淺談市政工程檔案管理存在的問題與對策

張妍

摘 要：市政工程的規劃設計十分繁瑣，所以檔案記錄是建設和管理工作中必不可少的部分。如何構建檔案集中高效化管理體系是需要持續研究的問題。在實際檔案管理工作中，更能夠保證檔案信息、管理要點的清晰明了，強化檔案管理的規范性和有序性，不僅有助于提高檔案管理效率，也能夠減少檔案管理過程中各類問題的發生率，提高檔案管理質量。市政工程檔案的管理對檔案的歸類方案、歸檔范圍、保管期限都應進行統一的規范處理，本文只要針對在市政工程檔案管理中存在的一些問題以及解決策略進行簡單地分析，為如何更好的開展檔案管理工作提出新的要求。

關鍵詞：市政工程;檔案管理;問題策略;三合一

目前我國市政工程檔案管理工作中，已經有了初步的檔案歸類方案、歸檔范圍、保管期限集中歸納的三合一管理體系，為檔案管理實踐提供了指導。三合一管理體系下，要做好檔案管理工作，還需要深入理解三合一管理實施的意義和價值，并考慮檔案管理工作開展的實際條件與需求，從各方面采取措施，保證檔案管理工作的開展水平。所以分析在工作中產生的問題，然后積極地解決問題，是提高改善檔案管理工作水平的重點。

1 市政工程檔案管理主要工作

市政工程是一個復雜的工程系統，不同類型的工程檔案需要不同的處理方法。它通常包括：設備使用檔案、市政規劃檔案、土建檔案、道路設計檔案、工程設計及其變更的相關檔案等等。同時，根據信息技術的發展和進步，目前中國市政工程的檔案管理項目也在向信息化方向發展。相關的市政工程部門已經建立了完善的檔案管理結構系統，并以照片，視頻，文本等各種形式記錄了檔案的內容，以便將來會遇到類似的工程工作 ，就可以快速找到相關的數據信息。這就是對檔案進行利用的一種方式，相關檔案管理員需要發現檔案的潛在價值，并學習如何合理地使用檔案，以最大程度地利用檔案的收集，并為市政工程工作提供便利。

2 市政工程檔案收集記錄問題

2.1 市政工程檔案收集的問題

1）檔案收集效率低。在市政工程建設過程中，建設單位有關管理人員應當積極組織工程檔案信息的記錄。在工程項目完成和驗收階段統一整理提交給檔案部門。但是，在市政工程建設期間，工作人員往往忽略了檔案的記錄，給后期檔案收集工作造成了困難，或者沒有按照要求記錄，使檔案凌亂無章，影響檔案收集效率。

2）檔案收集內容質量不達標。大多數市政工程是由政府部門領導建設的項目。 由于施工計劃緊，時間短，因此在工程項目進行施工的過程中進行檔案信息處理，這樣一來工程不同方面的檔案信息不能同步進行歸檔，信息的收集時間點被延后。 時間的延遲更有可能導致信息丟失或內容不清，從而降低了檔案收納的質量不達標。

2.2 市政工程檔案管理的問題

1）市政工程檔案相關工作人員專業素質不足。目前，市政工程檔案管理的總體運行狀況還不是很嚴格。檔案管理者對其工作內容不清楚，也缺乏對工作標準實施的認識。這在檔案管理中造成漏洞，而且市政工程檔案管理基礎設施相對滯后，計算機和數字設備不完善，檔案管理的技術方法尚未更新，在提高水平方面存在延遲。現代市政工程檔案管理人員的信息化建設技術需要逐步改善。

2）檔案管理規范性較差。首先，市政檔案管理部門沒有針對市政工程檔案管理工作制定相應的管理制度規定，工作人員工作執行缺乏嚴謹的依據，也沒有相應完整的流程，檔案管理存在散漫的現象。其次，檔案管理工作責任制沒有落實，檔案管理工作沒有具體的落實到管理人員身上，導致部分管理工作重復進行，部分管理工作落空。這些現象都最終導致了市政工程檔案管理工作不嚴謹，規范性變差。

