淺議高校科技檔案管理的問題及應(yīng)對策略

摘 要：高校科技檔案是對高校的教學(xué)和科研活動進(jìn)行記錄的重要材料，能夠真實客觀的反映高校的學(xué)術(shù)研究水平，能夠積極推動高校向科技發(fā)展目標(biāo)的邁進(jìn)。同時，隨著市場經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，高水平學(xué)術(shù)研究能力轉(zhuǎn)化出的高新科技成果已成為不同國家和地區(qū)競爭的重要方向。當(dāng)前，我國科技檔案管理工作存在許多不足之處，制定完善的科技檔案管理體系，提高高校科技檔案價值利用率是高校科技檔案管理亟需解決的問題。基于此，本文從高校科技檔案概況入手，分析了高校科技檔案的現(xiàn)階段存在的問題，并針對如何解決相關(guān)問題提出了一系列應(yīng)對策略。

關(guān)鍵詞：高校科技檔案;管理制度;應(yīng)對策略

在“知識經(jīng)濟(jì)”時代背景下，高校作為培養(yǎng)高素質(zhì)人才的搖籃，愈來愈受到社會各界的廣泛關(guān)注。而為了適應(yīng)社會發(fā)展需求，高校的各個方面都應(yīng)與時俱進(jìn)，高校科技檔案的管理工作也面臨著全新的挑戰(zhàn)。國家全面落實《關(guān)于加強(qiáng)和改進(jìn)新形勢下檔案工作的意見》，各高校紛紛致力于打造特色鮮明，與高水平研究型大學(xué)相適應(yīng)的檔案強(qiáng)校。在高校各門類檔案中，教學(xué)、科研等科技檔案在高校中心工作中發(fā)揮著越來越重要的作用，中心地位越發(fā)凸顯[1]。

1 高校科技檔案的基本概述

高校科技檔案是指高校科研人員在長期的科研和教學(xué)工作中形成的科研成果內(nèi)容，主要通過圖表、圖紙、文字、數(shù)據(jù)、樣品、標(biāo)本等形式呈現(xiàn)。高校科技檔案主要包括以下內(nèi)容：建設(shè)完善科研機(jī)構(gòu)、科研課題的立項與結(jié)題、科研成果的鑒定與獎勵、科研文件、申報和建設(shè)重點學(xué)科和重點實驗室、知識產(chǎn)權(quán)成果應(yīng)用、學(xué)術(shù)交流和科技統(tǒng)計等[2]。在科學(xué)有效地管理科技檔案，為教學(xué)、科研、生產(chǎn)推進(jìn)以及成果轉(zhuǎn)化等教育教學(xué)工作提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)方面，高校的檔案管理部門一直發(fā)揮著不可估量的作用。如今，隨著高校科研水平地不斷提高，科技檔案受到高度重視。而科技檔案提高經(jīng)濟(jì)效益和社會效益的職能已經(jīng)被人們廣泛接受。

2 提升高校科技檔案管理水平的意義

高校科技檔案是記錄和反映高校的基本建設(shè)、科學(xué)研究、生產(chǎn)技術(shù)等活動的，具有保存價值，依據(jù)相應(yīng)歸檔制度，可以作為用真實歷史記錄并進(jìn)行集中保存的技術(shù)文件材料。此外，作為重要的科技信息源，高校科技檔案在推動實現(xiàn)科技發(fā)展目標(biāo)中發(fā)揮著至關(guān)重要的作用。

