔案分類復雜，減少重要檔案的丟失。同時創新管理方法也可以很好地提升檔案管理工作的工作效率。創新不僅推動了技術的發展，還推動了檔案管理事業發展。企業可以推行互聯網和檔案管理共存的工作方式，為檔案管理工作建立一個健全的體制來消除檔案管理工作中的盲點。在此期間，檔案管理工作人員可以有效地搜取檔案，加強各個地區和部門之間的檔案交互，提高檔案管理的效率。工作人員也可以采用大數據的技術，從繁重的檔案管理工作中脫離出來，減少人為性的管理失誤，提高檔案的利用率，以此來降低檔案管理和效率之間的矛盾。

3.4 建立合理的獎罰制度

新形勢下，有部分檔案管理人員綜合素質低下，他們在檔案管理工作中的弊端也逐漸顯現。新時代的檔案管理工作人員需要具備專業的檔案管理的知識來適應檔案工作中的要求，總體來說，檔案管理工作的水準和檔案管理工作人員的素質有著必要聯系，因此需要一支高水準的專業隊伍進行檔案管理工作。合理的獎罰制度能夠促進工作人員綜合素質的提升，對檔案工作的進行有一定的警示作用。在繁重的檔案管理工作中，很容易出現員工懈管理、缺乏熱情的現象。要想讓檔案管理工作人員對工作投入熱情、增加管理效率，就需要有合理的獎罰制度來約束員工。在工作中表現優秀工作認真負責的員工，企業可以適當地進行獎勵，來激發他們的工作熱情，會使他們更加投入工作。對于工作中表現情況差的員工也要給予處罰，在處罰過程中要適度合理，避免員工產生消極的抵觸心理，能夠起到日常的震懾作用就可以。同時，獎罰制度的建立要以員工為本，參考員工的共同意愿進行。這樣可以有效減少員工懈怠工作現象的發生，促進檔案管理工作的順利進行[7]。

4 結論

檔案管理工作是一項復雜的管理工作，在管理問題中容易出現各種問題。所以在進行檔案管理工作的過程中，管理工作人員要改變傳統落后的觀念，不能把檔案管理局限在保存檔案的完整性上。國家和企業在檔案管理的過程中，都需要建立完善的管理制度來推進檔案管理的進程，更好地適用新常態下檔案管理工作的要求。

參考文獻

[1]馬雪花.關于新常態下加強基層檔案管理工作的策略探討[J].人文之友，2019，（3）：63-63.

[2]陳麗華.新常態下基建檔案管理策略分析[J].城建檔案，2018，231（12）：84-85.

[3]邱萍.新常態下做好事業單位檔案管理工作的具體對策研究[J].卷宗，2019，9（10）：135-135.

[4]孫麗筠.新常態下檔案管理工作的幾點思考[J].農家參謀，2018，595（18）：245-245.