3）檔案管理的創新性不足。隨著科技的不斷發展，各行各業對信息化管理概念都有了進一步的認知。目前市政工程檔案管理也采用計算機輔助管理，大多數市政工程單位還沒有專用的檔案管理軟件。尤其在文書檔案方面，檔案部門盡管已經認識到數字化、電子化轉化的重要性，但因缺少相應的軟硬件設備和人員不足，大部分的紙質文書檔案還沒有進行數字化處理，管理手段、方式相對落后。大多數市政工程檔案管理系統都在逐步引入現代信息管理平臺來轉換紙質檔案數據，但是由于對管理軟件程序和硬件基礎設施，計算機化的投資不足，實現過程的總體進度低于預期目標。同時，檔案數據的存儲格式不統一，文件格式不一致，也不利于數據的收集記錄。對數據傳輸、共享功能的發揮產生了不利的影響，阻礙了市政工程檔案網格化、系統化管理平臺的建立。在信息化建設的進程中，文書檔案缺乏統一的信息管理標準，這在一定程度上提升了市政檔案規范管理與改革創新的難度。

3 強化市政工程檔案管理的策略

3.1 加強檔案收集質量

市政工程檔案的收集和整理需要制定統一的標準，在工作過程中嚴格按照標準執行。在市政工程檔案的收集過程中還要明確檔案的收集類型和整理順序，并且做好標記以便日后查找，積極避免檔案缺失遺漏的情況發生。在檔案收集過程中還應做到準確化、及時化。在整體工程項目中的施工變化也應及時整理收集，以此來提高檔案的收集質量。在日常工作中不僅要做好檔案基礎信息的明確歸納，還要從檔案管理的細節著手，引入精細化管理思維，實施精細化管理策略，加強對檔案管理的細節把控，從具體環節和影響因素著手，確保管理的針對性。檔案精細化管理應當與檔案管理制度緊密協調，在制度制定上就要考慮精細化管理的需要，保證制度的精細化水平。在管理實踐中，也要加強對細節要素的關注，充分考慮影響檔案管理工作的各方面因素，對檔案分類管理要保證細化規范，尤其是在電子類檔案和紙質類檔案共同使用的情況下，更要避免管理疏漏導致的資料丟失、缺漏、混淆等問題發生，以精細化保證檔案管理質量。

3.2 加強相關工作人員的專業素質

在市政工程檔案管理工作中，工作人員需要加強對檔案管理意識。同步收集、保管項目資料避免延遲。在接收檔案時應該嚴格審核工程進度數據是否與實際情況相統一，減少工程設計檔案的缺漏和不真實現象的發生。及時準確的將檔案進行歸檔不僅可以提高檔案工作的效率，還可以培養相關工作人員的責任感。增加職業道德感、自信心以及奉獻的工作精神，深化檔案管理的理論知識。是檔案工作可持續發展的有力保證。

3.3 推進市政工程檔案的創新管理模式

為了確保檔案材料管理和使用的安全性和有效性，應在引入和加強信息技術的基礎上促進傳統檔案管理與創新信息技術的有效結合。樹立起現代信息管理以及開發理念，構建起涵蓋檔案收集、分類、處理、存儲與調用全過程的監督機制，為信息資源的高效整合奠定基礎，發揮現代信息管理技術在檔案資源開發工作中的優勢作用;另一方面，電子文件易于復制和修改，許多需要保留其原件的文件可能面臨篡改的風險。基于安全考慮對電子文件和紙質文件進行雙重管理。同時，為了確保檔案數字化轉換的效率，管理部門加大了對管理機制信息化改造項目建設的投入，定期優化，維護和升級硬件系統，有必要改善標準化和改進歸檔系統的軟件編程功能。為現代檔案系統的標準化、智能化建設奠定有力的基礎。

4 總結

市政工程檔案管理是十分重要的工作，為了強化檔案的準確定、規范性、有效性，就要在工作中不斷分析問題加以改善，并且與時俱進，應用科技手段增加工作效率。

參考文獻

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