高校科技檔案的重要性主要表現(xiàn)為：首先，高校科技檔案具備高度的學(xué)術(shù)與技術(shù)價值。隨著市場經(jīng)濟(jì)發(fā)展的不斷推進(jìn)，科學(xué)技術(shù)水平已然轉(zhuǎn)變成不同國家、地區(qū)開展競爭的重要影響因素，由此決定了高校開展科技研究的必要性及重要性。在此過程中形成的科技檔案，作為反映科技研究過程的技術(shù)資料，其重要性也不言而喻。其次，高校科技檔案具備高度的完整性、系統(tǒng)性。通常而言，高校科技檔案依據(jù)國家檔案法規(guī)范要求，其歸檔的科技研究材料是從立項到成果形成的全部系統(tǒng)性資料，且這些資料應(yīng)是原始性的，以及要能夠真實反映科技研究原貌，因而高校科技檔案表現(xiàn)出高度的完整性、系統(tǒng)性。最后，高校科技檔案可為相關(guān)研究提供可靠的參考依據(jù)。高校科技檔案的各項科技研究材料可為一系列研究提供有力參考依據(jù)，為存續(xù)對應(yīng)的學(xué)科、領(lǐng)域研究等提供便利。

通常而言，高校科技檔案依據(jù)國家檔案法規(guī)范要求，其歸檔的科技研究材料是從立項到成果形成的全部系統(tǒng)性資料，且這些資料應(yīng)是原始性的，以及要能夠真實反映科技研究原貌，因而高校科技檔案表現(xiàn)出高度的完整性、系統(tǒng)性。最后，高校科技檔案可為相關(guān)研究提供可靠的參考依據(jù)。高校科技檔案的各項科技研究材料可為一系列研究提供有力參考依據(jù)，為存續(xù)對應(yīng)的學(xué)科、領(lǐng)域研究等提供便利。

3 高校科技檔案管理現(xiàn)狀

1）高校對科技檔案認(rèn)識不到位。高校普遍存在著對科技檔案重要程度認(rèn)識不到位的現(xiàn)象，對如何加強(qiáng)高校科技檔案工作沒有明晰思路，管理方式也不盡如人意。科技檔案作為高校檔案的一個門類，多數(shù)高校存在“誰形成誰使用、誰利用誰保存”的分散保管狀態(tài)，管理者沒有將科技檔案管理納入高校整體檔案管理之中，使大部分高校基建檔案散存在總務(wù)處或基建處，設(shè)備檔案散存在資產(chǎn)處或財務(wù)處，尤其科研檔案散存在項目申報者手中，他們個人主觀認(rèn)為是自己的成果材料，理當(dāng)歸其個人所有，致使大部分科研檔案游離于高校檔案管理之外。

2）管理人員水平偏低。高校檔案部門人員對全校基建、設(shè)備、科研檔案缺乏整體規(guī)劃和認(rèn)知，以常規(guī)檔案模式管理科技檔案，思路不清晰，收集歸檔時多依賴于移交單位，被動地移交什么接收什么。移交單位則以自身需求為主，導(dǎo)致應(yīng)移交不移交的現(xiàn)象頻發(fā)，達(dá)不到規(guī)定的“應(yīng)收盡收，應(yīng)管盡管”的要求，使科技檔案在館藏檔案中價值不高，利用率偏低，難以發(fā)揮其應(yīng)有作用。

4 高校科技檔案管理的策略

1）轉(zhuǎn)變觀念，提高全員對科技檔案的認(rèn)知。高校已有多年固定檔案管理模式，檔案基礎(chǔ)管理工作比較扎實。但隨著近年校園館舍建設(shè)、科研課題立項增多，電化教學(xué)的普及，科技檔案案卷數(shù)量猛增，科技檔案占的比重不斷加大，因此科技檔案工作的重要性也越來越明顯。高校要切實轉(zhuǎn)變觀念，進(jìn)一步提高對科技檔案地位和作用的認(rèn)識。加強(qiáng)《檔案法》宣傳，對科技檔案工作的認(rèn)識應(yīng)該是全員性的，要形成科研檔案是公務(wù)活動中形成的，是國家資源的理念，要嚴(yán)格按照《檔案法》第十條規(guī)定;“必須按照規(guī)定，定期向檔案機(jī)構(gòu)或檔案工作者移交，集中管理，任何個人不得據(jù)為己有”[3]。

2）統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，提高綜合業(yè)務(wù)水平。各高校檔案部門要利用各種信息手段，及時跟進(jìn)檔案專業(yè)部門規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)的推陳出新速度，認(rèn)真學(xué)習(xí)科技檔案涉及的相關(guān)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合自身工作實際，統(tǒng)一按照《科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成一般要求》等相關(guān)規(guī)定，做好科技檔案的收集、整理、鑒定、統(tǒng)計、利用等工作，以達(dá)到科技檔案分類準(zhǔn)確、收集齊全完整、組卷合理、整理規(guī)范、高效利用的標(biāo)準(zhǔn)[4]。

按照《高等學(xué)校檔案管理辦法》規(guī)定細(xì)化13個門類文件材料的收集范圍，準(zhǔn)確劃定保管期限，涵蓋面要全，尤其是二級類目的內(nèi)容要統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，明確文書檔案按件管理、科技檔案按卷管理的要求[5]。

此外，高校科技檔案學(xué)會要繼續(xù)發(fā)揮檔案學(xué)會的橋梁和紐帶作用，經(jīng)常組織開展業(yè)務(wù)交流與學(xué)術(shù)研討活動，不斷提升檔案人員綜合業(yè)務(wù)能力和水平。

3）加強(qiáng)培訓(xùn)和指導(dǎo)，不斷提升檔案人員管理能力。一是檔案行政管理部門要加大對高校科技檔案工作檢查指導(dǎo)力度，定期開展專項執(zhí)法檢查。對高校科技檔案人員開展針對性的行業(yè)專題培訓(xùn)、以會代訓(xùn)、網(wǎng)上業(yè)務(wù)答疑等多種方式的培訓(xùn)，向其宣傳國家標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，講授基礎(chǔ)整理知識，面對面答疑解惑，讓高校科技檔案人員對科技檔案理論有功底、操作有經(jīng)驗、指導(dǎo)有方法。二是高校要改善優(yōu)化科技檔案部門干部隊伍結(jié)構(gòu)，高校科技檔案人員配置要多專業(yè)且搭配合理，盡量多吸收檔案專業(yè)、計算機(jī)專業(yè)、工程專業(yè)的人員充實到檔案管理人員隊伍中來。此外，要鼓勵和支持檔案人員選修或在職學(xué)習(xí)檔案知識，利用各種培訓(xùn)資源，加強(qiáng)校內(nèi)兼職檔案人員培訓(xùn)指導(dǎo)工作，提高檔案管理人員的實踐能力，以更好地適應(yīng)高校科技檔案工作的需要[6]。

5 結(jié)語

高校科技檔案是高校多年來在科研活動和多次實踐應(yīng)用中產(chǎn)生的科研成果。它們具有極高的信息資源價值和科技價值，能夠創(chuàng)造較高的經(jīng)濟(jì)效益和社會效益。因此，高校檔案管理應(yīng)該緊跟時代的步伐，改變陳舊的觀念;重新樹立重視高校科技檔案的意識，完善管理機(jī)制，統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，提高綜合業(yè)務(wù)水平;加強(qiáng)培訓(xùn)和指導(dǎo)，不斷提升檔案人員管理能力，并利用大數(shù)據(jù)技術(shù)建立和完善系統(tǒng)化的數(shù)據(jù)庫，更科學(xué)有效地開發(fā)和利用高校科技檔案，充分發(fā)揮其潛在生產(chǎn)力，服務(wù)于社會，實現(xiàn)其價值。

參考文獻(xiàn)

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[5]彭紅.信息時代高校科研檔案管理工作創(chuàng)新模式探究[J].重慶交通大學(xué)學(xué)報（社會科學(xué)版），2019（5）：119-124.

[6]王熙.論網(wǎng)絡(luò)時代下的高校檔案聯(lián)合編研[J].蘭臺世界，2011（15）：65-66.

作者簡介

易世玉（1988-），女，漢族，重慶人，碩士研究生，工作單位海軍工程大學(xué)教學(xué)科研檔案室。